Skupina ERA pomáha organizácii Catholic Charities of Denver investovať milióny späť do jej poslania

Klient

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Za uplynulý rok organizácia CCD pomohla viac ako 53 000 ľuďom, poskytla ubytovanie na viac ako 125 000 nocí a vydala 400 000 jedál. Organizácia disponuje ročným rozpočtom 60 miliónov dolárov a zamestnáva približne 600 ľudí.

Výzva

Chýbajúce centralizované vnútropodnikové personálne zdroje a postupy v oblasti externého obstarávania bránili spoločnosti CCD v rozširovaní služieb, konsolidácii dodávateľov, zvyšovaní efektívnosti – a v úsporách.

Oddelenie bývania CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI“) tvorí približne polovicu všetkých služieb, ktoré organizácia každoročne poskytuje. AHI spravuje 30 nehnuteľností s 1 700 bytovými jednotkami, v ktorých býva približne 3 500 obyvateľov. Správa nehnuteľností patrí medzi kľúčové výdavkové položky celého oddelenia a zamestnáva mnoho interných pracovníkov, vrátane údržbárov, vrátnikov, správcov, upratovačiek a ďalších. Organizácia tiež spolupracuje s niekoľkými stovkami externých dodávateľov služieb v oblasti údržby nehnuteľností.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Riešenie

Spoločnosť ERA vytvorila hybridný model správy interných zariadení s cieľom dohliadať na dodávateľov a interných zamestnancov a zároveň dodržiavať prísne štandardy služieb.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Skupina ERA dospela k záveru, že zníženie výdavkov na externých dodávateľov je len časťou celkovej stratégie. Okrem vypracovania plánu na efektívnejšie riadenie dodávateľov sa rozhodli preskúmať aj vnútropodnikovú pracovnú silu spoločnosti CCD, aby dosiahli skutočný účinok.

Spoločnosť CCD sa plne zaviazala k tomu, že bude voči svojim zamestnancom konať správne, a preto sa o outsourcingu tretej strane nikdy neuvažovalo. Bola tiež pevne presvedčená, že veľmi vysoká úroveň služieb, na ktorú boli jej obyvatelia zvyknutí, musí pokračovať.

Spoločnosť ERA vypracovala pre organizáciu hybridný model – „projekt integrovaného správy zariadení“ –, v rámci ktorého by sa maximalizovalo využitie zamestnancov v celej agentúre a riadenie dodávateľov by bolo centralizované u externého poskytovateľa služieb integrovaného správy zariadení („IFM“). Žiadni zamestnanci by neboli prepustení ani presunutí.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

Spoločnosť ERA pomohla nájsť vhodného manažéra integrovaných zariadení, ktorý má na starosti všetky bežné údržbárske práce v spolupráci so zamestnancami aj dodávateľmi a riadi projekty spojené s investičnými výdavkami.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Výsledok

Spoločnosť CCD je pripravená dosiahnuť maximálnu efektívnosť a úspory vo výške viac ako 30 % ročne už len v rámci ministerstva bývania, čo ju podnietilo požiadať ERA o rozšírenie pôsobnosti v rámci celej organizácie.

Na žiadosť Vottiera vytvorila ERA zastrešujúci program, ktorý má naprieč všetkými ministerstvami priniesť finančné úspory a zvýšiť efektívnosť.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Každý dolár, ktorý CCD ušetrí, im umožňuje pomôcť väčšiemu počtu ľudí v núdzi v rámci všetkých svojich programov. Len vďaka projektu integrovaných zariadení môže organizácia Catholic Charities of Denver za 10 rokov ušetriť viac ako 30 miliónov dolárov.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]