ERA Grupa pomaže katoličkim dobrotvornim organizacijama u Denveru da vrate milione u misiju

Klijent

Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru pružaju skloništa, hranu, smještaj, obrazovanje, savjetovanje i hitnu pomoć i ključne usluge ljudima u sjevernom Coloradu.

Kao jedna od najvećih od 167 podružnica Katoličke dobrotvorne organizacije u Sjedinjenim Državama, rad Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru fokusiran je na širok spektar službi: uključujući pristupačno stanovanje; obrazovanje u ranom djetinjstvu; kao i usluge skloništa, žena, starijih osoba, porodice, srodstva, župe, zajednice i savjetovanja.

Tokom protekle godine, CCD je pružio usluge za više od 53.000 ljudi, obezbijedio više od 125.000 noćenja i poslužio 400.000 obroka. Organizacija posluje s godišnjim budžetom od 60 miliona dolara i ima oko 600 zaposlenih.

Izazov

Nedostatak centraliziranih internih radnih resursa i eksternih praksi nabavke spriječio je CCD da skalira usluge, konsoliduje dobavljače, poveća efikasnost i uštedi novac.

Stambeno ministarstvo CCD-a (Archdiocesan Housing, Inc („AHI“)) čini otprilike polovinu svih usluga koje organizacija nudi svake godine. AHI uključuje 30 nekretnina sa 1.700 jedinica koje opslužuju oko 3.500 stanovnika. Upravljanje objektima je jedan od temeljnih troškova u cijelom ministarstvu i zapošljava mnoge interne resurse, uključujući tehničare za održavanje, domare, čistače, spremačice i druge. Organizacija također angažuje nekoliko stotina vanjskih dobavljača usluga za usluge održavanja vezane za nekretnine.

Kao i mnoge neprofitne organizacije, CCD posluje bez centralizirane funkcije nabavke koja bi pratila cijelu organizaciju i vidjela gdje se mogu iskoristiti obim, konsolidacija dobavljača i kupovna moć kako bi se uštedio novac i povećala efikasnost i usluge. Finansijski direktor Phil Vottiero znao je da bi Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru imale koristi od takve funkcije, ali je shvatio da bi ona možda morala doći izvan organizacije.

Rješenje

ERA je kreirala hibridni model internog upravljanja objektima kako bi nadgledala dobavljače i internu radnu snagu, a istovremeno održavala stroge standarde usluga.

Krajem 2020. godine, Vottiero je doveo ERA Group. Zadatak ERA Group bio je da pregleda ukupnu potrošnju agencije i kreira različite tokove rada koji omogućavaju CCD-u da procijeni svoju potrošnju u mnogim oblastima, među kojima je i šef stambenog sektora.

„Imati stručnjaka poput ERA-e i pružiti to nezavisno gledište, taj odvojeni pregled, omogućilo nam je da sagledamo kako se troši novac i gdje propuštamo prilike – nešto što nikada ne bismo mogli postići sami.“ – Phil Vottiero, finansijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru

ERA Grupa je utvrdila da smanjenje troškova kod trećih strana predstavlja samo dio prilike. Pored osmišljavanja plana za bolje upravljanje dobavljačima, odlučili su se ispitati internu radnu snagu CCD-a kako bi ostvarili stvarni učinak.

CCD je bio u potpunosti posvećen tome da postupa ispravno prema ljudima koje zapošljava, tako da prepuštanje poslova trećoj strani nikada nije bilo moguće. Također su bili nepokolebljivi u nastojanju da se održi vrlo visok nivo usluge na koji su njihovi stanovnici navikli.

ERA je osmislila hibridni model za organizaciju - "projekat integriranih objekata" - gdje bi se maksimiziralo korištenje zaposlenika u cijeloj agenciji, a upravljanje dobavljačima bi bilo centralizirano u nezavisnom integriranom upravitelju objekata ("IFM"). Nijedan zaposlenik ne bi bio otpušten ili premješten.

Kako dolazi do fluktuacije osoblja – IFM – u koordinaciji sa CCD-om će procijeniti poziciju i utvrditi da li takvu ulogu treba zamijeniti ili jednostavno dopuniti radnim satima koje će obezbjeđivati ​​IFM. Ovaj dugoročni plan ispoštovao je sve obaveze organizacije prema osoblju, a istovremeno je omogućio mnogo efikasniji i isplativiji model tokom vremena.

ERA je pomogla u regrutovanju pravog integrisanog menadžera objekata koji će obavljati sve svakodnevne operacije održavanja sa zaposlenima i dobavljačima, kao i upravljati projektima kapitalnih izdataka.

„To je program štednje koji se stalno razvija jer imamo dinamičnu komponentu – ljude – koje pokušavamo rekalibrirati kako bismo mogli početi ostvarivati ​​neke od ovih većih ušteda. ERA na ovo gleda na jedinstven način. Vidimo kako se može postići povećanje efikasnosti, kao i kako preraspodjelom radnih odgovornosti i mogućnošću pregleda nekretnina i poslovnih subjekata možemo preoblikovati sliku. Nikada prije nisam bio u mogućnosti to učiniti.“ – Phil Vottiero, finansijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru

Rezultat

CCD je u poziciji da ostvari maksimalnu efikasnost i uštede od preko 30% godišnje samo u svom ministarstvu stanovanja, što ga je potaknulo da zatraži od ERA-e da proširi svoje prisustvo u cijeloj organizaciji.

Na Vottierov zahtjev, ERA je kreirala krovni program za rad u svim ministarstvima s ciljem ostvarivanja finansijskih ušteda i efikasnosti.

„Ako ne upravljamo onim što nam je dato razumno, a ne samo rasipamo novac, resurse i energiju, radimo suprotno onome na što smo pozvani, a to je da uzmemo ono što nam je dato i iskoristimo to s maksimalnom efikasnošću.“ — Phil Vottiero, finansijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru

Svaki dolar koji CCD uštedi omogućava im da pomognu većem broju ljudi u potrebi u svojim službama. Samo kroz projekat integriranih objekata, Katoličke dobrotvorne organizacije Denvera su u poziciji da uštede više od 30 miliona dolara tokom 10 godina.

Ukupna godišnja ušteda: 1.116.000 USD

• IFM: 620.000 dolara
• Održavanje/popravke: 116.000 dolara
• Usluge prehrane: 103.600 dolara
• Telekomunikacije: 93.600 dolara
• Upravljanje otpadom: 56.700 dolara
• Kancelarijski i kućni pribor: 54.000 dolara
• Energija/komunalije: 30.700 USD
• Informaciona tehnologija: 30.000 dolara
• Štampa i promocija: 11.400 dolara

„ERA je partner, a ne dobavljač. To ne mogu dovoljno naglasiti. Svi smo u današnje vrijeme sarađivali s mnogim konsultantima i izvođačima radova, a mnogi od njih stvaraju više posla nego što ga rješavaju. Ono što je ERA od samog početka radila jeste da stvori model koji je lako pratiti, koji nije opterećivao nijednu osobu ili područje i koji nam je omogućio da napredujemo u širokom spektru projekata. ERA nam je pružila ogromnu priliku da unaprijedimo našu misiju tako što je iskoristila resurse koji su nam dati i omogućila nam da uštede preusmjerimo u dodatne programe s velikim utjecajem.“ — Phil Vottiero, finansijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru