- Du kan ikke forhindre jordskjelvet. Men du kan forberede kostnadsstrukturen din. Har du noen gang opplevd et «jordskjelv»? Jeg har, i august 2016.
Vi var på reise i Roma med barna (de var små den gangen). Det var om morgenen; vi holdt på å kle på oss på hotellet for å gå ut, og plutselig begynte alt å riste.
Den var ikke sterk eller voldelig.
I noen sekunder virket det som om hele bygningen ristet, som om noen stor hadde plukket den opp og ristet den forsiktig.
Og det merkeligste var ikke selve bevegelsen, men følelsen den etterlot deg med etterpå.
I noen sekunder vet du ikke om noe virkelig har skjedd eller ikke.
Om det var bygningen.
Om det var hodet ditt.
Hvis du bare innbilte deg det.
Helt til du innser at ja, det var virkelig. At det var et jordskjelv, selv om det var veldig langt unna.
Episenteret var omtrent 300 kilometer unna. I Roma kjente vi bare etterskjelvet, en svak svingning. Ikke noe mer.
Men følelsen som henger igjen er noe annet: vi er ingen. At det finnes ting som på sekunder kan forandre alt.
Og at det ofte er absolutt ingenting du kan gjøre.
- Fordi et jordskjelv i kostnadsstrukturen din ikke kan unngås, men du kan forberede deg på virkningen – og det er det jeg skal fortelle deg om i løpet av de neste minuttene.
Når du ikke er sikker på om noe har skjedd, men det har det.
Det øyeblikket er veldig ubehagelig.
Fordi det ikke er noe tydelig tegn – ingenting faller, ingen alarmer går av, ingen løper …
Og likevel vet du at noe har forskjøvet seg under føttene dine.
Det er akkurat det jeg ser hver dag i mange store selskaper når vi snakker om kostnader.
Det er ingen synlig krise.
Det er ingen brann å slukke.
Det er ingen økonomisk kollaps.
Men noe rører seg:
Marginene blir mindre og mindre
- Avvik er vanligere.
- Og prognoser blir ikke lenger innfridd så lett.
- Og, som skjedde med meg på det hotellet, er reaksjonen vanligvis tvil:
- Skjer det virkelig noe, eller er det bare en følelse?
- Er det et strukturelt problem eller et engangsproblem?
- Bør jeg ta grep eller vente?
- Falsk beroligelse er den største risikoen. Det var ingen panikk i Roma fordi jordskjelvet var fjernt, langsomt og dempet.
Ingenting «alvorlig» skjedde.
Og nettopp derfor er det lett å bagatellisere det.
Det samme gjelder for kostnader.
Store selskaper kollapser sjelden over natten.
Det som skjer er mye mer subtilt:
- små ineffektiviteter som blir kroniske;
- avgjørelser som gjentas rett og slett fordi de er det;
- kostnadsstrukturer utformet for en kontekst som ikke lenger eksisterer.
- Det er en konstant belastning på ressurser som du ikke kan eliminere, bare optimalisere.
- Og det farligste er å tenke at siden ingenting har skjedd ennå, vil ingenting skje.
- Det er ting du ikke kan kontrollere. Andre kan du.
Du kan ikke forhindre et jordskjelv; det er ikke opp til deg. Du kan bekymre deg eller ikke, men det forandrer ikke situasjonen.
I det øyeblikket, på det hotellet, var det ingenting jeg kunne gjøre annet enn å akseptere at det finnes krefter langt større enn deg selv.
Men et selskaps kostnader er ikke et jordskjelv – heldigvis – eller hvis de er det, kan de minimeres.
Og dette skillet er viktig for en administrerende direktør eller en finansdirektør.
Problemet er ikke markedsusikkerhet, inflasjon, geopolitikk eller energi.
Det ville være jordskjelvet.
Problemet er at man ikke har forberedt seg på når skjelvet inntreffer, selv om det er mildt.
- Fordi selskapene som virkelig lider ikke er de som står overfor et eksternt sjokk, men de som innser for sent at deres interne struktur ikke var forberedt på å absorbere det.
De fleste selskaper reagerer først etter at alt allerede har endret seg.
Mange organisasjoner reagerer bare når:
- budsjettet balanserer ikke lenger;
- styret begynner å stille spørsmål;
- avvikene er for synlige.
- Og så handler de raskt.
- Noen ganger for raskt, fordi det å reagere ikke er det samme som å forutse, og hastebeslutninger skiller ikke mellom kostnad og verdi.
- Det er ikke optimalisering, det er reaksjon.
- Å optimalisere kostnader handler ikke om å forhindre et jordskjelv; det handler om å designe bygningen godt.
De er bygget på antagelsen om at det vil være bevegelse, og kostnadsoptimalisering bør fungere på samme måte.
Det handler ikke om å bruke mindre bare for pengenes skyld, men om å forstå:
- hvilke kostnader er strukturelle og hvilke er treghetskostnader;
- hvilke prosesser tilfører reell verdi og hvilke som bare tar opp plass;
- hvilke beslutninger tas av frykt og hvilke som tas strategisk.
- Et godt optimalisert selskap er det som holder best stand når ting endrer seg.
- Denne tilnærmingen gjenspeiles godt i den nylige videoen fra Schmitz Cargobull Iberica">: Å anta at jordskjelv vil inntreffe og å designe strukturen for å motstå dem er en del av hvordan selskapet drives under ledelse av Jordi Romero Jimenez.
- Den vanligste feilen jeg ser i store organisasjoner. Mange ledere tenker: «Vi skal gjennomgå det når det er nødvendig», «Nå er ikke tiden inne», «Vi har det bra foreløpig».
Det var akkurat det jeg følte i løpet av de få sekundene på hotellet.
Den ubehagelige usikkerheten ved å ikke vite om noe «alvorlig» nok hadde skjedd til å rettferdiggjøre handling.
Men når det gjelder kostnader, er det sjelden at du må vente.
Fordi når skiftet blir tydelig, optimaliserer du ikke lenger; du korrigerer raskt det som ikke ble tatt hånd om på en rolig måte.
- Hvis du starter tidlig, blir virkningen mindre alvorlig. Forskjellen mellom et selskap som sliter og et som tilpasser seg godt er ikke jordskjelvets omfang, men når det begynte å forberede seg.
Hvis du begynner å jobbe med kostnadsstrukturen din nå:
- du oppdager strekkdannelser før de blir smertefulle;
- du kan prioritere med omhu;
- du tar avgjørelser uten hastverk eller støy.
- Og når etterskjelvene treffer – for det gjør de alltid – vil du ikke bli tatt på senga.
- Ikke vent på et jordskjelv – forbered deg på det. Det som er klart er at det finnes ting du ikke kan kontrollere, og andre du kan, selv om du helst ikke vil se på dem ennå.
Når det gjelder kostnader, er det å se fremover før noe skjer ansvarlig.
Fordi ekte optimalisering begynner når du bestemmer deg for å designe en struktur som kan holde stand, selv når bakken rister litt.
Hvis du vil snakke om hvordan du kan bygge den strukturen i din bedrift, er det bare å sende meg en melding.
Takk for at du leste.
𝗙𝗲𝗹𝗶𝘇 𝗱í𝗮.
