Utdanning uten kompromisser: Hvordan Chisholm Institute sparte 2,25 millioner dollar med ERA Group

Økende kostnader, krympende inntekter

Australias yrkesopplæringssektor, inkludert Chisholm Institute, har stått overfor en kritisk økonomisk utfordring. Nedgangen i inntekter fra internasjonale studenter og usikkerhet rundt statlig finansiering har skapt et presserende behov for løsninger for kostnadsstyring.

For eksempel slet instituttet med å håndtere de økende kostnadene for strøm og telekommunikasjon, som forbrukte en betydelig del av budsjettet deres.

Samtidig økte driftskostnadene. Fra strøm, vann og avløp til reprografikk, rengjøringsmidler til telekommunikasjon, de daglige kostnadene ved å drive flere campuser var i ferd med å svekke den økonomiske stabiliteten.

Styret satte et klart direktiv: å styrke den økonomiske selvforsyningen. Den nyutnevnte finansdirektøren trengte umiddelbart beroligelse, sammen med spesialkompetanse for å gjennomgå utgifter på tvers av kategorier som interne team manglet både tid og kapasitet til å håndtere fullt ut.

Det var da Chisholm henvendte seg til ERA Group.

Kostnader skjult i vanlig syn

Chisholms indirekte kostnader var fordelt på ni kategorier – elektrisitet, telekommunikasjon, industrigasser, rengjøringsmidler, uniformer og personlig verneutstyr, reprografi, kontorrekvisita, arkivhåndtering og reiser.

På overflaten virket ingenting ute av kontroll. Men uten systematisk benchmarking førte uregelmessigheter i leverandørprising, fragmenterte kontrakter og ineffektivitet i teknologiplattformer til at skjulte overforbruk tappet budsjettene.

Utfordringen var todelt:

• Oppnå raske og betydelige kostnadsbesparelser.
• Styrke prosesser og leverandøravtaler for å beskytte tjenestekvaliteten og sikre forretningskontinuitet.

Gjør innsikt om til handling

ERA Groups team, ledet av hovedkonsulent Tim Woods, foretok en omfattende analyse av viktige kostnadskategorier, og demonstrerte deres grundige tilnærming og ekspertise innen kostnadsstyring.

Data og referansemålinger: Leverandørpriser og kontraktsvilkår ble sammenlignet med markedsreferanser, noe som avdekket hull og inkonsekvenser.

Teknologi og prosesser: ERA identifiserte utdaterte systemer og plattformer som begrenset åpenhet og samsvar.

Leverandørrasjonalisering: Kontrakter ble strømlinjeformet, leverandører slått sammen og vilkår reforhandlet for å forbedre konkurranseevne og kvalitet.

CSR og kontinuitet: I sensitive kategorier som uniformer og personlig verneutstyr sørget ERA for samsvar med institusjonelle standarder samtidig som de sikret bedre verdi.

En spesielt kompleks utfordring kom innen telekommunikasjon og forsyningstjenester. Fragmenterte, eldre kontrakter på tvers av flere campuser gjorde kostnadene ugjennomsiktige og vanskelige å håndtere. ERA konsoliderte avtaler, innførte tydeligere strukturer og forhandlet frem gunstigere vilkår. Resultatet var ikke bare økonomiske besparelser, men også forenklet administrasjon for finansdirektøren og innkjøpsteamet.

ERA tok seg av de driftsmessige overgangene gjennom hele prosessen. Ved å håndtere leverandørengasjement og kontraktsoverleveringer direkte krevde prosjektet minimal innsats fra Chisholms ledelse og ansatte – en avgjørende faktor for å opprettholde fokus på utdanningslevering. Finansdirektøren og innkjøpsteamet spilte en nøkkelrolle i denne prosessen, og ga verdifull innsikt og tilbakemeldinger.

2,25 millioner dollar spart, over 30 % gjennomsnittlig reduksjon

ERA leverte gjennomsnittlig over 30 % besparelser på tvers av ni kategorier, tilsvarende 2,25 millioner dollar i årlige besparelser.

Oversikt over resultatene inkludert:

• Besparelser på opptil 55 % i noen kategorier.
• Mer beskjedne, men meningsfulle resultater på 15 % i andre.
• En generelt sterkere og mer bærekraftig kostnadsbase, verifisert over 24 måneder gjennom ERAs overvåking.

«Vi kunne også innføre bedre prosesser, bedre leveringskvalitet, leverandøravtaler og teknologiplattformer for nesten alle utgiftskategorier. Alt dette ble gjort med minimal tidsinnsats fra ledelsen og de ansatte, noe som gjorde prosessen enkel for dem.» – Tim Woods, hovedkonsulent, ERA Group

ERAs løsninger ga ikke bare betydelige besparelser, men også noe mindre håndgripelig, men like verdifullt: trygghet. Finansdirektøren og styret hadde nå tillit til at kostnadene ble forstått, kontrollert og strategisk styrt, noe som lettet dem fra byrden av økonomisk usikkerhet og ga dem en følelse av trygghet.

Langsiktig verdi: Trygghet, ikke bare besparelser

ERAs fortsatte rolle er et bevis på vår forpliktelse til Chisholms økonomiske robusthet. Ved å overvåke leverandørenes ytelse, validere besparelser og rapportere til ledelsen, sikrer ERA at Chisholm forblir økonomisk robust til tross for ekstern usikkerhet, noe som gir en følelse av trygghet og inngyter tillit til instituttets fremtid.

Prosjektet har også gitt toppledelsen frihet til å fokusere på Chisholms kjerneoppgave – å levere utdanning av høy kvalitet – i stedet for å bli viklet inn i kostnadskontroll, noe som gir en følelse av lettelse og trygghet om instituttets fremtid.

Transformasjonen har:

• Forbedret økonomisk selvforsyning.
• Forbedret åpenhet og samsvar med regler for leverandører.
• Forenklet drift og redusert administrativ byrde.
• Beskyttet tjenestekvalitet samtidig som det gir betydelige besparelser.

«Utover besparelser i kroner, er den viktigste fordelen trygghet – å vite at kostnadene er forstått, kontrollert og strategisk styrt.» – ledelsen ved Chisholm Institute

Investering i utdanning ved å kontrollere kostnader

For Chisholm Institute viste ERA-partnerskapet at kostnadsbesparelser og utdanningskvalitet kan sameksistere. Ved å håndtere indirekte kostnader strategisk, frigjorde ERA millioner i årlige besparelser samtidig som det styrket prosessene på lang sikt.

Med sparte 2,25 millioner dollar, en gjennomsnittlig reduksjon på over 30 % og større tillit til ledelsen, kan instituttet nå rette flere ressurser mot studentene og oppdraget sitt.

For utdanningsledere som står overfor lignende press, er lærdommen klar: skjulte muligheter finnes i alle organisasjoner. ERA finner dem, sikrer dem og sørger for at de varer.