ERA Group hjelper katolske veldedighetsorganisasjoner i Denver med å gi millioner tilbake til misjon

Klienten

Catholic Charities of Denver gir husly, mat, husly, utdanning, veiledning og tilbyr nødhjelp og kritiske tjenester til folk i Nord-Colorado.

Som en av de største av Catholic Charities' 167 avdelinger i USA, fokuserer Catholic Charities of Denvers arbeid på et bredt spekter av tjenester: inkludert rimelige boliger; tidlig barndomsutdanning; samt krisesentre, kvinner, eldre, familie, slektskap, menighet, lokalsamfunn og rådgivningstjenester.

I løpet av det siste året har CCD hjulpet mer enn 53 000 mennesker, gitt mer enn 125 000 netter med husly og servert 400 000 måltider. Organisasjonen har et årlig budsjett på 60 millioner dollar og rundt 600 ansatte.

Utfordringen

Mangel på sentraliserte interne arbeidsressurser og eksterne anskaffelsespraksiser hindret CCD i å skalere tjenester, konsolidere leverandører, øke effektiviteten – og spare penger.

CCDs boligavdeling (Archdiocesan Housing, Inc («AHI»)) står for omtrent halvparten av alle tjenestene organisasjonen tilbyr hvert år. AHI omfatter 30 eiendommer med 1700 enheter som betjener omtrent 3500 beboere. Fasilitetsforvaltning er en av hjørnesteinsutgiftene i avdelingen og sysselsetter mange interne ressurser, inkludert vedlikeholdsteknikere, vaktmestere, forvaltere, husholdere og andre. Organisasjonen samarbeider også med flere hundre eksterne tjenesteleverandører for eiendomsrelaterte vedlikeholdstjenester.

I likhet med mange ideelle organisasjoner opererer CCD uten en sentralisert innkjøpsfunksjon som ser på hele organisasjonen og ser hvor skala, leverandørkonsolidering og kjøpekraft kan brukes for å spare penger og øke effektiviteten og tjenestene. Finansdirektør Phil Vottiero visste at Catholic Charities of Denver ville dra nytte av en slik funksjon, men han innså at den kanskje måtte komme utenfra organisasjonen.

Løsningen

ERA opprettet en hybrid intern modell for eiendomsforvaltning for å føre tilsyn med leverandører og intern arbeidskraft, samtidig som strenge servicestandarder ble opprettholdt.

Sent i 2020 hentet Vottiero inn ERA Group. ERA Groups oppgave var å se på helheten av byråutgiftene og lage ulike arbeidsflyter som tillot CCD å evaluere utgiftene sine på tvers av mange områder, med bolig i sentrum.

«Å ha en ekspert som ERA inn og ha det uavhengige synspunktet, den separate gjennomgangen, gjorde det mulig for oss å se på hvordan utgiftene ble brukt og hvor vi gikk glipp av muligheter – noe vi aldri ville ha klart å oppnå på egenhånd.» – Phil Vottiero, finansdirektør, Catholic Charities of Denver

ERA Group bestemte seg for at det å redusere utgiftene til tredjepartsleverandører bare var en del av muligheten. I tillegg til å utarbeide en plan for bedre leverandørhåndtering, valgte de å undersøke CCDs interne arbeidsstyrke for å gjøre en reell forskjell.

CCD var fullt ut forpliktet til å gjøre det rette for de ansatte, så outsourcing til en tredjepart var aldri aktuelt. De var også fast bestemt på at det svært høye servicenivået som beboerne deres var vant til, måtte fortsette.

ERA utviklet en hybridmodell for organisasjonen – et «integrert anleggsprosjekt» – der utnyttelsen av ansatte ville bli maksimert på tvers av byrået og leverandørstyringen ville bli sentralisert i en tredjeparts integrert anleggssjef («IFM»). Ingen ansatte ville bli permittert eller forlatt.

Etter hvert som det oppstår utskiftning, vil IFM-en – i samarbeid med CCD – evaluere stillingen og avgjøre om en slik rolle må erstattes eller bare suppleres med tjenestetimer levert av IFM-en. Denne langsiktige planen overholdt alle organisasjonens forpliktelser overfor de ansatte, samtidig som den muliggjorde en mye mer effektiv og kostnadseffektiv modell over tid.

ERA hjalp med å rekruttere den rette integrerte driftssjefen til å håndtere alle de daglige vedlikeholdsoperasjonene med både ansatte og leverandører, og til å administrere investeringsprosjekter.

«Det er et spareprogram i utvikling fordi vi har en dynamisk komponent – ​​mennesker – som vi prøver å justere slik at vi kan begynne å oppnå noen av disse større besparelsene. ERA har sett på dette på en unik måte. Vi ser hvordan det er en effektivitetsgevinst å hente, samt hvordan det å omplassere jobbansvar og kunne se på tvers av eiendommer og forretningsenheter kan endre bildet. Jeg har aldri vært i stand til å gjøre det før.» – Phil Vottiero, finansdirektør, Catholic Charities of Denver

Resultatet

CCD er posisjonert til å realisere maksimal effektivitet og besparelser på over 30 % per år bare i boligdepartementet, noe som ansporer dem til å be ERA om å utvide sitt fotavtrykk i hele organisasjonen.

På Vottieros anmodning har ERA opprettet et paraplyprogram som skal samarbeide på tvers av alle departementer for å realisere økonomiske besparelser og effektivitetsforbedringer.

«Hvis vi ikke forvalter det vi får på en klok måte, utover å sløse med penger, ressurser og energi, går vi imot det vi er kalt til å gjøre, som er å ta det vi får og bruke det med maksimal effektivitet.» – Phil Vottiero, finansdirektør, Catholic Charities of Denver

Hver dollar CCD sparer, lar dem hjelpe flere mennesker i nød på tvers av sine tjenester. Bare gjennom det integrerte anleggsprosjektet er Catholic Charities of Denver i en posisjon til å spare mer enn 30 millioner dollar over 10 år.

Total årlig besparelse: 1 116 000 dollar

• IFM: 620 000 dollar
• Vedlikehold/reparasjoner: 116 000 dollar
• Matservering: 103 600 dollar
• Telekommunikasjon: 93 600 dollar
• Avfallshåndtering: 56 700 dollar
• Kontor- og renholdsartikler: 54 000 dollar
• Energi/tjenester: $30 700
• Informasjonsteknologi: 30 000 dollar
• Trykk og reklame: 11 400 dollar

«ERA er en partner, ikke en leverandør. Jeg kan ikke understreke det nok. Vi har alle jobbet med mange konsulenter og entreprenører i vår tid, og det er flere enn mange som skaper mer arbeid enn de løser. Det ERA gjorde fra starten av var å lage en modell som var enkel å følge, ikke belastet noen enkeltperson eller område, og som lot oss gå videre på tvers av et bredt spekter av prosjekter. ERA ga oss en enorm mulighet til å fremme vårt oppdrag ved å ta ressursene vi har fått og la oss omfordele innsparinger til ytterligere programmer med høy effekt.» – Phil Vottiero, finansdirektør, Catholic Charities of Denver