ERA Group hjelper katolske veldedighetsorganisasjoner i Denver med å gi millioner tilbake til misjon

Klienten

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

I løpet av det siste året har CCD hjulpet mer enn 53 000 mennesker, gitt mer enn 125 000 netter med husly og servert 400 000 måltider. Organisasjonen har et årlig budsjett på 60 millioner dollar og rundt 600 ansatte.

Utfordringen

Mangel på sentraliserte interne arbeidsressurser og eksterne anskaffelsespraksiser hindret CCD i å skalere tjenester, konsolidere leverandører, øke effektiviteten – og spare penger.

CCDs boligavdeling (Archdiocesan Housing, Inc («AHI»)) står for omtrent halvparten av alle tjenestene organisasjonen tilbyr hvert år. AHI omfatter 30 eiendommer med 1700 enheter som betjener omtrent 3500 beboere. Fasilitetsforvaltning er en av hjørnesteinsutgiftene i avdelingen og sysselsetter mange interne ressurser, inkludert vedlikeholdsteknikere, vaktmestere, forvaltere, husholdere og andre. Organisasjonen samarbeider også med flere hundre eksterne tjenesteleverandører for eiendomsrelaterte vedlikeholdstjenester.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Løsningen

ERA opprettet en hybrid intern modell for eiendomsforvaltning for å føre tilsyn med leverandører og intern arbeidskraft, samtidig som strenge servicestandarder ble opprettholdt.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

ERA Group bestemte seg for at det å redusere utgiftene til tredjepartsleverandører bare var en del av muligheten. I tillegg til å utarbeide en plan for bedre leverandørhåndtering, valgte de å undersøke CCDs interne arbeidsstyrke for å gjøre en reell forskjell.

CCD var fullt ut forpliktet til å gjøre det rette for de ansatte, så outsourcing til en tredjepart var aldri aktuelt. De var også fast bestemt på at det svært høye servicenivået som beboerne deres var vant til, måtte fortsette.

ERA utviklet en hybridmodell for organisasjonen – et «integrert anleggsprosjekt» – der utnyttelsen av ansatte ville bli maksimert på tvers av byrået og leverandørstyringen ville bli sentralisert i en tredjeparts integrert anleggssjef («IFM»). Ingen ansatte ville bli permittert eller forlatt.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA hjalp med å rekruttere den rette integrerte driftssjefen til å håndtere alle de daglige vedlikeholdsoperasjonene med både ansatte og leverandører, og til å administrere investeringsprosjekter.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Resultatet

CCD er posisjonert til å realisere maksimal effektivitet og besparelser på over 30 % per år bare i boligdepartementet, noe som ansporer dem til å be ERA om å utvide sitt fotavtrykk i hele organisasjonen.

På Vottieros anmodning har ERA opprettet et paraplyprogram som skal samarbeide på tvers av alle departementer for å realisere økonomiske besparelser og effektivitetsforbedringer.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Hver dollar CCD sparer, lar dem hjelpe flere mennesker i nød på tvers av sine tjenester. Bare gjennom det integrerte anleggsprosjektet er Catholic Charities of Denver i en posisjon til å spare mer enn 30 millioner dollar over 10 år.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]