Koulutusta ilman kompromisseja: kuinka Chisholm Institute säästää 2,25 miljoonaa dollaria ERA Groupin avulla

Nousevat kustannukset, supistuvat tulot

Australian ammatillisen koulutuksen ala, mukaan lukien Chisholm Institute, on kohdannut vakavan taloudellisen haasteen. Ulkomaalaisten opiskelijoiden tuottamien tulojen lasku ja valtionrahoituksen epävarmuus ovat luoneet kiireellisen tarpeen kustannustenhallintaratkaisuille.

Esimerkiksi instituutti kamppaili kasvavien yleishyödyllisten palveluiden ja televiestinnän kustannusten hallitsemisen kanssa, sillä ne veivät merkittävän osan sen budjetista.

Samalla toimintakustannukset nousivat. Energiakustannuksista kopiointipalveluihin, siivoustarvikkeista tietoliikennepalveluihin – useiden kampusten päivittäiset ylläpitokustannukset heikensivät taloudellista vakautta.

Hallitus asetti selkeän tavoitteen: parantaa taloudellista omavaraisuutta. Äskettäin nimitetty talousjohtaja tarvitsi välittömästi varmuutta sekä asiantuntemusta, jotta hän voisi tarkastella eri menoluokkia, joihin sisäisillä tiimeillä ei ollut aikaa eikä resursseja puuttua perusteellisesti.

Silloin Chisholm kääntyi ERA Groupin puoleen.

Kustannukset, jotka ovat piilossa näkyvillä

Chisholmin välilliset kustannukset jakautuivat yhdeksään luokkaan: sähkö, tietoliikenne, teollisuuskaasut, siivoustarvikkeet, työasut ja henkilönsuojaimet, kopiointi, toimistotarvikkeet, asiakirjojen hallinta sekä matkakulut.

Päällisin puolin mikään ei näyttänyt olevan hallitsemattomissa. Ilman järjestelmällistä vertailuanalyysia toimittajien hinnoittelun poikkeamat, hajanaiset sopimukset ja teknologia-alustojen tehottomuus johtivat kuitenkin siihen, että piilevät ylimääräiset kulut kuluttivat budjetteja.

Haaste oli kaksijakoinen:

• Saavuta nopeita ja merkittäviä kustannussäästöjä.
• Vahvistetaan prosesseja ja toimittajasopimuksia palvelun laadun turvaamiseksi ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

Oivallusten muuttaminen toiminnaksi

ERA Groupin tiimi, jota johti pääkonsultti Tim Woods, teki kattavan analyysin tärkeimmistä kustannusluokista, mikä osoitti sen perusteellisen lähestymistavan ja asiantuntemuksen kustannusten hallinnassa.

Tiedot ja vertailuanalyysi: Toimittajien hinnoittelua ja sopimusehtoja verrattiin markkinavertailuarvoihin, mikä toi esiin puutteita ja epäjohdonmukaisuuksia.

Teknologia ja prosessit: ERA tunnisti vanhentuneita järjestelmiä ja alustoja, jotka haittasivat läpinäkyvyyttä ja säännösten noudattamista.

Toimittajien valikoiman karsinta: Sopimuksia virtaviivaistettiin, toimittajia yhdistettiin ja ehtoja neuvoteltiin uudelleen kilpailukyvyn ja laadun parantamiseksi.

Yritysvastuu ja toiminnan jatkuvuus: Herkissä tuoteryhmissä, kuten työasuissa ja henkilönsuojaimissa, ERA varmisti institutionaalisten standardien noudattamisen ja samalla parempaa vastinetta rahalle.

Erityisen monimutkainen haaste liittyi tietoliikenne- ja yleishyödyllisiin palveluihin. Useille kampuksille hajautuneet vanhat sopimukset tekivät kustannuksista epäselviä ja vaikeasti hallittavia. ERA yhdisti sopimukset, otti käyttöön selkeämmät rakenteet ja neuvotteli edullisemmat ehdot. Tuloksena oli paitsi taloudellisia säästöjä myös hallinnon yksinkertaistuminen talousjohtajalle ja hankintatiimille.

ERA vastasi koko prosessin ajan operatiivisista siirtymävaiheista. Koska toimittajien kanssa tehtävän yhteistyön hallinta ja sopimusten siirrot hoidettiin suoraan, projekti vaati Chisholmin johdolta ja henkilöstöltä vain vähäistä panosta – mikä oli ratkaiseva tekijä, jotta keskittyminen opetuksen järjestämiseen säilyi. Talousjohtaja ja hankintatiimi olivat avainasemassa tässä prosessissa ja antoivat arvokasta näkemystä ja palautetta.

Säästöt 2,25 miljoonaa dollaria, keskimääräinen vähennys yli 30 %

ERA tuotti keskimäärin yli 30 prosentin säästöt yhdeksässä eri kategoriassa, mikä vastaa 2,25 miljoonan dollarin vuosittaisia säästöjä.

Tulosten erittely sisälsi seuraavaa:

• Joissakin tuoteryhmissä jopa 55 %:n alennukset.
• Muissa tutkimuksissa tulokset olivat vaatimattomampia, mutta silti merkitseviä: 15 %.
• Yleisesti ottaen vahvempi ja kestävämpi kustannusrakenne, joka on vahvistettu ERA:n seurannan avulla 24 kuukauden aikana.

”Pystyimme myös ottamaan käyttöön parempia prosesseja, parantamaan toimitusten laatua, toimittamaan toimittajasopimuksia ja ottamaan käyttöön teknologia-alustoja lähes jokaisessa kululuokassa. Kaikki tämä toteutettiin siten, että yrityksen johdolta ja henkilöstöltä vaadittiin vain vähäinen ajankäyttö, mikä helpotti prosessia heille.” — Tim Woods, pääkonsultti, ERA Group

ERA:n ratkaisut eivät tuoneet mukanaan pelkästään merkittäviä säästöjä, vaan myös jotain vähemmän konkreettista mutta yhtä arvokasta: varmuutta. Talousjohtaja ja hallitus saivat nyt varmuuden siitä, että kustannukset oltiin ymmärretty, hallittu ja hoidettu strategisesti, mikä vapautti heidät taloudellisen epävarmuuden taakasta ja toi mukanaan turvallisuuden tunteen.

Pitkän aikavälin arvo: varmuutta, ei pelkästään säästöjä

ERA:n jatkuva rooli on osoitus sitoutumisestamme Chisholmin taloudellisen kestävyyden varmistamiseen. Seuraamalla toimittajien suorituskykyä, varmistamalla säästöt ja raportoimalla johdolle ERA varmistaa, että Chisholm pysyy taloudellisesti vakaana ulkoisista epävarmuustekijöistä huolimatta, mikä luo turvallisuuden tunnetta ja vahvistaa luottamusta instituutin tulevaisuuteen.

Hanke on myös antanut ylimmälle johdolle mahdollisuuden keskittyä Chisholmin ydintehtävään – korkealaatuisen koulutuksen tarjoamiseen – sen sijaan, että se joutuisi takertumaan kustannusten hallintaan, mikä on tuonut helpotusta ja luottamusta instituutin tulevaisuuteen.

Muutos on:

• Parempi taloudellinen omavaraisuus.
• Toimittajien läpinäkyvyyden ja sääntöjen noudattamisen parantaminen.
• Toiminnan yksinkertaistaminen ja hallinnollisen taakan keventäminen.
• Palvelun laatu säilyi ennallaan, ja samalla saavutettiin huomattavia säästöjä.

”Rahallisten säästöjen lisäksi merkittävin etu on varmuus – tieto siitä, että kustannukset ovat hallinnassa ja että niitä hallitaan strategisesti.” — Chisholm Instituten johto

Kustannusten hallinta koulutukseen tehtävien investointien tukena

Chisholm Institutelle ERA-kumppanuus osoitti, että kustannussäästöt ja opetuksen laatu voivat kulkea käsi kädessä. Käsittelemällä välillisiä kustannuksia strategisesti ERA mahdollisti miljoonien vuosittaiset säästöt ja vahvisti samalla prosesseja pitkällä aikavälillä.

2,25 miljoonan dollarin säästöjen, yli 30 prosentin keskimääräisen kustannusten alennuksen ja johtoon kohdistuvan luottamuksen vahvistumisen ansiosta instituutti voi nyt ohjata enemmän resursseja opiskelijoidensa ja tehtävänsä hyväksi.

Samanlaisten paineiden alla toimiville koulutusalan johtajille opetus on selvä: jokaisessa organisaatiossa on piileviä mahdollisuuksia. ERA löytää ne, varmistaa niiden hyödyntämisen ja huolehtii siitä, että ne säilyvät.