ERA Group auttaa Denverin katolista hyväntekeväisyysjärjestöä ohjaamaan miljoonia dollareita takaisin sen toimintaan

Asiakas

Denverin katolinen hyväntekeväisyysjärjestö tarjoaa majoitusta, ruokaa, asumista, koulutusta ja neuvontaa sekä hätäapua ja välttämättömiä palveluja Pohjois-Coloradon asukkaille.

Denverin Catholic Charities on yksi Yhdysvaltojen 167:stä Catholic Charities -paikallisosastosta, ja sen toiminta kattaa laajan kirjon eri toiminta-alueita: edullista asumista, varhaiskasvatusta sekä turvakoti-, naisten-, vanhusten-, perhe-, sukulais-, seurakunta-, yhteisö- ja neuvontapalveluja.

Viime vuoden aikana CCD on auttanut yli 53 000 ihmistä, tarjonnut majoitusta yli 125 000 yötä ja jakanut 400 000 ateriaa. Järjestön vuotuinen budjetti on 60 miljoonaa dollaria, ja sen palveluksessa on noin 600 työntekijää.

Haaste

Keskitettyjen sisäisten työvoimaresurssien ja ulkoisten hankintakäytäntöjen puute esti CCD:tä laajentamasta palveluitaan, yhdistämästä toimittajia, parantamasta tehokkuutta – ja säästämästä kustannuksissa.

CCD:n asuntotoiminta (Archdiocesan Housing, Inc, ”AHI”) kattaa noin puolet kaikista palveluista, joita organisaatio tarjoaa vuosittain. AHI:n hallinnoimiin kiinteistöihin kuuluu 30 kohdetta, joissa on 1 700 asuntoa ja joissa asuu noin 3 500 asukasta. Kiinteistöjen hallinnointi on yksi toimialan keskeisimmistä kustannuseristä, ja se työllistää paljon sisäisiä resursseja, kuten huoltoteknikoita, talonmiehiä, vahtimestareita, siivoojia ja muita. Organisaatio käyttää myös useita satoja ulkopuolisia palveluntarjoajia kiinteistöjen huoltopalveluihin.

Kuten monet muutkin voittoa tavoittelemattomat järjestöt, CCD:llä ei ole keskitettyä hankintatoimintoa, joka tarkastelisi koko organisaatiota ja selvittäisi, missä mittakaavaetuja, toimittajien yhdistämistä ja ostovoimaa voitaisiin hyödyntää kustannusten säästämiseksi sekä tehokkuuden ja palvelujen parantamiseksi. Talousjohtaja Phil Vottiero tiesi, että Catholic Charities of Denver hyötyisi tällaisesta toiminnosta, mutta hän tajusi, että se saattaisi olla tarpeen hankkia organisaation ulkopuolelta.

Ratkaisu

ERA kehitti hybridimallin sisäiseen toimitilojen hallintaan, jonka avulla se valvoo alihankkijoita ja omaa henkilöstöä noudattaen samalla tiukkoja palvelustandardeja.

Vuoden 2020 lopulla Vottiero otti yhteistyökumppanikseen ERA Groupin. ERA Groupin tehtävänä oli tarkastella toimistojen kokonaiskustannuksia ja luoda erilaisia työnkulkuja, joiden avulla CCD voisi arvioida kustannuksiaan useilla eri aloilla, joista tärkeimpänä oli asuminen.

”Kun saimme ERA:n kaltaisen asiantuntijan mukaan tuomaan riippumattoman näkökulman ja suorittamaan ulkopuolisen arvioinnin, pystyimme tarkastelemaan, miten varat käytettiin ja missä menetimme mahdollisuuksia – jotain, mitä emme olisi koskaan pystyneet saavuttamaan yksin.” — Phil Vottiero, talousjohtaja, Catholic Charities of Denver

ERA Group totesi, että kolmansien osapuolten toimittajiin kohdistuvien kustannusten leikkaaminen oli vain osa kokonaisuutta. Sen lisäksi, että yritys laati suunnitelman toimittajien hallinnan tehostamiseksi, se päätti tarkastella myös CCD:n omaa henkilöstöä saadakseen aikaan todellisia muutoksia.

CCD oli täysin sitoutunut huolehtimaan työntekijöistään, joten palvelujen ulkoistamista kolmannelle osapuolelle ei edes harkittu. Yritys oli myös vakaasti sitä mieltä, että asukkaiden tottuneen erittäin korkean palvelutason oli jatkuttava.

ERA kehitti organisaatiolle hybridimallin – ”integroidun toimitilaprojektin” –, jossa työntekijöiden käyttöaste maksimoidaan koko virastossa ja toimittajien hallinta keskitetään ulkopuoliselle integroidun toimitilapalvelun tarjoajalle (”IFM”). Ketään työntekijää ei irtisanota tai siirretä toisiin tehtäviin.

Henkilöstön vaihtuvuuden yhteydessä IFM arvioi tilanteen yhteistyössä CCD:n kanssa ja päättää, onko kyseinen tehtävä täytettävä uudella henkilöllä vai riittääkö, että IFM tarjoaa tarvittavat palvelutunnit. Tämä pitkän aikavälin suunnitelma täytti kaikki organisaation henkilöstöä koskevat sitoumukset ja mahdollisti samalla ajan mittaan huomattavasti tehokkaamman ja kustannustehokkaamman toimintamallin.

ERA auttoi löytämään sopivan kiinteistöpäällikön, joka huolehtii kaikista päivittäisistä kunnossapitotoimista sekä työntekijöiden että alihankkijoiden kanssa ja johtaa investointihankkeita.

”Kyseessä on jatkuvasti kehittyvä säästöohjelma, sillä meillä on dynaaminen tekijä – ihmiset –, jota yritämme sopeuttaa uudelleen, jotta voimme alkaa saavuttaa näitä merkittävämpiä säästöjä. ERA on tarkastellut asiaa ainutlaatuisesta näkökulmasta. Näemme, miten tehokkuutta voidaan parantaa, ja miten työtehtävien uudelleenjärjestely ja kyky tarkastella kiinteistöjä ja liiketoimintayksiköitä kokonaisuutena voivat muuttaa tilannetta. En ole koskaan ennen pystynyt tekemään sitä.” — Phil Vottiero, talousjohtaja, Catholic Charities of Denver

Tulos

CCD on saavuttamassa maksimaalisen tehokkuuden ja yli 30 prosentin vuotuiset säästöt pelkästään asuntoministeriössä, mikä on kannustanut sitä pyytämään ERA:ta laajentamaan toimintaansa koko organisaatioon.

Vottieron pyynnöstä ERA on perustanut ministeriöiden välisen kattavan ohjelman, jonka tavoitteena on saavuttaa taloudellisia säästöjä ja tehokkuutta.

”Jos emme hallinnoi saamaamme varallisuutta harkiten, tuhlaamme paitsi rahaa, resursseja ja energiaa myös toimimme vastoin kutsumustamme, joka on ottaa vastaan se, mitä meille on annettu, ja hyödyntää sitä mahdollisimman tehokkaasti.” — Phil Vottiero, talousjohtaja, Catholic Charities of Denver

Jokainen dollari, jonka CCD säästää, mahdollistaa sen, että järjestö voi auttaa entistä useampia apua tarvitsevia ihmisiä eri toiminta-alueillaan. Pelkästään integroidun toimitilaprojektin ansiosta Catholic Charities of Denver voi säästää yli 30 miljoonaa dollaria 10 vuoden aikana.

Vuotuiset säästöt yhteensä: 1 116 000 dollaria

• IFM: 620 000 dollaria
• Huolto/korjaukset: 116 000 dollaria
• Ravintolapalvelut: 103 600 dollaria
• Televiestintä: 93 600 dollaria
• Jätehuolto: 56 700 dollaria
• Toimisto- ja siivoustarvikkeet: 54 000 dollaria
• Energia/yleishyödylliset palvelut: 30 700 dollaria
• Tietotekniikka: 30 000 dollaria
• Painotuotteet ja mainosmateriaalit: 11 400 dollaria

”ERA on kumppani, ei pelkkä palveluntarjoaja. En voi korostaa tätä tarpeeksi. Olemme kaikki tehneet yhteistyötä monien konsulttien ja alihankkijoiden kanssa, ja valitettavan usein he aiheuttavat enemmän työtä kuin ratkaisevat ongelmia. ERA loi alusta alkaen mallin, jota oli helppo noudattaa, joka ei rasittanut ketään yksittäistä henkilöä tai aluetta ja jonka avulla pystyimme etenemään monenlaisissa projekteissa. ERA tarjosi meille valtavan mahdollisuuden edistää missiotamme hyödyntämällä saamiamme resursseja ja antamalla meille mahdollisuuden sijoittaa säästöt uusiin, vaikuttaviin ohjelmiin.” — Phil Vottiero, talousjohtaja, Catholic Charities of Denver