Tarkkuutta kumppanuudessa: kuinka Esaote saavutti 660 000 euron vuosittaiset säästöt

Maailmanlaajuinen johtaja, jolla on paikallisia haasteita

Jo yli 40 vuoden ajan Esaote on ollut diagnostisen kuvantamisen edelläkävijä – ultraääni-, magneettikuvaus- ja lääketieteellisten IT-ratkaisujen alalla, joita sairaalat ja klinikat ympäri maailmaa käyttävät.

Toimintansa ulottuessa useille toimipaikoille ja tarkkuudestaan, luotettavuudestaan ja innovatiivisuudestaan tunnetuna Esaote kantaa vastuunsa toimittaa maailmanluokan teknologiaa terveydenhuollon ammattilaisille, jotka vaativat vain parasta mahdollista laatua.

Silti jopa terveydenhuollon johtavat toimijat joutuvat kohtaamaan kustannuspaineita. Esaoten toimintaan kuului monimutkainen yhdistelmä kuljetus-, kuriiripalveluita, vuokrasopimuksia, siivous- ja yleispalveluita. Haasteena oli alentaa kustannuksia ja parantaa tehokkuutta heikentämättä laatua, säännösten noudattamista tai terveydenhuollossa kriittisen tärkeää toiminnan jatkuvuutta.

Käännekohta: Miksi ERA?

Esaote valitsi ERA:n sen monialaisen osaamisen, markkinavertailujen ja konsultoivan toimintatavan vuoksi. Tehtävä oli selkeä: löytää paitsi nopeita tuloksia myös rakenteellisia parannuksia kustannusten hallintaan.

”Ydinliiketoiminnan ulkopuoliset toiminnot, jotka meillä kuuluvat tukitoimintoihin, ovat ERA:n osaamisen ytimessä. Tämä toisiaan täydentävä luonne osoittautui ratkaisevaksi tekijäksi.” — Domenico Fazio, operatiivinen johtaja, Esaote

Oivallusten muuttaminen toiminnaksi

ERA aloitti toimintansa tarkastelemalla monialaisesti Esaoten tärkeimpiä välillisten kustannusten osa-alueita, kansainvälisestä ja kotimaisesta logistiikasta vuokrasopimuksiin ja siivouspalveluihin.

Logistiikka ja rahti (kuriiripalvelut ja pienpaketit)

ERA havaitsi hinnoittelussa poikkeamia nykyisissä kuriirisopimuksissa. Vertailuanalyysin ja uusien neuvottelujen avulla yritys saavutti 160 000 euron säästöt, mikä merkitsi 23 prosentin vähennystä kuriirikustannuksissa.

Vuokrasopimukset (tuotantolaitokset)

Yksi monimutkaisimmista haasteista oli Genovan tuotantolaitoksen vuokrasopimusten uudistaminen. Neuvotteluihin osallistuivat paitsi Esaoten johto myös laitoksen omistava sijoitusrahasto (merkittävä pankkiryhmä) sekä sen oikeudelliset neuvonantajat.

Tuloksena oli 500 000 euron säästöt, mikä vastaa 50 prosentin vähennystä vuosittaisissa vuokrakustannuksissa. Ratkaisevaa oli, että ratkaisu toimi kolmella tasolla – neuvottelu-, oikeudellisella ja ympäristötasolla – turvaamalla tuotantotarpeet ja optimoimalla samalla kustannukset.

Siivouspalvelut

Tässä yhteydessä ERA vahvisti Esaoten erinomaisen toimittajahallinnan. Lisäsäästöjä ei havaittu, mutta yrityksen korkeat standardit tunnustettiin myöntämällä sille Certificate of Excellence -sertifikaatti.

Kaikissa osa-alueissa ERA:n toimintatapa oli käytännönläheinen ja yhteistyöhön perustuva: räätälöidyt ratkaisut, asteittaiset siirtymät sekä sisäisten sidosryhmien jatkuva osallistaminen. Näin varmistettiin, että vaikka sopimukset ja prosessit muuttuivatkin, Esaoten päivittäinen terveydenhuollon toiminta jatkui keskeytyksettä.

Haasteet ja muutoksenhallinta

Muutosten toteuttaminen kiireisessä terveydenhuoltoympäristössä vaati muutakin kuin pelkkää neuvottelua. Se vaati luottamusta, selkeyttä ja huolellista suunnittelua.

• ERA:n vaiheittainen siirtyminen toimintojen häiriöiden välttämiseksi.
• Logistiikan, kiinteistöjen hallinnan ja lakiasiainosastojen edustajat otettiin mukaan jo varhaisessa vaiheessa.
• Vertailuanalyysit ja pilottiratkaisut vahvistivat Esaoten luottamusta siihen, että laatustandardit paitsi säilyisivät ennallaan, myös paranisivat joissakin tapauksissa.

”ERA ei koskaan asettanut itseään sisäisten resurssiemme korvaajaksi, vaan kumppaniksi. Määrittelemällä laajuuden ja roolit selkeästi jo alusta alkaen rakensimme keskinäistä luottamusta ja vähensimme riskejä sekä väärinkäsityksiä.” — Domenico Fazio

660 000 euron säästöt ja luotu pitkäaikainen arvo

Tulokset olivat sekä välittömiä että kestäviä:

160 000 euron säästöt logistiikassa ja rahtikustannuksissa (23 %)

500 000 euron säästöt vuokrakustannuksissa (50 %)

Erinomaisuustodistukset myönnettiin jo hyvin optimoiduissa kategorioissa (siivous, merirahti)

Lukujen lisäksi ERA tarjosi Esaoten johdolle jotain yhtä arvokasta: varmuuden. Varmuuden siitä, että kustannukset olivat hallinnassa, että prosessit olivat kestäviä ja että säästöt olivat pysyviä.

Kumppanuus tänään

Suhteesta on kehittynyt strateginen ja pitkäaikainen yhteistyö.

ERA seuraa edelleen saavutettuja säästöjä ja etsii samalla aktiivisesti uusia mahdollisuuksia, kuten parhaillaan tarkasteltavana olevia huoltosopimuksia.

Esaotelle tämä kumppanuus on antanut johdolle vapauden keskittyä ydintehtäväänsä: diagnostisen kuvantamisteknologian kehittämiseen – tietäen, että ERA huolehtii yrityksen ydinliiketoimintaan kuulumattomista kustannuksista yhtä tarkasti kuin se hoitaa potilashoitoa.

Kestävä kasvu yhteistyön kautta

Esaoten esimerkki osoittaa, kuinka jopa alan edistyneimmät terveydenhuoltoalan yritykset voivat luoda merkittävää lisäarvoa tekemällä yhteistyötä ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa. Yhdistämällä Esaoten sitoutumisen huippuosaamiseen ja ERA:n kustannusten optimointiosaamiseen yritys saavutti 660 000 euron vuotuiset säästöt ilman, että laadusta jouduttiin tinkimään.

”ERA on osoittautunut paljon enemmän kuin pelkkä konsultti: se on kumppani, joka pystyy tuottamaan konkreettisia tuloksia useilla kustannusalueilla pitäen samalla palvelun laadun aina etusijalla.” — Esaoten johto

ERA löytää säästöjä sieltä, mistä niitä vähiten odottaa – ja muuttaa ydinliiketoimintaan kuulumattomat kustannukset pääomaksi kasvua ja innovaatioita varten.