ERA Group auttaa Denverin katolista hyväntekeväisyysjärjestöä ohjaamaan miljoonia dollareita takaisin sen toimintaan

Asiakas

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Viime vuoden aikana CCD on auttanut yli 53 000 ihmistä, tarjonnut majoitusta yli 125 000 yötä ja jakanut 400 000 ateriaa. Järjestön vuotuinen budjetti on 60 miljoonaa dollaria, ja sen palveluksessa on noin 600 työntekijää.

Haaste

Keskitettyjen sisäisten työvoimaresurssien ja ulkoisten hankintakäytäntöjen puute esti CCD:tä laajentamasta palveluitaan, yhdistämästä toimittajia, parantamasta tehokkuutta – ja säästämästä kustannuksissa.

CCD:n asuntotoiminta (Archdiocesan Housing, Inc, ”AHI”) kattaa noin puolet kaikista palveluista, joita organisaatio tarjoaa vuosittain. AHI:n hallinnoimiin kiinteistöihin kuuluu 30 kohdetta, joissa on 1 700 asuntoa ja joissa asuu noin 3 500 asukasta. Kiinteistöjen hallinnointi on yksi toimialan keskeisimmistä kustannuseristä, ja se työllistää paljon sisäisiä resursseja, kuten huoltoteknikoita, talonmiehiä, vahtimestareita, siivoojia ja muita. Organisaatio käyttää myös useita satoja ulkopuolisia palveluntarjoajia kiinteistöjen huoltopalveluihin.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Ratkaisu

ERA kehitti hybridimallin sisäiseen toimitilojen hallintaan, jonka avulla se valvoo alihankkijoita ja omaa henkilöstöä noudattaen samalla tiukkoja palvelustandardeja.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

ERA Group totesi, että kolmansien osapuolten toimittajiin kohdistuvien kustannusten leikkaaminen oli vain osa kokonaisuutta. Sen lisäksi, että yritys laati suunnitelman toimittajien hallinnan tehostamiseksi, se päätti tarkastella myös CCD:n omaa henkilöstöä saadakseen aikaan todellisia muutoksia.

CCD oli täysin sitoutunut huolehtimaan työntekijöistään, joten palvelujen ulkoistamista kolmannelle osapuolelle ei edes harkittu. Yritys oli myös vakaasti sitä mieltä, että asukkaiden tottuneen erittäin korkean palvelutason oli jatkuttava.

ERA kehitti organisaatiolle hybridimallin – ”integroidun toimitilaprojektin” –, jossa työntekijöiden käyttöaste maksimoidaan koko virastossa ja toimittajien hallinta keskitetään ulkopuoliselle integroidun toimitilapalvelun tarjoajalle (”IFM”). Ketään työntekijää ei irtisanota tai siirretä toisiin tehtäviin.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA auttoi löytämään sopivan kiinteistöpäällikön, joka huolehtii kaikista päivittäisistä kunnossapitotoimista sekä työntekijöiden että alihankkijoiden kanssa ja johtaa investointihankkeita.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Tulos

CCD on saavuttamassa maksimaalisen tehokkuuden ja yli 30 prosentin vuotuiset säästöt pelkästään asuntoministeriössä, mikä on kannustanut sitä pyytämään ERA:ta laajentamaan toimintaansa koko organisaatioon.

Vottieron pyynnöstä ERA on perustanut ministeriöiden välisen kattavan ohjelman, jonka tavoitteena on saavuttaa taloudellisia säästöjä ja tehokkuutta.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Jokainen dollari, jonka CCD säästää, mahdollistaa sen, että järjestö voi auttaa entistä useampia apua tarvitsevia ihmisiä eri toiminta-alueillaan. Pelkästään integroidun toimitilaprojektin ansiosta Catholic Charities of Denver voi säästää yli 30 miljoonaa dollaria 10 vuoden aikana.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]