Vzdělávání bez kompromisů: Jak Chisholm Institute ušetřil 2,25 milionu dolarů díky ERA Group

Rostoucí náklady, klesající příjmy

Australský sektor odborného vzdělávání a přípravy, včetně Chisholm Institute, čelí závažným finančním potížím. Pokles příjmů ze zahraničních studentů a nejistota ohledně vládního financování vyvolaly naléhavou potřebu řešení v oblasti řízení nákladů.

Institut například čelil potížím s pokrytím rostoucích nákladů na energie a telekomunikace, které pohltily značnou část jeho rozpočtu.

Zároveň rostly provozní náklady. Ať už šlo o energie, reprografické služby, úklidové prostředky nebo telekomunikace, každodenní náklady spojené s provozem několika kampusů narušovaly finanční stabilitu.

Představenstvo stanovilo jasný cíl: posílit finanční soběstačnost. Nově jmenovaný finanční ředitel potřeboval okamžitě získat jistotu a odborné znalosti, aby mohl provést revizi výdajů ve všech kategoriích, na což interní týmy neměly dostatek času ani kapacit.

V tu chvíli se Chisholm obrátil na společnost ERA Group.

Náklady, které jsou skryté na očích

Nepřímé náklady společnosti Chisholm byly rozděleny do devíti kategorií – elektřina, telekomunikace, průmyslové plyny, čisticí prostředky, uniformy a osobní ochranné prostředky, reprografické služby, kancelářské potřeby, správa dokumentů a cestovní výdaje.

Na první pohled se zdálo, že je vše pod kontrolou. Bez systematického srovnávání však nesrovnalosti v cenách dodavatelů, roztříštěné smlouvy a neefektivita technologických platforem vedly k tomu, že skryté nadměrné výdaje vyčerpávaly rozpočty.

Úkol měl dvě části:

• Dosáhněte rychlých a významných úspor nákladů.
• Zlepšit procesy a smlouvy s dodavateli s cílem zajistit kvalitu služeb a nepřetržitý chod podniku.

Proměnit poznatky v činy

Tým společnosti ERA Group pod vedením hlavního konzultanta Tima Woodse provedl komplexní analýzu hlavních nákladových kategorií, čímž prokázal svůj důkladný přístup a odborné znalosti v oblasti řízení nákladů.

Data a srovnávací analýza: Ceny dodavatelů a smluvní podmínky byly porovnány s tržními standardy, čímž byly odhaleny nedostatky a nesrovnalosti.

Technologie a procesy: Společnost ERA identifikovala zastaralé systémy a platformy, které omezovaly transparentnost a dodržování předpisů.

Racionalizace dodavatelů: Byly zjednodušeny smlouvy, došlo ke konsolidaci dodavatelů a byly znovu sjednány podmínky s cílem zvýšit konkurenceschopnost a kvalitu.

Společenská odpovědnost firem a kontinuita: V citlivých kategoriích, jako jsou uniformy a osobní ochranné prostředky, společnost ERA zajistila dodržování institucionálních standardů a zároveň dosáhla lepšího poměru ceny a kvality.

Zvláště složitý úkol představoval sektor telekomunikací a veřejných služeb. Roztříštěné staré smlouvy rozptýlené po několika areálech způsobovaly, že náklady byly nepřehledné a obtížně spravovatelné. Společnost ERA sjednotila smlouvy, zavedla jasnější struktury a vyjednala výhodnější podmínky. Výsledkem byly nejen finanční úspory, ale také zjednodušení správy pro finančního ředitele a tým zodpovědný za nákup.

Společnost ERA se po celou dobu starala o provozní přechody. Díky přímému řízení spolupráce s dodavateli a předávání smluv vyžadoval projekt jen minimální zapojení vedení a zaměstnanců společnosti Chisholm – což bylo klíčové pro to, aby se mohli i nadále plně soustředit na poskytování vzdělávání. Klíčovou roli v tomto procesu sehráli finanční ředitel a tým pro veřejné zakázky, kteří poskytovali cenné postřehy a zpětnou vazbu.

Úspora 2,25 milionu dolarů, průměrné snížení o více než 30 %

Společnost ERA dosáhla v devíti kategoriích průměrných úspor přesahujících 30 %, což odpovídá roční úspoře ve výši 2,25 milionu dolarů.

Rozpis výsledků zahrnoval:

• V některých kategoriích můžete ušetřit až 55 %.
• V ostatních případech byly výsledky skromnější, ale přesto významné – dosáhly 15 %.
• Celkově pevnější a udržitelnější nákladová základna, ověřená v průběhu 24 měsíců v rámci monitorování prováděného agenturou ERA.

„Podařilo se nám také zavést efektivnější procesy, zlepšit kvalitu dodávek, uzavřít dohody s dodavateli a zavést technologické platformy téměř ve všech výdajových kategoriích. To vše se podařilo s minimální časovou náročností pro vedení i zaměstnance, což jim celý proces výrazně usnadnilo.“ — Tim Woods, hlavní konzultant, ERA Group

Řešení společnosti ERA přinesla nejen značné úspory, ale také něco méně hmatatelného, avšak stejně cenného: jistotu. Finanční ředitel a představenstvo nyní měli jistotu, že náklady jsou přehledné, pod kontrolou a strategicky řízené, což je zbavilo břemene finanční nejistoty a dodalo jim pocit jistoty.

Dlouhodobá hodnota: jistota, nejen úspory

Trvalá role společnosti ERA je důkazem našeho odhodlání zajistit finanční stabilitu institutu Chisholm. Díky sledování výkonnosti dodavatelů, ověřování úspor a podávání zpráv vedení zajišťuje ERA, že institut Chisholm zůstává finančně stabilní i přes vnější nejistoty, čímž poskytuje pocit jistoty a vzbuzuje důvěru v budoucnost institutu.

Díky tomuto projektu se vrcholové vedení mohlo začít soustředit na hlavní poslání institutu Chisholm – poskytování kvalitního vzdělání – namísto toho, aby se zaplétalo do řízení nákladů, což přineslo pocit úlevy a jistoty ohledně budoucnosti institutu.

Tato transformace má:

• Větší finanční nezávislost.
• Zvýšená transparentnost dodavatelů a lepší dodržování předpisů.
• Zjednodušení procesů a snížení administrativní zátěže.
• Zajištěná kvalita služeb při současném dosažení významných úspor.

„Kromě úspor v dolarech je nejvýznamnější výhodou jistota – vědomí, že náklady jsou přehledné, pod kontrolou a strategicky řízené.“ — vedení Chisholm Institute

Investice do vzdělávání prostřednictvím kontroly nákladů

Pro Chisholm Institute bylo partnerství s ERA důkazem toho, že úspory nákladů a kvalita vzdělávání mohou jít ruku v ruce. Díky strategickému řešení nepřímých nákladů přineslo ERA roční úspory v řádu milionů a zároveň dlouhodobě posílilo procesy.

Díky úspoře 2,25 milionu dolarů, průměrnému snížení nákladů o více než 30 % a větší důvěře ve vedení může institut nyní věnovat více prostředků svým studentům a naplňování svého poslání.

Pro vedoucí pracovníky ve školství, kteří čelí podobným tlakům, je poučení jasné: v každé organizaci se skrývají příležitosti. ERA je vyhledává, zajišťuje a dbá na to, aby byly trvalé.