Skupina ERA pomáhá organizaci Catholic Charities of Denver vrátit miliony dolarů zpět na její poslání

Klient

Organizace Catholic Charities of Denver poskytuje lidem v severním Coloradu přístřeší, stravu, ubytování, vzdělání, poradenství, nouzovou pomoc a nezbytné služby.

Jako jedna z největších ze 167 poboček organizace Catholic Charities v celých Spojených státech se organizace Catholic Charities of Denver zaměřuje na širokou škálu činností, mezi něž patří dostupné bydlení, předškolní vzdělávání, stejně jako služby v oblasti ubytování, pomoci ženám, seniorům, rodinám, příbuzným, farnostem a komunitám a poradenství.

Za uplynulý rok organizace CCD pomohla více než 53 000 lidem, poskytla více než 125 000 noclehů a rozdala 400 000 jídel. Organizace disponuje ročním rozpočtem ve výši 60 milionů dolarů a zaměstnává přibližně 600 lidí.

Výzva

Nedostatek centralizovaných interních personálních zdrojů a postupů pro externí zadávání zakázek bránil společnosti CCD v rozšiřování služeb, konsolidaci dodavatelů, zvyšování efektivity – a v úsporách.

Oblast bydlení v rámci CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI“)) představuje přibližně polovinu všech služeb, které organizace každoročně poskytuje. AHI spravuje 30 nemovitostí s 1 700 bytovými jednotkami, v nichž žije přibližně 3 500 obyvatel. Správa nemovitostí je jednou z hlavních nákladových položek v rámci této oblasti činnosti a vyžaduje nasazení mnoha interních pracovníků, včetně údržbářů, úklidových pracovníků, správců, hospodyně a dalších. Organizace také spolupracuje s několika stovkami externích dodavatelů služeb v oblasti údržby nemovitostí.

Stejně jako mnoho jiných neziskových organizací funguje i CCD bez centrálního oddělení pro nákup, které by mělo přehled o celé organizaci a dokázalo rozpoznat, kde by bylo možné využít úspory z rozsahu, konsolidaci dodavatelů a nákupní sílu k úspoře finančních prostředků a ke zvýšení efektivity a kvality služeb. Finanční ředitel Phil Vottiero si byl vědom toho, že by taková funkce byla pro Catholic Charities of Denver přínosem, ale uvědomil si, že by ji možná bylo třeba zajistit z vnějšku organizace.

Řešení

Společnost ERA vytvořila hybridní model správy interních zařízení, který umožňuje dohlížet na dodavatele i interní pracovní sílu a zároveň dodržovat přísné standardy služeb.

Na konci roku 2020 oslovila společnost Vottiero firmu ERA Group. Úkolem ERA Group bylo provést komplexní analýzu výdajů agentury a navrhnout různé pracovní postupy, které by společnosti CCD umožnily vyhodnotit její výdaje v celé řadě oblastí, přičemž hlavní pozornost byla věnována oblasti bydlení.

„Díky tomu, že jsme přizvali odborníka, jako je společnost ERA, který nám poskytl nezávislý pohled a provedl objektivní posouzení, jsme mohli zhodnotit, jakým způsobem docházelo k vynakládání prostředků a kde nám unikaly příležitosti – což bychom sami nikdy nedokázali.“ — Phil Vottiero, finanční ředitel, Catholic Charities of Denver

Skupina ERA Group dospěla k závěru, že snížení výdajů na externí dodavatele představuje pouze část možných úspor. Kromě vypracování plánu na lepší řízení dodavatelů se rozhodla prozkoumat také vlastní pracovní sílu společnosti CCD, aby dosáhla skutečně významného zlepšení.

Společnost CCD se plně zavázala k tomu, že se ke svým zaměstnancům bude chovat správně, a proto outsourcing třetí straně nikdy nepřicházel v úvahu. Rovněž trvala na tom, že je nutné zachovat velmi vysokou úroveň služeb, na kterou byli její obyvatelé zvyklí.

Společnost ERA vypracovala pro organizaci hybridní model – „projekt integrovaného správy budov“ –, v jehož rámci by došlo k maximalizaci využití zaměstnanců v rámci celé agentury a správa dodavatelů by byla centralizována u externího poskytovatele služeb integrované správy budov („IFM“). Žádný zaměstnanec by nebyl propuštěn ani přesunut na jinou pozici.

V případě fluktuace zaměstnanců vyhodnotí IFM ve spolupráci s CCD danou pozici a rozhodne, zda je třeba ji obsadit novým zaměstnancem, nebo zda postačí doplnit ji pracovními hodinami poskytovanými IFM. Tento dlouhodobý plán splnil všechny závazky organizace vůči zaměstnancům a zároveň v dlouhodobém horizontu umožnil zavést mnohem efektivnější a nákladově úspornější model.

Společnost ERA pomohla najít vhodného manažera integrovaných služeb, který zajišťuje veškerou běžnou údržbu ve spolupráci se zaměstnanci i dodavateli a řídí investiční projekty.

„Jedná se o program úspor, který se neustále vyvíjí, protože jeho dynamickou složkou jsou lidé, jejichž úlohy se snažíme přehodnotit, abychom mohli začít dosahovat větších úspor. Společnost ERA se na tuto problematiku dívá zcela jedinečným způsobem. Vidíme, jak lze dosáhnout zvýšení efektivity, a také jak může změna rozložení pracovních povinností a schopnost nahlížet na nemovitosti a obchodní subjekty v širším kontextu změnit celkový obraz. To se mi nikdy předtím nepodařilo.“ — Phil Vottiero, finanční ředitel, Catholic Charities of Denver

Výsledek

Společnost CCD má předpoklady k dosažení maximální efektivity a úspor přesahujících 30 % ročně již v rámci svého ministerstva pro bydlení, což ji vedlo k tomu, aby požádala ERA o rozšíření jejího působení v rámci celé organizace.

Na žádost pana Vottiera vytvořila agentura ERA zastřešující program, který má napříč všemi ministerstvy přispět k úsporám a zefektivnění činnosti.

„Pokud s tím, co nám bylo svěřeno, nenakládáme uvážlivě, nejenže plýtváme penězi, zdroji a energií, ale také jednáme v rozporu s tím, k čemu jsme povoláni, a to k tomu, abychom to, co nám bylo svěřeno, využili s maximální účinností.“ — Phil Vottiero, finanční ředitel, Catholic Charities of Denver

Každý dolar, který CCD ušetří, jim umožňuje pomoci většímu počtu lidí v nouzi v rámci všech svých aktivit. Jen díky projektu integrovaných zařízení může organizace Catholic Charities of Denver v průběhu deseti let ušetřit více než 30 milionů dolarů.

Celková roční úspora: 1 116 000 dolarů

• IFM: 620 000 dolarů
• Údržba a opravy: 116 000 dolarů
• Stravovací služby: 103 600 dolarů
• Telekomunikace: 93 600 dolarů
• Nakládání s odpady: 56 700 dolarů
• Kancelářské a úklidové potřeby: 54 000 dolarů
• Energetika a veřejné služby: 30 700 dolarů
• Informační technologie: 30 000 dolarů
• Tisk a propagace: 11 400 $

„ERA je partner, nikoli dodavatel. To nemohu dostatečně zdůraznit. Všichni jsme v průběhu let spolupracovali s mnoha konzultanty a dodavateli a těch, kteří způsobují více práce, než kolik vyřeší, je více než dost. ERA od samého začátku vytvořila model, který se snadno dodržoval, nezatěžoval žádnou jednotlivou osobu ani oblast a umožnil nám pokročit v celé řadě projektů. ERA nám poskytla obrovskou příležitost k naplnění našeho poslání tím, že využila zdroje, které jsme dostali, a umožnila nám přesunout úspory do dalších programů s velkým dopadem.“ — Phil Vottiero, finanční ředitel, Catholic Charities of Denver