Skupina ERA pomáhá organizaci Catholic Charities of Denver vrátit miliony dolarů zpět na její poslání

Klient

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Za uplynulý rok organizace CCD pomohla více než 53 000 lidem, poskytla více než 125 000 noclehů a rozdala 400 000 jídel. Organizace disponuje ročním rozpočtem ve výši 60 milionů dolarů a zaměstnává přibližně 600 lidí.

Výzva

Nedostatek centralizovaných interních personálních zdrojů a postupů pro externí zadávání zakázek bránil společnosti CCD v rozšiřování služeb, konsolidaci dodavatelů, zvyšování efektivity – a v úsporách.

Oblast bydlení v rámci CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI“)) představuje přibližně polovinu všech služeb, které organizace každoročně poskytuje. AHI spravuje 30 nemovitostí s 1 700 bytovými jednotkami, v nichž žije přibližně 3 500 obyvatel. Správa nemovitostí je jednou z hlavních nákladových položek v rámci této oblasti činnosti a vyžaduje nasazení mnoha interních pracovníků, včetně údržbářů, úklidových pracovníků, správců, hospodyně a dalších. Organizace také spolupracuje s několika stovkami externích dodavatelů služeb v oblasti údržby nemovitostí.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Řešení

Společnost ERA vytvořila hybridní model správy interních zařízení, který umožňuje dohlížet na dodavatele i interní pracovní sílu a zároveň dodržovat přísné standardy služeb.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Skupina ERA Group dospěla k závěru, že snížení výdajů na externí dodavatele představuje pouze část možných úspor. Kromě vypracování plánu na lepší řízení dodavatelů se rozhodla prozkoumat také vlastní pracovní sílu společnosti CCD, aby dosáhla skutečně významného zlepšení.

Společnost CCD se plně zavázala k tomu, že se ke svým zaměstnancům bude chovat správně, a proto outsourcing třetí straně nikdy nepřicházel v úvahu. Rovněž trvala na tom, že je nutné zachovat velmi vysokou úroveň služeb, na kterou byli její obyvatelé zvyklí.

Společnost ERA vypracovala pro organizaci hybridní model – „projekt integrovaného správy budov“ –, v jehož rámci by došlo k maximalizaci využití zaměstnanců v rámci celé agentury a správa dodavatelů by byla centralizována u externího poskytovatele služeb integrované správy budov („IFM“). Žádný zaměstnanec by nebyl propuštěn ani přesunut na jinou pozici.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

Společnost ERA pomohla najít vhodného manažera integrovaných služeb, který zajišťuje veškerou běžnou údržbu ve spolupráci se zaměstnanci i dodavateli a řídí investiční projekty.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Výsledek

Společnost CCD má předpoklady k dosažení maximální efektivity a úspor přesahujících 30 % ročně již v rámci svého ministerstva pro bydlení, což ji vedlo k tomu, aby požádala ERA o rozšíření jejího působení v rámci celé organizace.

Na žádost pana Vottiera vytvořila agentura ERA zastřešující program, který má napříč všemi ministerstvy přispět k úsporám a zefektivnění činnosti.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Každý dolar, který CCD ušetří, jim umožňuje pomoci většímu počtu lidí v nouzi v rámci všech svých aktivit. Jen díky projektu integrovaných zařízení může organizace Catholic Charities of Denver v průběhu deseti let ušetřit více než 30 milionů dolarů.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]