Non è possibile prevenire un terremoto. Ma è possibile adeguare la propria struttura dei costi.

• Non puoi impedire che si verifichi un terremoto. Ma puoi preparare la tua struttura dei costi. Hai mai vissuto un “terremoto”? Io sì, nell’agosto del 2016.

Eravamo in viaggio a Roma con i bambini (all’epoca erano ancora piccoli). Era mattina; ci stavamo sistemando in hotel per uscire, quando all’improvviso tutto ha cominciato a tremare.

Non era né forte né violento.

Per qualche secondo, l'intero edificio sembrò tremare, come se qualcuno di enorme lo avesse sollevato e scosso delicatamente.

E la cosa più strana non era il movimento in sé, ma la sensazione che ti lasciava dopo.

Per qualche secondo non sai se sia successo davvero qualcosa o meno.

Che fosse l'edificio.

Che fosse la tua testa.

Se te lo sei solo immaginato.

Finché non ti rendi conto che sì, era vero. Che era un terremoto, anche se molto lontano.

L'epicentro si trovava a circa 300 chilometri di distanza. A Roma abbiamo avvertito solo la scossa di assestamento, un leggero tremolio. Nient'altro.

Ma la sensazione che rimane è un'altra: non siamo nessuno. Che ci sono cose che, in pochi secondi, possono cambiare tutto.

E che, spesso, non c'è proprio nulla che si possa fare.

• Perché, anche se non è possibile evitare uno sconvolgimento nella vostra struttura dei costi, potete prepararvi ad affrontarne le conseguenze: ed è proprio di questo che vi parlerò nei prossimi minuti.

Quando non sei sicuro che sia successo qualcosa, ma in realtà è successo.

Quel momento è davvero imbarazzante.

Perché non c'è alcun segnale evidente: non cade nulla, non suona nessun allarme, nessuno corre…

Eppure, sai che qualcosa è cambiato sotto i tuoi piedi.

È esattamente quello che vedo ogni giorno in molte grandi aziende quando si parla di costi.

Non si intravede alcuna crisi.

Non c'è nessun incendio da spegnere.

Non c'è alcun crollo finanziario.

Ma qualcosa si sta muovendo:

I margini si stanno riducendo sempre di più

• Le deviazioni sono più frequenti.
• E le previsioni non si realizzano più così facilmente.
• E, come mi è successo in quell’hotel, la reazione è solitamente di scetticismo:
• Sta succedendo davvero qualcosa, o è solo una sensazione?
• Si tratta di un problema strutturale o di un caso isolato?
• È meglio agire o aspettare?
• La falsa tranquillità è il rischio maggiore. A Roma non si è diffuso il panico perché il terremoto era lontano, lento e di scarsa intensità.

Non è successo niente di «grave».

Ed è proprio per questo motivo che è facile sottovalutarlo.

Lo stesso vale per i costi.

Le grandi aziende raramente falliscono dall'oggi al domani.

La realtà è molto più complessa:

• piccole inefficienze che assumono un carattere cronico;
• decisioni che vengono ripetute semplicemente perché sono tali;
• strutture dei costi concepite per un contesto che non esiste più.
• È un continuo dispendio di risorse che non è possibile eliminare, ma solo ottimizzare.
• E la cosa più pericolosa è pensare che, dato che non è ancora successo nulla, non succederà nulla.

• Ci sono cose che non puoi controllare. Altre invece sì.

Non puoi impedire che si verifichi un terremoto; non dipende da te. Puoi preoccuparti o meno, ma questo non cambia la situazione.

In quel momento, in quell’albergo, non potevo fare altro che accettare l’idea che esistono forze ben più grandi di te.

Ma i costi di un'azienda non sono certo un terremoto — per fortuna — o, se lo sono, possono essere ridotti al minimo.

E questa distinzione è fondamentale per un amministratore delegato o un direttore finanziario.

Il problema non è l'incertezza dei mercati, l'inflazione, la situazione geopolitica o l'energia.

Si tratterebbe del terremoto.

Il problema è non essersi preparati all'eventualità di una scossa, anche se lieve.

• Perché le aziende che ne pagano davvero le conseguenze non sono quelle che subiscono uno shock esterno, bensì quelle che si rendono conto troppo tardi che la loro struttura interna non era pronta ad assorbirlo.

La maggior parte delle aziende reagisce solo quando ormai tutto è già cambiato.

Molte organizzazioni reagiscono solo quando:

• il bilancio non è più in pareggio;
• il consiglio inizia a fare domande;
• le differenze sono troppo evidenti.
• E poi agiscono in fretta.
• A volte troppo in fretta, perché reagire non è la stessa cosa che anticipare, e le decisioni prese in fretta non tengono conto del rapporto tra costi e benefici.
• Quella non è ottimizzazione; è una reazione.

• Ottimizzare i costi non significa prevenire un terremoto, ma progettare bene l'edificio.

Si basano sul presupposto che ci sarà un cambiamento, e l'ottimizzazione dei costi dovrebbe funzionare allo stesso modo.

Non si tratta di spendere meno solo per il gusto di farlo, ma di capire:

• quali costi sono di natura strutturale e quali sono dovuti all'inerzia;
• quali processi apportano un valore aggiunto reale e quali invece sono solo un peso;
• quali decisioni sono dettate dalla paura e quali sono prese in modo strategico.
• Un'azienda ben ottimizzata è quella che resiste meglio ai cambiamenti.
• Questo approccio trova chiara espressione nel recente video di Schmitz Cargobull Iberica: partire dal presupposto che i terremoti si verificheranno e progettare la struttura in modo che sia in grado di resistervi fa parte della filosofia gestionale dell'azienda sotto la guida di Jordi Romero Jimenez.
• L'errore più comune che riscontro nelle grandi organizzazioni è che molti dirigenti pensano: «Ci occuperemo della questione quando sarà necessario», «Non è il momento giusto», «Per ora va tutto bene».

È esattamente quello che ho provato in quei pochi secondi in hotel.

Quell'inquietante incertezza di non sapere se fosse successo qualcosa di abbastanza «grave» da giustificare un intervento.

Ma quando si tratta di costi, aspettare raramente è una scelta vantaggiosa.

Perché una volta che il cambiamento diventa evidente, non stai più ottimizzando; stai correggendo in fretta ciò che non è stato affrontato con calma.

• Se si interviene per tempo, l'impatto è meno grave. La differenza tra un'azienda in difficoltà e una che si adatta bene non sta nell'intensità del terremoto, ma nel momento in cui ha iniziato a prepararsi.

Se iniziate a lavorare sulla vostra struttura dei costi fin da ora:

• si individuano le tensioni prima che diventino dolorose;
• puoi stabilire le priorità con giudizio;
• prendi decisioni senza fretta né clamore.
• E quando arriveranno le scosse di assestamento — perché arrivano sempre — non ti coglieranno alla sprovvista.
• Non aspettare che ci sia un terremoto: preparati. Una cosa è certa: ci sono cose che non puoi controllare e altre che invece puoi, anche se preferiresti non affrontarle ancora.

Quando si parla di costi, guardare al futuro prima che qualcosa accada è un segno di responsabilità.

Perché la vera ottimizzazione inizia quando si decide di progettare una struttura in grado di resistere anche quando il terreno trema leggermente.

Se vuoi discutere di come realizzare questa struttura nella tua azienda, scrivimi pure.

Grazie per aver letto.

𝗙𝗲𝗹𝗶𝘇 𝗱í𝗮.