ERA Group ayuda a Catholic Charities de Denver a destinar millones de nuevo a su misión

El cliente

La organización Catholic Charities of Denver ofrece refugio, alimentación, vivienda, educación, asesoramiento y asistencia de emergencia, así como servicios esenciales a las personas del norte de Colorado.

Como una de las mayores de las 167 filiales de Caridades Católicas en los Estados Unidos, la labor de Caridades Católicas de Denver se centra en un amplio espectro de ministerios: incluyendo vivienda asequible; educación infantil temprana; así como refugio, servicios para mujeres, personas mayores, familias, parentesco, parroquias, comunidades y asesoramiento.

Durante el último año, CCD prestó servicios a más de 53 000 personas, ofreció más de 125 000 noches de alojamiento y sirvió 400 000 comidas. La organización opera con un presupuesto anual de 60 millones de dólares y cuenta con unos 600 empleados.

El desafío

La falta de recursos laborales internos centralizados y de prácticas de contratación externas impidió que CCD ampliara sus servicios, consolidara proveedores, aumentara la eficiencia y ahorrara dinero.

El ministerio de vivienda de CCD (Archdiocesan Housing, Inc. (“AHI”)) representa aproximadamente la mitad de todos los servicios que la organización ofrece anualmente. AHI cuenta con 30 propiedades que suman 1700 unidades y albergan a unos 3500 residentes. La administración de las instalaciones es uno de los principales gastos del ministerio y emplea a numerosos recursos internos, como técnicos de mantenimiento, conserjes, personal de limpieza y otros. La organización también contrata a cientos de proveedores externos para servicios de mantenimiento relacionados con las propiedades.

Al igual que muchas organizaciones sin fines de lucro, CCD opera sin una función de adquisiciones centralizada que analice toda la organización y determine dónde se podrían aprovechar la economía de escala, la consolidación de proveedores y el poder adquisitivo para ahorrar dinero y aumentar la eficiencia y los servicios. El director financiero, Phil Vottiero, sabía que Catholic Charities of Denver se beneficiaría de una función de este tipo, pero se dio cuenta de que tal vez tendría que provenir de fuera de la organización.

La solución

ERA creó un modelo híbrido de gestión interna de instalaciones para supervisar a los proveedores y al personal interno, manteniendo al mismo tiempo estrictos estándares de servicio.

A finales de 2020, Vottiero contrató a ERA Group. La tarea de ERA Group consistía en analizar la totalidad del gasto de la agencia y crear diferentes flujos de trabajo que permitieran a CCD evaluar su gasto en diversas áreas, principalmente en vivienda.

“Contar con un experto como ERA, que aportara esa perspectiva independiente y esa revisión separada, nos permitió analizar cómo se estaban realizando los gastos y dónde estábamos perdiendo oportunidades; algo que nunca hubiéramos podido lograr por nuestra cuenta.” — Phil Vottiero, director financiero de Catholic Charities of Denver

ERA Group determinó que reducir el gasto con proveedores externos era solo una parte de la oportunidad. Además de diseñar un plan para gestionar mejor a los proveedores, optaron por analizar la plantilla interna de CCD para lograr un impacto real.

CCD estaba plenamente comprometida con el bienestar de sus empleados, por lo que subcontratar a un tercero nunca fue una opción. Además, insistían en que el alto nivel de servicio al que sus residentes estaban acostumbrados debía mantenerse.

ERA ideó un modelo híbrido para la organización —un “proyecto de instalaciones integradas”— mediante el cual se maximizaría la utilización de los empleados en toda la agencia y la gestión de proveedores se centralizaría en un gestor de instalaciones integradas (IFM, por sus siglas en inglés) externo. No se despediría ni se reubicaría a ningún empleado.

A medida que se produzca la rotación de personal, el IFM, en coordinación con el CCD, evaluará el puesto y determinará si es necesario reemplazarlo o simplemente complementarlo con las horas de servicio que proporciona el IFM. Este plan a largo plazo respetó todos los compromisos de la organización con el personal, al tiempo que permitió un modelo mucho más eficiente y rentable con el tiempo.

ERA ayudó a reclutar al gestor de instalaciones integral adecuado para encargarse de todas las operaciones de mantenimiento diarias, tanto con los empleados como con los proveedores, y para gestionar los proyectos de inversión de capital.

“Es un programa de ahorros en constante evolución porque tenemos un componente dinámico —las personas— que estamos intentando reajustar para poder empezar a lograr mayores ahorros. ERA lo ha abordado de una manera única. Estamos viendo cómo se puede obtener una mayor eficiencia, así como cómo la redefinición de las responsabilidades laborales y la capacidad de analizar todas las propiedades y entidades comerciales pueden transformar el panorama. Nunca antes había podido hacer eso.” — Phil Vottiero, director financiero de Catholic Charities of Denver

El resultado

CCD está en condiciones de lograr la máxima eficiencia y un ahorro superior al 30 % anual solo en su ministerio de vivienda, lo que la ha impulsado a solicitar a ERA que amplíe su presencia en toda la organización.

A petición de Vottiero, ERA ha creado un programa integral que abarca todos los ministerios para lograr ahorros financieros y una mayor eficiencia.

“Si no administramos con prudencia lo que se nos da, más allá de malgastar dinero, recursos y energía, estaremos actuando en contra de nuestra misión, que es tomar lo que se nos da y utilizarlo con la máxima eficiencia.” — Phil Vottiero, director financiero de Catholic Charities of Denver

Cada dólar que ahorra CCD les permite ayudar a más personas necesitadas en todos sus ministerios. Solo con el proyecto de instalaciones integradas, Catholic Charities of Denver está en condiciones de ahorrar más de 30 millones de dólares en 10 años.

Ahorro anual total: $1.116.000

• IFM: $620,000
• Mantenimiento/reparaciones: $116,000
• Servicios de alimentación: $103,600
• Telecomunicaciones: $93.600
• Gestión de residuos: 56.700 dólares
• Suministros de oficina y limpieza: $54,000
• Energía/servicios públicos: $30,700
• Tecnología de la información: $30,000
• Impresión y material promocional: $11,400

“ERA es un socio, no un proveedor. No puedo enfatizarlo lo suficiente. Todos hemos trabajado con muchos consultores y contratistas a lo largo de nuestra trayectoria, y hay muchos que generan más trabajo del que resuelven. Lo que ERA hizo desde el principio fue crear un modelo fácil de seguir, que no sobrecargaba a ninguna persona ni área en particular, y que nos permitió avanzar en una amplia gama de proyectos. ERA nos brindó una gran oportunidad para impulsar nuestra misión al aprovechar los recursos que se nos han asignado y permitirnos reinvertir los ahorros en programas adicionales de alto impacto.” — Phil Vottiero, Director Financiero, Caridades Católicas de Denver