Gestión ágil y automatización robótica de procesos: ¡las herramientas perfectas para una crisis!

¿Son la agilidad y la RPA solo palabras de moda en este momento, o son auténticas herramientas de ayuda en tiempos de crisis?

RPA (automatización robótica de procesos) es actualmente un acrónimo bastante popular. La automatización de estos procesos es un tema de gran relevancia, especialmente en las grandes empresas con un gran volumen de transacciones administrativas. Las empresas pueden ahorrar horas de trabajo de sus empleados, lo que aumenta la eficiencia de los procesos y la flexibilidad en tiempos de crisis. Ser «ágil» es igual de importante. La gestión ágil de proyectos se basa en la idea de la entrega gradual del producto en situaciones en las que el producto final no se puede definir con precisión desde el principio. En otras palabras, sabemos lo que queremos conseguir, pero aún no conocemos algunos de los detalles del encargo, o el entorno que nos rodea está cambiando de forma dinámica. Un aspecto interesante de este enfoque es que podemos perfeccionar el producto final a través de estos pasos graduales, pero al mismo tiempo somos capaces de controlar muy bien los costes precisamente porque entregamos y mejoramos el producto de forma gradual. El control de costes es especialmente importante en este momento. Al combinar la agilidad y la RPA, estos términos de moda se convierten en un enfoque muy eficaz para la automatización en una era que requiere, por un lado, flexibilidad y eficiencia (automatización), pero, al mismo tiempo, más que nunca, un estricto control de costes. Por lo tanto, automatizaremos gradualmente partes del proceso en función de lo crítico que sea para nosotros y de cuánto tengamos que gastar en su automatización. Ideal en una era poscrisis.

¿Es todo tan sencillo como parece a primera vista?

En ambos casos, es necesario saber cómo hacerlo. Al implementar la RPA, hay que saber qué procesos se pueden automatizar, si merece la pena, si es técnicamente posible y qué procesos conviene automatizar antes y cuáles después. Con la gestión ágil de proyectos, es necesario crear las condiciones adecuadas, involucrar a las personas adecuadas en el proceso y seguir ciertas reglas que respalden los proyectos ágiles. En ambos casos, es necesario entonces vender adecuadamente el «porqué» a todo el equipo de la empresa. Una forma de hacerlo es formar a los expertos internos; hay muchos recursos de formación en el mercado. Otra forma es contratar a especialistas externos que guíen a la empresa a lo largo de todo el proceso. Estos pueden ser consultores externos, especialmente para proyectos a corto plazo, o gestores interinos para proyectos a largo plazo. Un gestor interino puede formar parte de los equipos internos, lo que elimina las preocupaciones sobre trabajar con un tercero independiente.