Ödün Vermeden Eğitim: Chisholm Enstitüsü, ERA Group ile Nasıl 2,25 Milyon Dolar Tasarruf Etti?

Artan Maliyetler, Azalan Gelirler

Chisholm Institute’un da dahil olduğu Avustralya’nın mesleki eğitim ve öğretim sektörü, ciddi bir mali zorlukla karşı karşıya bulunmaktadır. Uluslararası öğrenci gelirlerindeki düşüş ve devlet finansmanındaki belirsizlik, maliyet yönetimi çözümlerine yönelik acil bir ihtiyaç doğurmuştur.

Örneğin, Enstitü, bütçesinin önemli bir kısmını tüketen artan kamu hizmetleri ve telekomünikasyon maliyetlerini karşılamakta zorlanıyordu.

Aynı zamanda, işletme maliyetleri de artıyordu. Kamu hizmetleri ve fotokopi hizmetlerinden temizlik malzemelerine ve telekomünikasyona kadar, birden fazla kampüsü işletmenin günlük maliyetleri mali istikrarı sarsıyordu.

Yönetim Kurulu net bir talimat verdi: mali bağımsızlığı artırmak. Yeni atanan CFO için, iç ekiplerin tam olarak ele almak için ne zamanı ne de kapasitesi bulunan çeşitli kategorilerdeki harcamaları gözden geçirmek üzere uzmanlık bilgisinin yanı sıra, acilen güven verici bir adım atılması gerekiyordu.

İşte o zaman Chisholm, ERA Group'a başvurdu.

Göz Önünde Gizlenmiş Maliyetler

Chisholm’un dolaylı maliyetleri dokuz kategoriye ayrılmıştı: elektrik, telekomünikasyon, endüstriyel gazlar, temizlik malzemeleri, üniformalar ve kişisel koruyucu ekipman, fotokopi hizmetleri, ofis malzemeleri, kayıt yönetimi ve seyahat.

Görünüşte her şey yolunda gidiyor gibi görünüyordu. Ancak sistematik bir karşılaştırma çalışması yapılmadığı için, tedarikçilerin fiyatlandırmasındaki tutarsızlıklar, dağınık sözleşmeler ve teknoloji platformlarındaki verimsizlikler, gizli harcamaların bütçeleri tüketmesine neden oluyordu.

Burada iki sorun vardı:

• Hızlı ve önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlayın.
• Hizmet kalitesini korumak ve iş sürekliliğini sağlamak için süreçleri ve tedarikçi sözleşmelerini güçlendirin.

İçgörüyü Eyleme Dönüştürmek

Baş Danışman Tim Woods’un liderliğindeki ERA Group ekibi, başlıca maliyet kategorileri üzerinde kapsamlı bir analiz gerçekleştirerek, maliyet yönetimi alanındaki titiz yaklaşımını ve uzmanlığını ortaya koydu.

Veriler ve Karşılaştırmalı Değerlendirme: Tedarikçilerin fiyatlandırma ve sözleşme koşulları piyasa standartlarıyla karşılaştırılarak, eksiklikler ve tutarsızlıklar ortaya çıkarıldı.

Teknoloji ve Süreçler: ERA, şeffaflığı ve mevzuata uygunluğu kısıtlayan eski sistem ve platformları tespit etti.

Tedarikçi Yapılandırması: Rekabet gücünü ve kaliteyi artırmak amacıyla sözleşmeler sadeleştirildi, tedarikçiler birleştirildi ve şartlar yeniden müzakere edildi.

Kurumsal Sosyal Sorumluluk ve Süreklilik: Üniforma ve kişisel koruyucu ekipman gibi hassas ürün kategorilerinde ERA, kurumsal standartlara uyumu sağlarken daha iyi bir fiyat-fayda oranı da sundu.

Telekomünikasyon ve kamu hizmetleri alanında özellikle karmaşık bir zorluk ortaya çıktı. Birden fazla kampüse yayılmış dağınık eski sözleşmeler, maliyetleri belirsiz hale getirmiş ve yönetilmesini zorlaştırmıştı. ERA, sözleşmeleri tek bir çatı altında topladı, daha net yapılar oluşturdu ve daha avantajlı şartlar elde etmek için müzakereler yürüttü. Sonuçta sadece mali tasarruf sağlanmakla kalmadı, aynı zamanda CFO ve satın alma ekibi için yönetim süreci de basitleştirildi.

ERA, süreç boyunca operasyonel geçişlerin yükünü üstlendi. Tedarikçilerle olan ilişkilerin ve sözleşme devirlerinin doğrudan yönetilmesi sayesinde, proje Chisholm yönetimi ve personelinden asgari düzeyde katkı gerektirdi; bu da eğitim hizmetlerine odaklanılmasını sürdürmek açısından hayati bir faktör oldu. CFO ve satın alma ekibi, değerli görüşler ve geri bildirimler sunarak bu süreçte kilit bir rol oynadı.

2,25 milyon dolar tasarruf, ortalama %30'un üzerinde azalma

ERA, dokuz kategoride ortalama %30'un üzerinde tasarruf sağladı; bu da yıllık 2,25 milyon dolarlık bir tasarruf anlamına geliyor.

Sonuçların dağılımı şunları içeriyordu:

• Bazı kategorilerde %55'e varan indirimler.
• Diğerlerinde ise %15 gibi daha mütevazı ama anlamlı sonuçlar elde edildi.
• ERA’nın 24 ay boyunca sürdürdüğü izleme çalışmalarıyla teyit edilen, genel olarak daha sağlam ve sürdürülebilir bir maliyet yapısı.

“Neredeyse her gider kategorisi için daha iyi süreçler, tedarik kalitesi, tedarikçi sözleşmeleri ve teknoloji platformları hayata geçirmeyi başardık. Tüm bunlar, yönetim ve personelin minimum zaman harcamasıyla gerçekleştirildi; bu da süreci onlar için kolaylaştırdı.” — Tim Woods, Baş Danışman, ERA Group

ERA’nın çözümleri, sadece önemli ölçüde tasarruf sağlamakla kalmadı, aynı zamanda daha az somut ancak aynı derecede değerli bir şey de sağladı: güvence. CFO ve Yönetim Kurulu artık maliyetlerin anlaşıldığına, kontrol altına alındığına ve stratejik olarak yönetildiğine dair güven duyuyordu; bu da onları finansal belirsizliğin yükünden kurtararak bir güvenlik duygusu sağladı.

Uzun Vadeli Değer: Sadece Tasarruf Değil, Güven

ERA’nın üstlendiği sürekli rol, Chisholm’un mali dayanıklılığına olan bağlılığımızın bir kanıtıdır. ERA, tedarikçilerin performansını izleyerek, tasarrufları doğrulayarak ve yönetim kadrosuna raporlar sunarak, dışsal belirsizliklere rağmen Chisholm’un mali dayanıklılığını korumasını sağlar; böylece Enstitü’ye bir güvenlik duygusu kazandırır ve geleceğine güven aşılar.

Bu proje, üst yönetimin maliyet kontrolüyle uğraşmak yerine Chisholm’un temel misyonu olan yüksek kaliteli eğitim sunmaya odaklanmasını sağladı; bu da Enstitü’nün geleceği konusunda bir rahatlama ve güven duygusu yarattı.

Bu dönüşüm şunları içeriyor:

• Finansal bağımsızlığın artırılması.
• Tedarikçilerde şeffaflık ve mevzuata uygunluğun artırılması.
• İşlemlerin basitleştirilmesi ve idari yükün azaltılması.
• Hizmet kalitesini korurken önemli ölçüde tasarruf sağladı.

“Maliyet tasarrufunun ötesinde, en önemli fayda güvendir; maliyetlerin anlaşıldığını, kontrol altında tutulduğunu ve stratejik olarak yönetildiğini bilmek.” — Chisholm Enstitüsü yönetimi

Maliyetleri Kontrol Altına Alarak Eğitime Yatırım Yapmak

Chisholm Enstitüsü için ERA ortaklığı, maliyet tasarrufu ile eğitim kalitesinin bir arada sağlanabileceğini kanıtladı. ERA, dolaylı maliyetleri stratejik bir yaklaşımla ele alarak yıllık milyonlarca dolarlık tasarruf sağlarken, süreçleri uzun vadede de güçlendirdi.

2,25 milyon dolarlık tasarruf, ortalama %30'un üzerinde bir maliyet indirimi ve yönetim kadrosuna duyulan güvenin artmasıyla birlikte, Enstitü artık daha fazla kaynağı öğrencilerine ve misyonuna ayırabilir.

Benzer baskılarla karşı karşıya olan eğitim liderleri için çıkarılacak ders açıktır: Her kuruluşta gizli fırsatlar vardır. ERA bu fırsatları bulur, güvence altına alır ve kalıcı olmalarını sağlar.