ERA Group, Denver Katolik Hayır Kurumları'nın milyonlarca doları misyonuna yeniden yatırmasına yardımcı oluyor

Müşteri

Denver Katolik Yardım Kuruluşu, Kuzey Colorado’daki insanlara barınma, yemek, konut, eğitim ve danışmanlık hizmetleri sunmanın yanı sıra acil yardım ve hayati önem taşıyan hizmetler de sağlamaktadır.

Amerika Birleşik Devletleri genelinde Catholic Charities’in 167 şubesinden en büyüklerinden biri olan Denver Catholic Charities, faaliyetlerini çok çeşitli hizmet alanlarına odaklamaktadır: Bunlar arasında uygun fiyatlı konut, erken çocukluk eğitimi ile barınma, kadınlara yönelik hizmetler, yaşlılara yönelik hizmetler, aile hizmetleri, akrabalık hizmetleri, cemaat hizmetleri, toplum hizmetleri ve danışmanlık hizmetleri yer almaktadır.

Geçtiğimiz yıl boyunca CCD, 53.000'den fazla kişiye hizmet verdi, 125.000'den fazla gecelik barınma sağladı ve 400.000 öğün yemek dağıttı. Kuruluş, 60 milyon dolarlık yıllık bütçeyle ve yaklaşık 600 çalışanıyla faaliyet göstermektedir.

Zorluk

Merkezi bir iç işgücü kaynağının ve dış tedarik uygulamalarının bulunmaması, CCD’nin hizmetlerini genişletmesini, tedarikçileri tek bir çatı altında toplamasını, verimliliği artırmasını ve maliyet tasarrufu sağlamasını engelledi.

CCD’nin konut bakanlığı (Archdiocesan Housing, Inc. (“AHI”)) kuruluşun her yıl sunduğu hizmetlerin yaklaşık yarısını oluşturmaktadır. AHI, yaklaşık 3.500 sakini barındıran 1.700 konuttan oluşan 30 gayrimenkulü bünyesinde barındırmaktadır. Tesis yönetimi, bakanlığın temel gider kalemlerinden biridir ve bakım teknisyenleri, temizlik görevlileri, hademeler, ev hizmetlileri ve diğerleri dahil olmak üzere birçok iç kaynağı istihdam etmektedir. Kuruluş ayrıca, mülklerle ilgili bakım hizmetleri için birkaç yüz dış hizmet sağlayıcısıyla da çalışmaktadır.

Birçok kar amacı gütmeyen kuruluş gibi, CCD de kurumun genelini gözden geçirip, maliyet tasarrufu sağlamak, verimliliği ve hizmet kalitesini artırmak için ölçek ekonomisi, tedarikçi konsolidasyonu ve satın alma gücünün nerelerde kullanılabileceğini belirleyen merkezi bir satın alma birimi olmadan faaliyet göstermektedir. CFO Phil Vottiero, Denver Katolik Hayır Kurumları’nın böyle bir birimden fayda sağlayacağının farkındaydı, ancak bunun kurum dışından sağlanması gerekebileceğini de fark etti.

Çözüm

ERA, sıkı hizmet standartlarını korurken tedarikçileri ve şirket içi personeli denetlemek üzere karma bir iç tesis yönetimi modeli oluşturdu.

2020 yılının sonlarında Vottiero, ERA Group ile anlaştı. ERA Group’un görevi, ajans harcamalarının genelini incelemek ve CCD’nin başta konut olmak üzere birçok alanda harcamalarını değerlendirebilmesini sağlayacak farklı iş akışları oluşturmaktı.

“ERA gibi bir uzmanın devreye girip bağımsız bir bakış açısı sunması ve ayrı bir inceleme yapması, harcamaların nasıl yapıldığını ve hangi fırsatları kaçırdığımızı görmemizi sağladı; bu, kendi başımıza asla başaramayacağımız bir şeydi.” — Phil Vottiero, CFO, Denver Katolik Hayır Kurumları

ERA Group, üçüncü taraf tedarikçilere yapılan harcamaları azaltmanın fırsatın sadece bir parçası olduğuna karar verdi. Tedarikçileri daha iyi yönetmek için bir plan hazırlamanın yanı sıra, gerçek bir etki yaratmak amacıyla CCD’nin kendi iç işgücünü de incelemeye karar verdiler.

CCD, çalışanlarına karşı doğru davranmaya son derece önem veriyordu; bu nedenle işleri üçüncü bir tarafa yaptırmak hiçbir zaman gündeme gelmedi. Ayrıca, sakinlerinin alışık olduğu son derece yüksek hizmet standardının devam etmesi gerektiği konusunda da kararlıydılar.

ERA, kurum için bir “entegre tesis projesi” adı verilen karma bir model geliştirdi; bu modelde, kurum genelinde çalışanların verimliliği en üst düzeye çıkarılacak ve tedarikçi yönetimi, üçüncü taraf bir entegre tesis yöneticisi (“IFM”) tarafından merkezi olarak yürütülecekti. Hiçbir çalışan işten çıkarılmayacak veya görevinden alınmayacaktı.

Personel değişimi meydana geldiğinde, IFM, CCD ile koordineli olarak durumu değerlendirecek ve söz konusu pozisyonun yeniden doldurulması mı, yoksa sadece IFM tarafından sağlanan hizmet saatleriyle desteklenmesi mi gerektiğine karar verecektir. Bu uzun vadeli plan, kuruluşun personele karşı tüm taahhütlerini yerine getirirken, zaman içinde çok daha verimli ve maliyet etkin bir modelin uygulanmasına olanak sağlamıştır.

ERA, hem çalışanlar hem de tedarikçilerle birlikte tüm günlük bakım faaliyetlerini yürütmek ve sermaye harcaması gerektiren projeleri yönetmek üzere uygun bir entegre tesis yöneticisinin işe alınmasına yardımcı oldu.

“Bu, sürekli gelişen bir tasarruf programıdır; çünkü daha büyük tasarruflar elde etmeye başlayabilmek için yeniden düzenlemeye çalıştığımız dinamik bir bileşenimiz var: insanlar. ERA bu konuyu kendine özgü bir bakış açısıyla ele alıyor. Verimlilik artışı sağlanabileceğini görüyoruz; ayrıca iş sorumluluklarının yeniden konumlandırılması ve mülkler ile iş birimlerinin genelini gözden geçirebilmenin durumu nasıl değiştirebileceğini de görüyoruz. Bunu daha önce hiç yapamamıştım.” — Phil Vottiero, CFO, Denver Katolik Hayır Kurumları

Sonuç

CCD, yalnızca konut bakanlığı kapsamında bile maksimum verimlilik ve yıllık %30'un üzerinde tasarruf elde etme potansiyeline sahip olduğundan, ERA'dan hizmetlerini kurumun genelinde genişletmesini talep etmiştir.

Vottiero’nun talebi üzerine ERA, mali tasarruf ve verimlilik sağlamak amacıyla tüm bakanlıklar arasında işlev görecek bir çatı program oluşturdu.

“Bize verilenleri akıllıca yönetmezsek, para, kaynak ve enerjiyi boşa harcamakla kalmaz, aynı zamanda bize verilenleri alıp bunları en verimli şekilde kullanmak olan görevimize de ters düşmüş oluruz.” — Phil Vottiero, Denver Katolik Hayır Kurumları Mali İşler Direktörü

CCD'nin tasarruf ettiği her dolar, kuruluşun çeşitli hizmet alanlarında daha fazla ihtiyaç sahibi insana yardım etmesini sağlıyor. Yalnızca entegre tesisler projesi sayesinde, Denver Katolik Hayır Kurumu 10 yıl içinde 30 milyon dolardan fazla tasarruf elde edecek.

Yıllık toplam tasarruf: 1.116.000 dolar

• IFM: 620.000 dolar
• Bakım/onarım: 116.000 dolar
• Yiyecek-içecek hizmetleri: 103.600 dolar
• Telekom: 93.600 dolar
• Atık yönetimi: 56.700 dolar
• Ofis ve temizlik malzemeleri: 54.000 dolar
• Enerji/kamu hizmetleri: 30.700 dolar
• Bilgi teknolojisi: 30.000 dolar
• Baskı ve tanıtım: 11.400 $

“ERA bir iş ortağıdır, bir tedarikçi değil. Bunun önemini ne kadar vurgulasam azdır. Hepimiz bugüne kadar pek çok danışman ve yükleniciyle çalıştık; ancak çözdüklerinden çok daha fazla iş yükü yaratanların sayısı azımsanmayacak kadar fazla. ERA'nın başından beri yaptığı şey, takip etmesi kolay, hiçbir kişiye veya alana yük oluşturmayan ve çok çeşitli projelerde ilerlememizi sağlayan bir model oluşturmaktı. ERA, bize verilen kaynakları kullanarak ve tasarrufları ek yüksek etkili programlara yeniden yatırmamıza izin vererek misyonumuzu ilerletmemiz için büyük bir fırsat sağladı.” — Phil Vottiero, CFO, Denver Katolik Hayır Kurumları