ERA Group, Denver Katolik Hayır Kurumları'nın milyonlarca doları misyonuna yeniden yatırmasına yardımcı oluyor

Müşteri

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Geçtiğimiz yıl boyunca CCD, 53.000'den fazla kişiye hizmet verdi, 125.000'den fazla gecelik barınma sağladı ve 400.000 öğün yemek dağıttı. Kuruluş, 60 milyon dolarlık yıllık bütçeyle ve yaklaşık 600 çalışanıyla faaliyet göstermektedir.

Zorluk

Merkezi bir iç işgücü kaynağının ve dış tedarik uygulamalarının bulunmaması, CCD’nin hizmetlerini genişletmesini, tedarikçileri tek bir çatı altında toplamasını, verimliliği artırmasını ve maliyet tasarrufu sağlamasını engelledi.

CCD’nin konut bakanlığı (Archdiocesan Housing, Inc. (“AHI”)) kuruluşun her yıl sunduğu hizmetlerin yaklaşık yarısını oluşturmaktadır. AHI, yaklaşık 3.500 sakini barındıran 1.700 konuttan oluşan 30 gayrimenkulü bünyesinde barındırmaktadır. Tesis yönetimi, bakanlığın temel gider kalemlerinden biridir ve bakım teknisyenleri, temizlik görevlileri, hademeler, ev hizmetlileri ve diğerleri dahil olmak üzere birçok iç kaynağı istihdam etmektedir. Kuruluş ayrıca, mülklerle ilgili bakım hizmetleri için birkaç yüz dış hizmet sağlayıcısıyla da çalışmaktadır.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Çözüm

ERA, sıkı hizmet standartlarını korurken tedarikçileri ve şirket içi personeli denetlemek üzere karma bir iç tesis yönetimi modeli oluşturdu.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

ERA Group, üçüncü taraf tedarikçilere yapılan harcamaları azaltmanın fırsatın sadece bir parçası olduğuna karar verdi. Tedarikçileri daha iyi yönetmek için bir plan hazırlamanın yanı sıra, gerçek bir etki yaratmak amacıyla CCD’nin kendi iç işgücünü de incelemeye karar verdiler.

CCD, çalışanlarına karşı doğru davranmaya son derece önem veriyordu; bu nedenle işleri üçüncü bir tarafa yaptırmak hiçbir zaman gündeme gelmedi. Ayrıca, sakinlerinin alışık olduğu son derece yüksek hizmet standardının devam etmesi gerektiği konusunda da kararlıydılar.

ERA, kurum için bir “entegre tesis projesi” adı verilen karma bir model geliştirdi; bu modelde, kurum genelinde çalışanların verimliliği en üst düzeye çıkarılacak ve tedarikçi yönetimi, üçüncü taraf bir entegre tesis yöneticisi (“IFM”) tarafından merkezi olarak yürütülecekti. Hiçbir çalışan işten çıkarılmayacak veya görevinden alınmayacaktı.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA, hem çalışanlar hem de tedarikçilerle birlikte tüm günlük bakım faaliyetlerini yürütmek ve sermaye harcaması gerektiren projeleri yönetmek üzere uygun bir entegre tesis yöneticisinin işe alınmasına yardımcı oldu.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Sonuç

CCD, yalnızca konut bakanlığı kapsamında bile maksimum verimlilik ve yıllık %30'un üzerinde tasarruf elde etme potansiyeline sahip olduğundan, ERA'dan hizmetlerini kurumun genelinde genişletmesini talep etmiştir.

Vottiero’nun talebi üzerine ERA, mali tasarruf ve verimlilik sağlamak amacıyla tüm bakanlıklar arasında işlev görecek bir çatı program oluşturdu.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

CCD'nin tasarruf ettiği her dolar, kuruluşun çeşitli hizmet alanlarında daha fazla ihtiyaç sahibi insana yardım etmesini sağlıyor. Yalnızca entegre tesisler projesi sayesinde, Denver Katolik Hayır Kurumu 10 yıl içinde 30 milyon dolardan fazla tasarruf elde edecek.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]