Образовање без компромиса: Како је Институт Чизхолм уштедео 2,25 милиона долара са ERA групом

Растући трошкови, смањени приходи

Аустралијски сектор стручног образовања и обуке, укључујући Институт Чизхолм, суочава се са озбиљним финансијским изазовом. Пад прихода међународних студената и неизвесност у вези са државним финансирањем створили су хитну потребу за решењима за управљање трошковима.

На пример, Институт се мучио да управља растућим трошковима комуналних услуга и телекомуникација, који су трошили значајан део њиховог буџета.

Истовремено, оперативни трошкови су расли. Од комуналних услуга до репрографије, средстава за чишћење до телекомуникација, свакодневни трошкови рада више кампуса нагризали су финансијску стабилност.

Одбор је поставио јасну директиву: побољшати финансијску самодовољност. За новоименованог финансијског директора, уверавања су била потребна одмах, заједно са стручном експертизом за преглед расхода по категоријама за које интерни тимови нису имали ни времена ни капацитета да се у потпуности позабаве.

Тада се Чизхолм обратио ERA групи.

Трошкови скривени на видику

Чизхолмови индиректни трошкови били су распоређени у девет категорија - електрична енергија, телекомуникације, индустријски гасови, средства за чишћење, униформе и лична заштитна опрема, репрографија, канцеларијски материјал, управљање евиденцијом и путовања.

На површини, ништа није изгледало ван контроле. Али без систематског упоређивања цена, аномалије у одређивању цена добављача, фрагментирани уговори и неефикасност технолошких платформи значили су да је скривено прекомерно трошење исцрпљивало буџете.

Изазов је био двострук:

• Остварите брзе и значајне уштеде трошкова.
• Ојачајте процесе и уговоре са добављачима како бисте заштитили квалитет услуга и осигурали континуитет пословања.

Претварање увида у акцију

Тим ЕРА групе, предвођен главним консултантом Тимом Вудсом, спровео је свеобухватну анализу главних категорија трошкова, демонстрирајући свој темељан приступ и стручност у управљању трошковима.

Подаци и бенчмаркинг: Цене добављача и услови уговора упоређени су са тржишним бенчмарковима, што је открило празнине и недоследности.

Технологија и процеси: ERA је идентификовала застареле системе и платформе који су ограничавали транспарентност и усклађеност.

Рационализација добављача: Уговори су поједностављени, добављачи консолидовани, а услови поново преговарани како би се побољшала конкурентност и квалитет.

КДО и континуитет: У осетљивим категоријама као што су униформе и ЛЗО, ERA је обезбедила усклађеност са институционалним стандардима, уз обезбеђивање боље вредности.

Један посебно сложен изазов појавио се у телекомуникацијама и комуналним услугама. Фрагментирани наслеђени уговори на више кампуса учинили су трошкове нетранспарентним и тешким за управљање. ERA је консолидовала уговоре, увела јасније структуре и испреговарала повољније услове. Резултат нису биле само финансијске уштеде већ и поједностављено управљање за финансијског директора и тим за набавке.

Током целог процеса, ERA је преузела оперативне транзиције. Директним управљањем ангажовањем добављача и примопредајом уговора, пројекат је захтевао минималан допринос од менаџмента и особља компаније Chisholm – што је кључни фактор у одржавању фокуса на пружању образовања. Финансијски директор и тим за набавку играли су кључну улогу у овом процесу, пружајући вредне увиде и повратне информације.

Уштеђено 2,25 милиона долара, просечно смањење преко 30%

ERA је остварила просечну уштеду од преко 30% у девет категорија, што је еквивалентно 2,25 милиона долара годишње уштеде.

Расподела резултата је обухватила:

• Уштеде до 55% у неким категоријама.
• Скромнији али значајни резултати од 15% код других.
• Свеукупно јача и одрживија трошковна база, верификована током 24 месеца кроз праћење ERA-е.

„Такође смо били у могућности да уведемо боље процесе, квалитет снабдевања, уговоре са добављачима и технолошке платформе за скоро сваку категорију трошкова. Све је то урађено уз минимално време улагања њиховог менаџмента и особља, што им је олакшало процес.“ — Тим Вудс, главни консултант, ERA Group

Решења компаније ERA не само да су донела значајне уштеде, већ су пружила и нешто мање опипљиво, али подједнако вредно: уверење. Финансијски директор и Управни одбор су сада имали поверење да су трошкови схваћени, контролисани и стратешки управљани, што их је ослободило терета финансијске неизвесности и пружило осећај сигурности.

Дугорочна вредност: Уверење, не само уштеда

Текућа улога ERA-е је доказ наше посвећености финансијској отпорности Чизхолма. Праћењем учинка добављача, валидацијом уштеда и извештавањем руководства, ERA осигурава да Чизхолм остане финансијски отпоран упркос спољним неизвесностима, пружајући осећај сигурности и уливајући поверење у будућност Института.

Пројекат је такође ослободио виши менаџмент да се фокусира на основну мисију Чизхолма - пружање висококвалитетног образовања - уместо да се запетља у контролу трошкова, пружајући осећај олакшања и сигурности у погледу будућности Института.

Трансформација има:

• Повећана финансијска самодовољност.
• Побољшана транспарентност и усклађеност добављача.
• Поједностављено пословање и смањено административно оптерећење.
• Заштићен квалитет услуге уз остварене значајне уштеде.

„Поред уштеде у доларима, најзначајнија корист је сигурност - сазнање да су трошкови разумети, контролисани и стратешки управљани.“ — Руководство Института Чизхолм

Улагање у образовање контролом трошкова

За Институт Чизхолм, партнерство са ERA је показало да уштеде трошкова и квалитет образовања могу коегзистирати. Стратешким решавањем индиректних трошкова, ERA је остварила милионске годишње уштеде, истовремено јачајући процесе на дужи рок.

Са уштеђених 2,25 милиона долара, просечним смањењем од преко 30% и већим поверењем у руководство, Институт сада може усмерити више ресурса ка својим студентима и мисији.

За лидере у образовању који се суочавају са сличним притисцима, лекција је јасна: скривене могућности постоје у свакој организацији. ERA их проналази, обезбеђује и осигурава да трају.