Група ЕРА помаже католичким добротворним организацијама у Денверу да врате милионе у мисију

Клијент

Католичке добротворне организације Денвера пружају смештај, храну, смештају, образују, саветују и пружају хитну помоћ и критичне услуге људима у северном Колораду.

Као једна од највећих од 167 огранака Католичке добротворне организације широм Сједињених Држава, рад Католичке добротворне организације у Денверу фокусиран је на широк спектар служби: укључујући приступачно становање; образовање у раном детињству; као и услуге склоништа, жена, старијих особа, породице, сродства, парохије, заједнице и саветодавних услуга.

Током прошле године, CCD је услужио више од 53.000 људи, обезбедио више од 125.000 ноћења смештаја и послужио 400.000 оброка. Организација послује са годишњим буџетом од 60 милиона долара и око 600 запослених.

Изазов

Недостатак централизованих интерних радних ресурса и екстерних пракси набавке спречио је CCD да скалира услуге, консолидује добављаче, повећа ефикасност — и уштеди новац.

Стамбена служба CCD-а (Archdiocesan Housing, Inc („AHI“)) чини приближно половину свих услуга које организација нуди сваке године. AHI обухвата 30 некретнина са 1.700 јединица које опслужују око 3.500 становника. Управљање објектима је један од кључних трошкова у целом министарству и запошљава многе интерне ресурсе, укључујући техничаре за одржавање, домаре, домаре, спремачице и друге. Организација такође ангажује неколико стотина спољних добављача услуга за услуге одржавања везане за некретнине.

Као и многе непрофитне организације, CCD послује без централизоване функције набавке која посматра целу организацију и види где се могу искористити обим, консолидација добављача и куповна моћ како би се уштедео новац и повећала ефикасност и услуге. Финансијски директор Фил Вотјеро знао је да би Католичке добротворне организације Денвера имале користи од такве функције, али је схватио да би она можда морала да дође споља организације.

Решење

ERA је креирала хибридни модел интерног управљања објектима како би надгледала добављаче и интерну радну снагу, уз одржавање строгих стандарда услуга.

Крајем 2020. године, Вотјеро је довео ERA Group. Задатак ERA Group био је да испита укупну потрошњу агенције и креира различите токове рада који би омогућили CCD-у да процени своју потрошњу у многим областима, међу којима је и шеф стамбеног сектора.

„Имати стручњака као што је ERA и бити тај независни став, тај засебан преглед, омогућило нам је да погледамо како се троше средства и где пропуштамо могућности – нешто што никада не бисмо могли сами да постигнемо.“ – Фил Вотјеро, финансијски директор, Католичке добротворне организације у Денверу

Група ERA је утврдила да је смањење трошкова код независних добављача само део прилике. Поред осмишљавања плана за боље управљање добављачима, одлучили су да испитају интерну радну снагу CCD-а како би постигли стварни утицај.

CCD је био потпуно посвећен томе да поступа исправно према људима које је запошљавао, тако да препуштање посла трећој страни никада није било на столу. Такође су били непоколебљиви у ставу да веома висок ниво услуге на који су њихови становници навикли мора да се настави.

ERA је осмислила хибридни модел за организацију — „пројекат интегрисаних објеката“ — где би искоришћење запослених било максимално повећано у целој агенцији, а управљање добављачима би било централизовано код независног интегрисаног менаџера објеката („IFM“). Ниједан запослени не би био отпуштен или расељен.

Како долази до флуктуације запослених – IFM – у координацији са CCD-ом ће проценити позицију и утврдити да ли такву улогу треба заменити или једноставно допунити радним сатима које обезбеђује IFM. Овај дугорочни план је поштовао све обавезе организације према запосленима, а истовремено је омогућио много ефикаснији и исплативији модел током времена.

ERA је помогла у регрутовању правог интегрисаног менаџера објеката који ће се бавити свим свакодневним операцијама одржавања са запосленима и добављачима, као и управљати пројектима капиталних издатака.

„То је програм штедње који се стално развија јер имамо динамичну компоненту – људе – које покушавамо да рекалибришемо како бисмо могли да почнемо да остварујемо неке од ових већих уштеда. ERA је ово посматрала на јединствен начин. Видимо како се може постићи повећање ефикасности, као и како прерасподела радних обавеза и могућност сагледавања преко некретнина и пословних субјеката могу да промене слику. Никада раније нисам био у могућности да то урадим.“ – Фил Вотјеро, финансијски директор, Католичке добротворне организације у Денверу

Резултат

CCD је у позицији да оствари максималну ефикасност и уштеду од преко 30% годишње само у свом министарству становања, што га је подстакло да затражи од ERA да прошири своје присуство у целој организацији.

На Вотијеров захтев, ERA је креирала кровни програм за рад у свим министарствима како би се оствариле финансијске уштеде и ефикасност.

„Ако не управљамо оним што нам је дато мудро, осим што трошимо новац, ресурсе и енергију, радимо супротно ономе на шта смо позвани, а то је да узмемо оно што нам је дато и искористимо то са максималном ефикасношћу.“ — Фил Вотјеро, финансијски директор, Католичке добротворне организације у Денверу

Сваки долар који CCD уштеди им омогућава да помогну већем броју људи у потреби у својим службама. Само кроз пројекат интегрисаних објеката, Католичке добротворне организације Денвера су у могућности да уштеде више од 30 милиона долара током 10 година.

Укупна годишња уштеда: 1.116.000 долара

• ИФМ: 620.000 долара
• Одржавање/поправке: 116.000 долара
• Услуге исхране: 103.600 долара
• Телекомуникације: 93.600 долара
• Управљање отпадом: 56.700 долара
• Канцеларијски и кућни материјал: 54.000 долара
• Енергија/комуналне услуге: 30.700 долара
• Информационе технологије: 30.000 долара
• Штампа и промотивни материјал: 11.400 долара

„ERA је партнер, а не добављач. Не могу то довољно нагласити. Сви смо радили са многим консултантима и извођачима радова у наше време, и постоји више него много оних који стварају више посла него што решавају. Оно што је ERA урадила од самог почетка јесте да створи модел који је лако пратити, није оптерећивао ниједну особу или област и омогућио нам је да напредујемо кроз широк спектар пројеката. ERA нам је пружила огромну прилику да унапредимо нашу мисију тако што је искористила ресурсе које смо добили и омогућила нам да преусмеримо уштеђевине у додатне програме са великим утицајем.“ — Фил Вотјеро, финансијски директор, Католичке добротворне организације у Денверу