Образование без компромис: Како Институтот Чизхолм заштеди 2,25 милиони долари со ERA Group

Растечки трошоци, намалување на приходите

Секторот за стручно образование и обука во Австралија, вклучувајќи го и Институтот Чисхолм, се соочува со критичен финансиски предизвик. Намалувањето на приходите на меѓународните студенти и неизвесноста во финансирањето на владата создадоа итна потреба од решенија за управување со трошоците.

На пример, Институтот се бореше да управува со зголемените трошоци за комунални услуги и телекомуникации, кои трошеа значителен дел од нивниот буџет.

Во исто време, оперативните трошоци растеа. Од комунални услуги до репрографика, од средства за чистење до телекомуникации, секојдневните трошоци за водење на повеќе кампуси ја еродираа финансиската стабилност.

Одборот постави јасна директива: подобрување на финансиската самоодржливост. За новоназначениот финансиски директор, веднаш беше потребна потврда, заедно со специјализирана експертиза за преглед на расходите низ категориите за кои внатрешните тимови немаа време и капацитет целосно да се справат.

Тогаш Чизхолм се сврте кон ERA Group.

Трошоци скриени на очиглед

Индиректните трошоци на Чизхолм беа распоредени во девет категории - електрична енергија, телекомуникации, индустриски гасови, средства за чистење, униформи и лична заштитна опрема, репрографика, канцелариски материјали, управување со евиденција и патување.

На површината, ништо не изгледаше надвор од контрола. Но, без систематско споредување, аномалиите во цените на добавувачите, фрагментираните договори и неефикасноста на технолошките платформи значеа дека скриеното прекумерно трошење ги исцрпува буџетите.

Предизвикот беше двоен:

• Постигнете брзи и значителни заштеди на трошоци.
• Зајакнување на процесите и договорите со добавувачите за заштита на квалитетот на услугите и обезбедување континуитет на работењето.

Претворање на увидот во акција

Тимот на ERA Group, предводен од главниот консултант Тим ​​Вудс, спроведе сеопфатна анализа на главните категории на трошоци, демонстрирајќи го својот темелен пристап и експертиза во управувањето со трошоците.

Податоци и споредување: Цените на добавувачите и договорните услови беа споредени со пазарните споредби, откривајќи празнини и недоследности.

Технологија и процеси: ERA идентификуваше застарени системи и платформи што ја ограничуваат транспарентноста и усогласеноста.

Рационализација на добавувачите: Договорите беа поедноставени, добавувачите консолидирани, а условите повторно договорени за да се подобри конкурентноста и квалитетот.

Корпоративна општествена одговорност и континуитет: Во чувствителни категории како што се униформите и личната заштитна опрема, ERA обезбеди усогласеност со институционалните стандарди, а воедно обезбеди и подобра вредност.

Еден особено сложен предизвик се појави во телекомуникациите и комуналните услуги. Фрагментираните застарени договори низ повеќе кампуси ги направија трошоците непроѕирни и тешки за управување. ERA ги консолидираше договорите, воведе појасни структури и преговараше за поповолни услови. Резултатот не беше само финансиски заштеди, туку и поедноставено управување за финансискиот директор и тимот за набавки.

Во текот на целиот процес, ERA ги сносеше оперативните транзиции. Со директно управување со ангажманот на добавувачите и предавањето на договорите, проектот бараше минимален придонес од менаџментот и персоналот на Chisholm - клучен фактор за одржување на фокусот на испораката на образованието. Финансискиот директор и тимот за набавки одиграа клучна улога во овој процес, давајќи вредни сознанија и повратни информации.

Заштедени 2,25 милиони долари, над 30% просечно намалување

ERA оствари просек од над 30% заштеди во девет категории, што е еквивалентно на 2,25 милиони долари годишни заштеди.

Преглед на вклучените резултати:

• Заштеда до 55% во некои категории.
• Поскромни, но значајни резултати од 15% кај други.
• Генерално посилна и поодржлива трошковна база, потврдена во текот на 24 месеци преку мониторингот на ERA.

„Исто така, бевме во можност да воведеме подобри процеси, квалитет на снабдување, договори со добавувачи и технолошки платформи за речиси секоја категорија на трошоци. Сето ова беше направено со минимално време од страна на нивниот менаџмент и персонал, што го олесни процесот за нив.“ - Тим Вудс, главен консултант, ERA Group

Решенијата на ERA не само што донесоа значителни заштеди, туку обезбедија и нешто помалку опипливо, но подеднакво вредно: сигурност. Финансискиот директор и Управниот одбор сега имаа доверба дека трошоците се разбрани, контролирани и стратешки управувани, ослободувајќи ги од товарот на финансиската неизвесност и обезбедувајќи чувство на сигурност.

Долгорочна вредност: сигурност, не само заштеда

Тековната улога на ERA е доказ за нашата посветеност на финансиската отпорност на Чизхолм. Со следење на работењето на добавувачите, потврдување на заштедите и известување до раководството, ERA гарантира дека Чизхолм ќе остане финансиски отпорен и покрај надворешните неизвесности, обезбедувајќи чувство на сигурност и влевајќи доверба во иднината на Институтот.

Проектот, исто така, го ослободи вишиот менаџмент да се фокусира на основната мисија на Чизхолм - обезбедување висококвалитетно образование - наместо да се заплеткува во контролата на трошоците, обезбедувајќи чувство на олеснување и сигурност за иднината на Институтот.

Трансформацијата има:

• Зголемена финансиска самоодржливост.
• Подобрена транспарентност и усогласеност со добавувачите.
• Поедноставени операции и намален административен товар.
• Заштитен квалитет на услугата, а воедно и значителни заштеди.

„Освен заштедите во долари, најзначајната придобивка е сигурноста - сознанието дека трошоците се разбираат, контролираат и стратешки управуваат.“ - Раководството на Институтот Чизхолм

Инвестирање во образованието преку контролирање на трошоците

За Институтот Чизхолм, партнерството со ERA покажа дека заштедите на трошоци и квалитетот на образованието можат да коегзистираат. Со стратешко справување со индиректните трошоци, ERA ослободи милиони годишни заштеди, а воедно ги зајакне процесите на долг рок.

Со заштедени 2,25 милиони долари, просечно намалување од над 30% и поголема доверба во раководството, Институтот сега може да насочи повеќе ресурси кон своите студенти и мисија.

За образовните лидери кои се соочуваат со слични притисоци, лекцијата е јасна: скриени можности постојат во секоја организација. ERA ги пронаоѓа, ги обезбедува и гарантира дека ќе траат.