Групацијата ЕРА им помага на католичките добротворни организации од Денвер да вратат милиони долари за мисијата

Клиентот

Католичките добротворни организации од Денвер згрижуваат, хранат, сместуваат, едуцираат, советуваат и обезбедуваат итна помош и критични услуги за луѓето во Северен Колорадо.

Како една од најголемите од 167-те ограноци на Католичките добротворни организации низ Соединетите Американски Држави, работата на Католичките добротворни организации на Денвер се фокусира на широк спектар на министерства: вклучувајќи прифатливо домување; образование за рано детство; како и услуги за засолниште, жени, стари лица, семејство, роднински врски, парохија, заедница и советување.

Во текот на изминатата година, CCD им услужи на повеќе од 53.000 луѓе, обезбеди повеќе од 125.000 ноќевања и послужи 400.000 оброци. Организацијата работи со годишен буџет од 60 милиони долари и околу 600 вработени.

Предизвикот

Недостатокот на централизирани внатрешни работни ресурси и практики за надворешна набавка го спречи CCD да ги скалира услугите, да ги консолидира добавувачите, да ја зголеми ефикасноста - и да заштеди пари.

Министерството за домување на CCD (Archdiocesan Housing, Inc („AHI“)) учествува со приближно половина од сите услуги што ги нуди организацијата секоја година. AHI вклучува 30 имоти со 1.700 единици кои опслужуваат околу 3.500 жители. Управувањето со објектите е еден од основните трошоци во министерството и вработува многу внатрешни ресурси, вклучувајќи техничари за одржување, чистачи, чувари, домаќинки и други. Организацијата, исто така, соработува со неколку стотици надворешни добавувачи на услуги за услуги за одржување поврзани со имотот.

Како и многу непрофитни организации, CCD работи без централизирана функција за набавки што ја опфаќа целата организација и гледа каде би можеле да се искористат обемот, консолидацијата на добавувачите и куповната моќ за да се заштедат пари и да се зголеми ефикасноста и услугите. Финансискиот директор Фил Вотиеро знаеше дека Католичките добротворни организации на Денвер ќе имаат корист од таква функција, но сфати дека можеби ќе треба да дојде надвор од организацијата.

Решението

ERA создаде хибриден модел за управување со внатрешни објекти за да ги надгледува добавувачите и внатрешната работна сила, а воедно да одржува строги стандарди за услуги.

Кон крајот на 2020 година, Вотиеро ја донесе ERA Group. Задачата на ERA Group беше да го разгледа вкупното трошење на агенциите и да создаде различни работни процеси што ќе ѝ овозможат на CCD да ги процени своите трошења во многу области, а меѓу нив главна е домувањето.

„Тоа што експерт како ERA дојде и даде независна гледна точка, тој посебен преглед, ни овозможи да разгледаме како се трошеше и каде пропуштавме можности - нешто што никогаш не би можеле да го постигнеме сами.“ - Фил Вотиеро, финансиски директор, Католички добротворни организации од Денвер

Групацијата ERA утврди дека намалувањето на трошоците кај добавувачи од трети страни е само дел од можноста. Покрај изготвувањето план за подобро управување со добавувачите, тие одлучија да ја испитаат и внатрешната работна сила на CCD за да остварат вистинско влијание.

CCD беше целосно посветен на тоа да постапува правилно кон луѓето што ги вработуваше, па затоа аутсорсингот на трета страна никогаш не беше на маса. Тие исто така беа непоколебливи во ставот дека треба да продолжи многу високото ниво на услуга на кое нивните жители беа навикнати.

ERA осмисли хибриден модел за организацијата - „проект за интегрирани објекти“ - со кој искористувањето на вработените би било максимално низ целата агенција, а управувањето со добавувачите би било централизирано кај менаџер за интегрирани објекти од трета страна („IFM“). Ниеден вработен нема да биде отпуштен или преместен.

Како што ќе се случи промена на персоналот – IFM – во координација со CCD ќе ја процени позицијата и ќе утврди дали таквата улога треба да се замени или едноставно да се дополни со работно време обезбедено од IFM. Овој долгорочен план ги почитуваше сите обврски на организацијата кон персоналот, а воедно овозможи многу поефикасен и поекономичен модел со текот на времето.

ERA помогна во регрутирањето на вистинскиот менаџер за интегрирани објекти за да ги извршува сите секојдневни операции за одржување и со вработените и со добавувачите, како и да управува со проекти за капитални расходи.

„Тоа е програма за штедење што еволуира бидејќи имаме динамична компонента - луѓе - која се обидуваме да ја рекалибрираме за да можеме да почнеме да постигнуваме некои од овие поголеми заштеди. ERA го разгледува ова на уникатен начин. Гледаме како може да се постигне зголемување на ефикасноста, како и како препозиционирањето на работните одговорности и можноста за разгледување на имотите и деловните субјекти може да ја преобрази сликата. Никогаш порано не сум бил во можност да го направам тоа.“ - Фил Вотиеро, финансиски директор, Католички добротворни организации од Денвер

Резултатот

CCD е позициониран да оствари максимална ефикасност и заштеда од над 30% годишно само во своето министерство за домување, што го поттикнува да побара од ERA да го прошири своето присуство низ целата организација.

На барање на Вотиеро, ERA создаде чадор програма за работа во сите министерства за да се остварат финансиски заштеди и ефикасност.

„Ако не управуваме разумно со она што ни е дадено, освен трошење пари, ресурси и енергија, одиме спротивно на она што сме повикани да го правиме, а тоа е да го земеме она што ни е дадено и да го искористиме со максимална ефикасност.“ - Фил Вотиеро, финансиски директор, Католички добротворни организации од Денвер

Секој долар што го заштедува CCD им овозможува да им помогнат на повеќе луѓе во нужда преку нивните министерства. Само преку проектот за интегрирани објекти, Католичките добротворни организации на Денвер се во позиција да заштедат повеќе од 30 милиони долари во текот на 10 години.

Вкупна годишна заштеда: 1.116.000 долари

• МФМ: 620.000 долари
• Одржување/поправки: 116.000 долари
• Услуги за храна: 103.600 долари
• Телекомуникации: 93.600 долари
• Управување со отпад: 56.700 долари
• Канцелариски и хигиенски материјали: 54.000 долари
• Енергија/комунални услуги: 30.700 долари
• Информатичка технологија: 30.000 долари
• Печатење и промоции: 11.400 долари

„ERA е партнер, а не добавувач. Не можам доволно да го нагласам тоа. Сите ние соработувавме со многу консултанти и изведувачи во наше време, а има повеќе од многу кои создаваат повеќе работа отколку што решаваат. Она што ERA го направи од самиот почеток беше да создаде модел кој беше лесен за следење, не оптоваруваше ниту една личност или област и ни овозможи да продолжиме напред низ широк спектар на проекти. ERA ни даде огромна можност да ја унапредиме нашата мисија со тоа што ги искористивме ресурсите што ни беа дадени и ни овозможи да ги пренасочиме заштедите во дополнителни програми со големо влијание.“ - Фил Вотиеро, финансиски директор, Католички добротворни организации од Денвер