Cách ERA Group giúp Camira Fabrics tiết kiệm hơn 2,8 triệu bảng Anh: Hướng dẫn dành cho Giám đốc

Chuyện thường ngày thôi.

Mới hơn 10 giờ sáng, Anthony Croall, giám đốc thương mại của Camira Fabrics, đang dẫn chúng tôi tham quan trung tâm trụ sở chính của công ty ở West Yorkshire. Nơi đây là một kho lưu trữ sống động về di sản dệt may của Anh.

Được bao quanh bởi một loạt các loại vải ấn tượng với đủ mọi sắc thái, anh ấy khéo léo dẫn chúng tôi đi qua những không gian chứa đầy các hiện vật vải vóc mang tính lịch sử, mỗi hiện vật đều kể một câu chuyện riêng. Khi chúng tôi di chuyển qua phòng trưng bày, anh ấy tự hào chỉ vào một kệ đầy ắp các giải thưởng trong ngành, mỗi giải thưởng là một minh chứng cho sự xuất sắc lâu dài của công ty. Với niềm đam mê chân thành dành cho di sản của Camira Fabrics và tầm nhìn hướng tới tương lai của nó, sự nhiệt tình của Anthony thể hiện rõ trong từng bước đi.

Trong số những câu chuyện ông chia sẻ, có một câu chuyện đặc biệt nổi bật: vai trò của Camira với tư cách là nhà cung cấp vải bọc ghế duy nhất cho hệ thống tàu điện ngầm London. Kể từ khi hệ thống tàu điện ngầm London (Tube) khai trương năm 1863 – hệ thống tàu điện ngầm lâu đời nhất thế giới – các loại vải bọc ghế được thiết kế riêng đã trở thành dấu ấn đặc trưng của các toa tàu. Camira đã tiếp tục di sản đó trong những thập kỷ gần đây, tạo ra những thiết kế độc đáo phản ánh đặc điểm của từng tuyến. Với hơn một tỷ hành khách mỗi năm di chuyển hơn 52 triệu dặm hàng năm trên 270 ga và 11 tuyến, di sản của Tube đã gắn bó mật thiết với đời sống London. Những thiết kế vải bọc ghế được phối màu cẩn thận không chỉ phục vụ mục đích thực tiễn mà còn trở thành biểu tượng văn hóa riêng – một số thậm chí còn trải dài trên nhiều tuyến. Đó là một di sản mà Camira tự hào dệt nên.

Nhưng câu chuyện về việc ERA Group đã giúp Camira Fabrics tiết kiệm hơn 2,8 triệu bảng Anh mới chính là điểm mấu chốt của sự chuyển đổi…

Vấn đề của “Kiểm soát phi tập trung”

Nhiều năm trước, Camira Fabrics phải đối mặt với những thách thức đáng kể do chi phí tăng cao, đặc biệt là trong khâu hậu cần và thu mua nguyên vật liệu. “Một trong những thách thức chính đối với tôi là thiếu sự quản lý tập trung đối với hoạt động mua hàng,” Anthony giải thích. “Các quản lý bộ phận khác nhau chịu trách nhiệm về lĩnh vực của riêng họ, nhưng họ không nhất thiết được đào tạo về kỹ năng đàm phán, và các nhà cung cấp có thể áp đặt các điều khoản, bao gồm cả giá cả.”

Kết quả là gì? Lợi nhuận của nhà cung cấp bị thổi phồng, dịch vụ không nhất quán và thiếu tầm nhìn chiến lược.

Bước ngoặt: “Hãy cởi mở đón nhận điều này”

Mối quan hệ với ERA Group không bắt đầu bằng một cuộc cải tổ lớn. “Chúng tôi bắt đầu với một dự án thí điểm nhỏ trong lĩnh vực Dịch vụ Thẻ Thương gia – chỉ để kiểm tra xem quy trình của ERA hoạt động như thế nào,” Anthony giải thích. Những khoản tiết kiệm ban đầu và những cải tiến về mặt vận hành đã thu hút sự chú ý của ông.

Một ví dụ: các nhân viên dịch vụ khách hàng trước đây phải nhập thủ công số thẻ vào máy thanh toán. “ERA đã đưa vào công nghệ giúp loại bỏ thao tác đó. Đó là một thay đổi nhỏ nhưng có ý nghĩa,” Clive Cowan, đối tác chính của ERA trong dự án này, cho biết.

Từ đó, mọi thứ như vỡ lở.

Đó là một quan điểm cởi mở hơn. Chúng tôi tình cờ có một cuộc thảo luận với hội đồng quản trị, và giám đốc bán hàng và tiếp thị của nhóm chúng tôi quen biết Clive ở mức độ cá nhân, vì vậy chúng tôi đã liên hệ để xem liệu ERA có thể giúp chúng tôi mở rộng tầm nhìn và cải thiện những điều khác nữa hay không.

Nhóm ERA Group không chỉ đưa ra một giải pháp áp dụng chung cho tất cả mọi người. Thay vào đó, họ đã hợp tác chặt chẽ với Anthony và nhóm của anh ấy để tìm ra các phương án tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng và dịch vụ mà Camira Fabrics nổi tiếng. “Chúng tôi rất cởi mở,” Anthony nhớ lại. “Chúng tôi biết rằng nếu có thể tiết kiệm chi phí, chúng tôi sẽ xem xét, nhưng nếu không, chúng tôi cũng hài lòng với tình trạng hiện tại.”

Tiết kiệm được 2,8 triệu bảng Anh trên toàn doanh nghiệp.

Việc tiết kiệm chi phí không chỉ giới hạn ở một lĩnh vực. Nó bao trùm mọi thứ, từ dịch vụ thanh toán đến in ấn tiếp thị, hậu cần và đóng gói.

Logistics: Tiết kiệm được hơn 2,4 triệu bảng Anh - sự chuyển đổi quan trọng nhất.

Chi phí in ấn tiếp thị: Tiết kiệm được hơn 453.000 bảng Anh, một phần nhờ loại bỏ những chiêu trò lừa bịp từ các nhà cung cấp hiện tại. “Một trong những nhà cung cấp hiện tại của họ chỉ chào giá theo giá hiện tại vì họ nói với Camira rằng đó là giá thấp nhất trên thị trường. Quá trình đấu thầu đã mang lại khoản tiết kiệm hơn 35%, và con số này đến từ việc loại bỏ nhà cung cấp chính hiện tại và một nhà cung cấp thay thế. Như bạn có thể hình dung, một trong những nhà cung cấp hiện tại đã được thay thế.”

Dịch vụ thẻ thanh toán cho doanh nghiệp: Tiết kiệm hơn 9.000 bảng Anh. Chương trình thí điểm ban đầu đã tạo nên bước đột phá, mang lại khoản tiết kiệm hàng năm hơn 9.000 bảng Anh và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Chi phí bao bì: Tiết kiệm được 8.538 bảng Anh. Con số tiết kiệm không lớn nhưng lại vô cùng quan trọng trong việc xây dựng niềm tin vào phương pháp của ERA.

Hậu cần: Từ những khu vực cấm đến những khu vực có tác động lớn

Trong nhiều năm, khâu hậu cần là một lĩnh vực bị bỏ quên. “Tôi từng phụ trách hậu cần và đã tự mình đánh giá lại vào năm 2006, vì vậy tôi nghĩ chúng tôi đang ở trong một vị trí khá tốt,” Anthony thừa nhận. Nhưng những phản hồi tiêu cực từ khách hàng, các sự cố dịch vụ và các cuộc đánh giá nội bộ đã cho thấy một bức tranh hoàn toàn khác. Với sự hỗ trợ của ERA, một dự án toàn diện kéo dài nhiều năm đã được khởi động.

Một thử nghiệm thất bại với dịch vụ chuyển phát nhanh GLS đã kiểm chứng khả năng thích ứng của Camira. “Hệ thống cũ không tương thích với hệ thống của họ. Chúng tôi phải xây dựng một giao diện hoàn toàn mới chỉ để in nhãn. Cuối cùng, nó không hoạt động được,” Anthony nhớ lại. Nhưng thất bại đó đã mang lại cho Camira lợi thế. “Chúng tôi quay lại với UPS và nói, 'Đây là những gì chúng tôi mong đợi.' Và chúng tôi đã có được một thỏa thuận tốt hơn.”

Một tuyến đường khác từ Meltham đến Bỉ – các nhà cung cấp thay thế đưa ra mức giá tiết kiệm rất tốt và việc tận dụng thông tin này đã giúp họ đàm phán lại mức giá tốt hơn với nhà cung cấp hiện tại.

Thông qua đàm phán chuyên nghiệp và việc giới thiệu các nhà cung cấp thay thế, họ đã giảm chi phí vận chuyển và cải thiện hiệu quả tổng thể. “Có những lúc chúng tôi nghĩ rằng một số tuyến đường không thể thay đổi được, nhưng ERA đã cho chúng tôi thấy rằng ngay cả trong số các nhà cung cấp hiện có, vẫn có những cơ hội tiết kiệm,” Anthony nói. “Ví dụ, một tuyến đường đến Lithuania là một thách thức. Lần thử nghiệm đầu tiên có chút trục trặc, nhưng ERA đã không bỏ cuộc. Họ đã giúp chúng tôi tìm ra một giải pháp tốt hơn, phù hợp với hoạt động kinh doanh.”

Điều gì làm nên sự khác biệt của ERA?

Vấn đề không chỉ nằm ở giá cả. Đó là sự phù hợp. Camira cần duy trì các giải thưởng về tính bền vững. Việc thay đổi nhà cung cấp không chỉ tiềm ẩn rủi ro mà còn có thể làm tổn hại đến thương hiệu. “Steve Cummings, chuyên gia về giấy của ERA, đã đặt các mẫu giấy lên bàn họp – cảm nhận về độ mềm mại, độ sáng – tất cả đều trùng khớp. Điều đó đã cho chúng tôi sự tự tin để tiến lên.”

ERA chỉ cam kết khi có lợi cho cả hai bên. Họ sẽ không bao giờ lôi kéo bạn vào những việc không mang lại giá trị gì nếu cuối cùng không có kết quả.

Tính minh bạch, lòng tin và thời điểm thích hợp

Mối quan hệ này không được xây dựng dựa trên tốc độ mà dựa trên thời điểm thích hợp. “Nếu chúng tôi cần sáu tháng, ERA sẽ chờ. Nếu chúng tôi tạm dừng trong thời gian dịch COVID, họ cũng không thúc ép. Họ hoàn toàn hành động theo nhịp độ của chúng tôi,” Anthony nói.

Không phải dự án nào cũng thành công. Không phải nhà cung cấp nào cũng được thay thế. Nhưng mỗi bước đều mang lại sự rõ ràng hơn. ERA cũng giúp tinh giản quy trình mua sắm, đặc biệt là nguyên vật liệu. Bằng cách chất vấn các nhà cung cấp và đàm phán lại hợp đồng, Tập đoàn ERA đã giúp Camira Fabrics phát hiện ra những khoản tiết kiệm mà trước đây họ đã bỏ lỡ.

“Tôi từng nhận được cuộc gọi từ một nhà cung cấp và họ nói, ‘Chúng ta sẽ chia sẻ khoản tiết kiệm.’ Lúc đó tôi mới biết ERA đã phát hiện ra điều mà chúng ta chưa từng thấy,” Anthony nói.

Thành công thực sự đến khi những chiến lược này kết hợp lại giúp Camira Fabrics tiết kiệm được hơn 2 triệu bảng Anh.

Bước tiếp theo là gì?

Tác động tổng thể rất lớn. Chúng tôi không chỉ tiết kiệm tiền. ERA Group đã giúp chúng tôi xây dựng mối quan hệ bền chặt và minh bạch hơn với các nhà cung cấp, và điều đó đã giúp chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn.

Thuốc nhuộm và hóa chất là lĩnh vực tiếp theo cần nghiên cứu – phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro. “Việc thay đổi một loại hóa chất có thể làm thay đổi màu sắc của vải. Vòng tiết kiệm tiềm năng đầu tiên có thể lên tới khoảng nửa triệu bảng, nhưng chúng tôi có thể chỉ thực hiện được khoảng 50.000 bảng. Điều đó không sao cả,” Clive nói. “Chúng tôi luôn nghiên cứu kỹ lưỡng mọi khía cạnh.”

Và lĩnh vực hậu cần sẽ tiếp tục phát triển—đặc biệt là khi các nhà cung cấp lớn như DB Schenker sáp nhập với DSV. “Chúng tôi sẽ thử nghiệm điều đó,” Anthony khẳng định. “Chúng tôi không còn sợ điều đó nữa.”

Một mối quan hệ đối tác bền vững

“Chúng tôi đã hợp tác với ERA hơn một thập kỷ,” Anthony chia sẻ. “Cách tiếp cận thực tế và chuyên môn của họ đã giúp chúng tôi tiết kiệm chi phí – đúng vậy – nhưng đồng thời cũng xây dựng được mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ và minh bạch hơn. Đó mới là giá trị thực sự.”

Như Clive đã tóm tắt: “Một số khách hàng sợ thay đổi. Camira thì không. Đó là lý do tại sao phương pháp này hiệu quả.”

Sự hợp tác giữa ERA Group và Camira Fabrics không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí đáng kể mà còn đặt nền tảng cho sự hợp tác lâu dài. “Không chỉ đơn thuần là tiết kiệm tiền,” Anthony giải thích. “ERA đã hợp tác với chúng tôi để đảm bảo chúng tôi duy trì được chất lượng và dịch vụ mà doanh nghiệp chúng tôi dựa vào. Mối quan hệ này thực sự mang lại giá trị, và kết quả đã chứng minh điều đó.”

Như Anthony kết luận, “Tôi có thể tự tin khẳng định họ đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của chúng tôi. Cách tiếp cận thực tế và chuyên môn của họ vô cùng quý giá trong việc giúp chúng tôi đạt được những khoản tiết kiệm bền vững đồng thời vẫn duy trì được các tiêu chuẩn mà chúng tôi nổi tiếng.”