Educação sem concessões: como o Chisholm Institute poupou 2,25 milhões de dólares com o ERA Group

Custos crescentes, receitas em queda

O setor de educação e formação profissional da Austrália, incluindo o Chisholm Institute, tem enfrentado um desafio financeiro grave. A diminuição das receitas provenientes dos estudantes internacionais e a incerteza quanto ao financiamento governamental criaram uma necessidade premente de soluções de gestão de custos.

Por exemplo, o Instituto enfrentava dificuldades para gerir os custos crescentes dos serviços públicos e das telecomunicações, que consumiam uma parte significativa do seu orçamento.

Ao mesmo tempo, os custos operacionais estavam a aumentar. Desde os serviços públicos até à reprografia, passando pelos produtos de limpeza e pelas telecomunicações, os custos diários decorrentes da gestão de vários campus estavam a minar a estabilidade financeira.

O Conselho de Administração estabeleceu uma orientação clara: reforçar a autossuficiência financeira. Para o diretor financeiro recém-nomeado, era necessário obter garantias de imediato, bem como conhecimentos especializados para analisar as despesas em todas as categorias, algo que as equipas internas não tinham tempo nem capacidade para abordar de forma exaustiva.

Foi então que Chisholm recorreu ao ERA Group.

Custos ocultos à vista de todos

Os custos indiretos da Chisholm distribuíram-se por nove categorias: eletricidade, telecomunicações, gases industriais, produtos de limpeza, uniformes e EPI, reprografia, material de escritório, gestão de arquivos e viagens.

À primeira vista, nada parecia estar fora de controlo. Mas, sem uma análise comparativa sistemática, as anomalias nos preços dos fornecedores, os contratos fragmentados e as ineficiências nas plataformas tecnológicas significavam que gastos excessivos ocultos estavam a esgotar os orçamentos.

O desafio era duplo:

• Conseguir poupanças rápidas e significativas.
• Reforçar os processos e os acordos com os fornecedores para salvaguardar a qualidade do serviço e garantir a continuidade das operações.

Transformar o conhecimento em ação

A equipa do ERA Group, liderada pelo consultor principal Tim Woods, realizou uma análise exaustiva das principais categorias de custos, demonstrando a sua abordagem meticulosa e os seus conhecimentos especializados em gestão de custos.

Dados e análise comparativa: Os preços dos fornecedores e as condições contratuais foram comparados com os valores de referência do mercado, revelando lacunas e inconsistências.

Tecnologia e processos: A ERA identificou sistemas e plataformas obsoletos que limitavam a transparência e a conformidade.

Racionalização de fornecedores: os contratos foram simplificados, os fornecedores foram consolidados e as condições foram renegociadas para melhorar a competitividade e a qualidade.

RSE e Continuidade: Em categorias sensíveis, como uniformes e EPI, a ERA garantiu o cumprimento das normas institucionais, assegurando simultaneamente uma melhor relação qualidade-preço.

Um desafio particularmente complexo surgiu no setor das telecomunicações e dos serviços públicos. Os contratos antigos e fragmentados, espalhados por vários campus, tornavam os custos pouco transparentes e difíceis de gerir. A ERA consolidou os acordos, introduziu estruturas mais claras e negociou condições mais favoráveis. O resultado foi não só uma poupança financeira, mas também uma gestão simplificada para o diretor financeiro e a equipa de compras.

Ao longo de todo o processo, a ERA assumiu a responsabilidade pelas transições operacionais. Ao gerir diretamente o envolvimento dos fornecedores e a transferência dos contratos, o projeto exigiu uma intervenção mínima por parte da direção e do pessoal da Chisholm — um fator crucial para manter o foco na prestação de serviços educativos. O diretor financeiro e a equipa de compras desempenharam um papel fundamental neste processo, fornecendo informações e comentários valiosos.

Poupança de 2,25 milhões de dólares, redução média superior a 30%

A ERA proporcionou uma poupança média superior a 30 % em nove categorias, o que equivale a uma poupança anual de 2,25 milhões de dólares.

A análise dos resultados incluiu:

• Poupanças de até 55 % em algumas categorias.
• Resultados mais modestos, mas significativos, de 15 % noutros casos.
• Uma estrutura de custos globalmente mais sólida e sustentável, comprovada ao longo de 24 meses através do acompanhamento da ERA.

«Conseguimos também implementar melhores processos, melhorar a qualidade do abastecimento, os acordos com fornecedores e as plataformas tecnológicas em praticamente todas as categorias de despesas. Tudo isto foi feito com um mínimo de tempo por parte da direção e dos colaboradores, o que facilitou o processo para eles.» — Tim Woods, Consultor Principal, ERA Group

As soluções da ERA não só proporcionaram poupanças substanciais como também ofereceram algo menos tangível, mas igualmente valioso: garantia. O diretor financeiro e o conselho de administração passaram a ter a certeza de que os custos eram compreendidos, controlados e geridos estrategicamente, o que os aliviou do peso da incerteza financeira e lhes proporcionou uma sensação de segurança.

Valor a longo prazo: segurança, não apenas poupança

O papel contínuo da ERA é uma prova do nosso compromisso com a resiliência financeira da Chisholm. Ao monitorizar o desempenho dos fornecedores, validar as poupanças e apresentar relatórios à direção, a ERA garante que a Chisholm se mantém financeiramente resiliente, apesar das incertezas externas, proporcionando uma sensação de segurança e inspirando confiança no futuro do Instituto.

O projeto também permitiu que a direção se concentrasse na missão principal do Chisholm — proporcionar uma educação de alta qualidade — em vez de se ver envolvida no controlo de custos, proporcionando uma sensação de alívio e confiança quanto ao futuro do Instituto.

A transformação tem:

• Maior autonomia financeira.
• Maior transparência e conformidade por parte dos fornecedores.
• Operações simplificadas e redução da carga administrativa.
• Garantimos a qualidade do serviço, proporcionando simultaneamente poupanças significativas.

«Para além da poupança financeira, o benefício mais significativo é a segurança — saber que os custos são compreendidos, controlados e geridos estrategicamente.» — Direção do Chisholm Institute

Investir na educação através do controlo dos custos

Para o Chisholm Institute, a parceria com a ERA demonstrou que é possível conciliar a redução de custos com a qualidade da educação. Ao abordar os custos indiretos de forma estratégica, a ERA permitiu uma poupança anual de milhões de dólares, ao mesmo tempo que reforçou os processos a longo prazo.

Com uma poupança de 2,25 milhões de dólares, uma redução média superior a 30% e uma maior confiança na liderança, o Instituto pode agora canalizar mais recursos para os seus alunos e para a sua missão.

Para os líderes do setor da educação que enfrentam pressões semelhantes, a lição é clara: existem oportunidades ocultas em todas as organizações. A ERA identifica-as, concretiza-as e garante a sua sustentabilidade.