O Grupo ERA ajuda a Catholic Charities of Denver a reinvestir milhões na sua missão

O cliente

A Catholic Charities of Denver oferece abrigo, alimentação, alojamento, educação e aconselhamento, além de prestar assistência de emergência e serviços essenciais às pessoas do norte do Colorado.

Sendo uma das maiores das 167 delegações da Catholic Charities nos Estados Unidos, o trabalho da Catholic Charities de Denver centra-se num vasto leque de áreas de atuação: incluindo habitação a preços acessíveis; educação na primeira infância; bem como serviços de acolhimento, apoio a mulheres, idosos, famílias, redes de parentesco, paróquias, comunidades e aconselhamento.

Ao longo do último ano, a CCD prestou assistência a mais de 53 000 pessoas, proporcionou mais de 125 000 noites de alojamento e serviu 400 000 refeições. A organização opera com um orçamento anual de 60 milhões de dólares e cerca de 600 funcionários.

O Desafio

A falta de recursos humanos internos centralizados e de práticas de aquisição externas impediu a CCD de expandir os serviços, consolidar fornecedores, aumentar a eficiência — e poupar dinheiro.

O departamento de habitação da CCD (Archdiocesan Housing, Inc. («AHI»)) é responsável por cerca de metade de todos os serviços que a organização presta anualmente. A AHI conta com 30 propriedades, com 1 700 unidades, que acolhem cerca de 3 500 residentes. A gestão das instalações é uma das principais despesas do departamento e envolve muitos recursos internos, incluindo técnicos de manutenção, zeladores, guardas, pessoal de limpeza e outros. A organização também recorre a várias centenas de prestadores de serviços externos para serviços de manutenção relacionados com as propriedades.

Tal como muitas organizações sem fins lucrativos, a CCD opera sem uma função de compras centralizada que analise toda a organização e identifique onde a economia de escala, a consolidação de fornecedores e o poder de compra poderiam ser aproveitados para poupar dinheiro e aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços. O diretor financeiro, Phil Vottiero, sabia que a Catholic Charities of Denver beneficiaria com essa função, mas percebeu que talvez fosse necessário recorrer a alguém de fora da organização.

A solução

A ERA criou um modelo híbrido de gestão de instalações internas para supervisionar os fornecedores e a mão de obra interna, mantendo simultaneamente padrões de serviço rigorosos.

No final de 2020, a Vottiero contratou a ERA Group. A missão da ERA Group consistia em analisar a totalidade das despesas da agência e criar diferentes fluxos de trabalho que permitissem à CCD avaliar as suas despesas em diversas áreas, sendo a habitação uma das principais.

«Contar com um especialista como a ERA para nos oferecer um ponto de vista independente e uma análise imparcial permitiu-nos analisar como estavam a ser feitos os gastos e onde estávamos a perder oportunidades — algo que nunca teríamos conseguido fazer sozinhos.» — Phil Vottiero, Diretor Financeiro, Catholic Charities of Denver

O Grupo ERA concluiu que a redução das despesas com fornecedores externos era apenas uma parte da oportunidade. Além de elaborar um plano para uma melhor gestão dos fornecedores, decidiram analisar a força de trabalho interna da CCD para obter um impacto significativo.

A CCD estava totalmente empenhada em tratar bem os seus colaboradores, pelo que a subcontratação a terceiros nunca foi uma opção. A empresa também estava convicta de que o elevado nível de serviço a que os seus residentes estavam habituados tinha de se manter.

A ERA concebeu um modelo híbrido para a organização — um «projeto de instalações integradas» — através do qual a utilização dos funcionários seria maximizada em toda a agência e a gestão dos fornecedores seria centralizada num gestor de instalações integradas («IFM») externo. Nenhum funcionário seria despedido ou transferido.

À medida que ocorrem mudanças de pessoal, o IFM, em coordenação com o CCD, avaliará a situação e determinará se essa função precisa de ser substituída ou simplesmente complementada com horas de serviço prestadas pelo IFM. Este plano de longo prazo respeitou todos os compromissos da organização para com o pessoal, permitindo simultaneamente um modelo muito mais eficiente e económico ao longo do tempo.

A ERA ajudou a recrutar o gestor de instalações integrado ideal para tratar de todas as operações de manutenção diárias, tanto com os funcionários como com os fornecedores, e para gerir projetos de despesas de capital.

«Trata-se de um programa de poupança em evolução, porque temos um componente dinâmico — as pessoas — que estamos a tentar reajustar para que possamos começar a alcançar algumas dessas poupanças mais significativas. A ERA tem vindo a analisar esta questão de uma forma única. Estamos a perceber que há ganhos de eficiência a obter, bem como a forma como o reposicionamento das responsabilidades profissionais e a capacidade de analisar todas as propriedades e entidades empresariais podem redefinir o panorama. Nunca tinha conseguido fazer isso antes.» — Phil Vottiero, Diretor Financeiro, Catholic Charities of Denver

O resultado

A CCD está em condições de alcançar a máxima eficiência e uma poupança superior a 30% ao ano apenas no seu departamento de habitação, o que a levou a solicitar à ERA que alargasse a sua presença a toda a organização.

A pedido de Vottiero, a ERA criou um programa global destinado a abranger todos os ministérios, com o objetivo de obter poupanças e ganhos de eficiência financeiros.

«Se não gerirmos com sensatez o que nos é dado, além de desperdiçarmos dinheiro, recursos e energia, estaremos a agir contra aquilo a que somos chamados, que é pegar no que nos é dado e utilizá-lo com a máxima eficiência.» — Phil Vottiero, Diretor Financeiro, Catholic Charities of Denver

Cada dólar que a CCD poupa permite-lhe ajudar mais pessoas necessitadas em todos os seus ministérios. Só através do projeto de instalações integradas, a Catholic Charities of Denver está em condições de poupar mais de 30 milhões de dólares ao longo de 10 anos.

Poupança anual total: 1 116 000 dólares

• IFM: 620 000 dólares
• Manutenção/reparações: 116 000 dólares
• Serviços de restauração: 103 600 dólares
• Telecomunicações: 93 600 dólares
• Gestão de resíduos: 56 700 dólares
• Material de escritório e de limpeza: 54 000 dólares
• Energia/serviços públicos: 30 700 $
• Tecnologias da informação: 30 000 dólares
• Impressão e material promocional: 11 400 $

«A ERA é um parceiro, não um fornecedor. Nunca é demais salientar isso. Todos nós já trabalhámos com muitos consultores e prestadores de serviços ao longo dos anos, e há muitos que acabam por criar mais trabalho do que aquele que resolvem. O que a ERA fez desde o início foi criar um modelo fácil de seguir, que não sobrecarregava nenhum indivíduo ou área e nos permitiu avançar numa vasta gama de projetos. A ERA proporcionou-nos uma enorme oportunidade de levar por diante a nossa missão, aproveitando os recursos que nos foram atribuídos e permitindo-nos reafetar as poupanças a programas adicionais de grande impacto.» — Phil Vottiero, Diretor Financeiro, Catholic Charities of Denver