A la hora de gestionar las relaciones con los proveedores, resulta tentador considerar los contratos como un trámite que se realiza una sola vez: se negocia el acuerdo, se archiva y se pasa a otra cosa. Pero esa mentalidad puede salir muy cara a las empresas. Quiero hablar de dos retos sutiles, pero fundamentales, que merman el valor de los contratos con el paso del tiempo: la deriva contractual y la fatiga contractual.
El mercado nunca se detiene
Seamos claros: los contratos no funcionan a la perfección. No pueden hacerlo. Por todo tipo de razones, desde la naturaleza dinámica de los mercados hasta las necesidades en constante evolución de las empresas, la realidad sobre el terreno cambia constantemente. Y aunque los clientes suelen considerar la gestión de contratos como un mero trámite —«proyecto terminado, pasemos a lo siguiente»—, ahí es donde empiezan los problemas.
Por otra parte, los proveedores —y lo digo con toda cautela— siempre están buscando oportunidades para aumentar sus márgenes, a veces a costa del cliente. No se trata de ser cínico, sino de ser realista. Los proveedores son entidades comerciales y, si surge la oportunidad de aumentar sus márgenes, muchos la aprovecharán. Así es como funciona el juego.
La ampliación progresiva del contrato frente al agotamiento contractual
En ERA Group, ayudamos a nuestros clientes a abordar dos problemas distintos, pero relacionados entre sí, a través de nuestro proceso de auditoría: la deriva contractual y la fatiga contractual.
- La «deriva contractual» se produce cuando los proveedores —o incluso los equipos internos— no respetan las condiciones originales negociadas. Por ejemplo, un proveedor de material de oficina puede presentar un presupuesto para un producto sin marca. Pero cuando el cliente intenta volver a hacer un pedido, le dicen que está descatalogado o agotado. En su lugar, le ofrecen una «alternativa» que, casualmente, resulta ser considerablemente más cara. Y rara vez esa alternativa tiene un mejor precio; más bien al contrario. El proveedor se embolsa el margen extra, mientras que el cliente paga más por algo que no pidió.
- La «fatiga contractual», por otro lado, es más pasiva. Es lo que ocurre cuando todo el mundo se olvida del contrato. Se tacha de la lista y la vida sigue. ¿Pero y los beneficios de ese contrato? Se desvanecen silenciosamente. De hecho, hay estudios que sugieren que, en un plazo de tres años, solo queda alrededor del 40 % del valor negociado originalmente. El descenso es rápido —acentuado durante el primer año y luego se va atenuando—, pero para entonces, el 60 % de los beneficios se ha esfumado.
Mantener el control, aportar valor
Ahí es donde entramos nosotros. Nuestro proceso de auditoría analiza en profundidad los datos, los contratos y la letra pequeña. ¿El objetivo? Mantener y proteger todo el valor de lo que se negoció inicialmente. Ya sea que lo llames ahorro, rentabilidad o beneficio comercial, nos aseguramos de que se materialice plenamente a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato.
No solo negociamos un acuerdo más ventajoso, sino que nos aseguramos de que ese acuerdo se cumpla al máximo nivel, de forma constante y a lo largo del tiempo. Ese es un factor diferenciador clave del enfoque de ERA.
Mini licitaciones: una mejora proactiva
Además, mi compañero James y yo estamos atentos al mercado. Si detectamos tendencias —por ejemplo, fluctuaciones en el sector de los lubricantes y los aceites—, actuamos. Llevamos a cabo lo que llamamos «mini licitaciones», separando partes de un contrato más amplio para volver a sacarlas a concurso. De ese modo, podemos reactivar la competencia y, a menudo, generar nuevo valor. Es una forma de mejorar el contrato, en lugar de dejar que pierda vigencia.
Reflexiones finales
Los clientes suelen subestimar la rapidez con la que un contrato puede perder valor. Sin embargo, con la supervisión, las herramientas y la información de mercado adecuadas, es posible mantenerlo en buen estado. El desgaste y la desviación de los contratos no son inevitables, sino que se pueden evitar. Solo hay que saber dónde buscar y no dejar de hacerlo.
Eso es precisamente lo que hacemos en ERA Group.
