Éxitos y otras cosas…

Reflexiones sobre un compromiso de siete años

A menudo me preguntan cómo se define el «éxito» en mi trabajo. Empieza por el ahorro, pero rara vez se trata solo de una cuestión de dinero. Para algunos clientes, es algo puramente financiero: porcentajes o cifras concretas. Para otros, se trata de la consolidación de proveedores, de obtener una visión más profunda del negocio, de la confianza en sus decisiones o de una combinación de todos estos factores.

En esta edición de Costedge, quería empezar a compartir cómo es el éxito —o lo contrario— para algunos de los clientes y proyectos en los que trabajo, así como algunas de las lecciones aprendidas por el camino.

Caso práctico: colegio privado con internado; Perth

Llevo más de siete años trabajando con este cliente —un colegio privado con internado en Perth—; fue uno de mis primeros clientes cuando fundé la empresa con ERA Group. El encargo inicial se centró en una categoría clave: los servicios de restauración para su internado. Desde el primer momento, el cliente tenía tres objetivos muy claros:

1. Responsabilidad ante el consejo de administración: tenía que poder responder con seguridad a la pregunta que el consejo le planteaba una y otra vez: «¿Estamos consiguiendo el mejor acuerdo posible?».
2. Mayor supervisión: quería tener una mejor visión del rendimiento y las operaciones del proveedor externo de catering.
3. Ahorros: aunque al principio no estaban definidos, los ahorros seguían siendo un objetivo clave.

Dado que contaba con un equipo financiero reducido y con recursos y capacidades internas limitadas en este ámbito, recurrió a ERA Group para que le ayudara a alcanzar estos objetivos.

Siguiendo la metodología ERA

Iniciamos el proyecto siguiendo la metodología de cuatro pasos de ERA:

• Análisis: recopilamos los datos de facturación de 12 meses y los presentamos en un informe de análisis.
• Solicitud de propuestas: junto con el cliente, elaboramos una solicitud de propuestas detallada e invitamos a tres proveedores a participar.
• Selección e implementación:el proveedor de catering actual fue seleccionado entre tres proveedores invitados a presentar ofertas en respuesta a una solicitud de propuestas; ofrecía un ahorro del 14 % —una cifra de seis dígitos en dólares, además de otras ventajas—.
• Supervisión:dado que no era necesaria una implementación completa, pasamos rápidamente a la fase de supervisión.

Lo más interesante en este caso fue que el proveedor actual, ante la posibilidad de perder el contrato, logró un ahorro considerable, además de aportar otras ventajas que antes no se habían planteado, y renovó su compromiso, lo que demuestra el poder de las pruebas de mercado, incluso cuando el cambio no es el resultado final.

La fase de seguimiento: una plataforma para generar valor de forma continua

El proceso de supervisión resultó fundamental. Con la colaboración del servicio de catering, implantamos unos indicadores y un sistema de control eficaces:

• Recuento real de comidas
• Periódico; inventario detallado (SOH)
• Informes periódicos sobre el desperdicio de alimentos
• Reuniones mensuales con los proveedores
• Informes trimestrales de resultados con puntos de debate y análisis

Esto permitió tanto al centro educativo como al proveedor de servicios de catering ajustar sus operaciones e identificar nuevas oportunidades de ahorro. Además, introdujimos nuevas ventajas que no figuraban en el pliego de condiciones original, como becas anuales y ayudas para obras de mejora, un valor que el cliente no había previsto ni había disfrutado anteriormente.

Entonces, ¿fue un éxito?

Sí…

A continuación se muestra cómo se ajustó el proyecto a los objetivos originales:

1. ¿Precios competitivos? ✔ Sí. Gracias al proceso de licitación, pudimos comparar las ofertas. Tras una revisión de la oferta, el proveedor actual resultó ser el más competitivo; ahora el cliente puede responder con confianza a cualquier pregunta del consejo de administración.
2. ¿Mejora en la supervisión? ✔ Sí. La presentación de informes, la transparencia y el diálogo con los proveedores han mejorado considerablemente y han resultado beneficiosos.
3. ¿Ahorro? ✔ Sí. Se ha conseguido un ahorro del 14 %; además, se han ido obteniendo ahorros adicionales a lo largo del tiempo.

En palabras del cliente: «Hemos obtenido unos resultados que no habríamos podido lograr sin la ayuda de ERA».

Al entrar ahora en el tercer periodo de renovación del contrato y en el octavo año de seguimiento, este proyecto constituye un magnífico ejemplo de cómo la colaboración continuada y la revisión periódica pueden aportar un valor real a largo plazo.

Las conclusiones extraídas de este proyecto…

• Es sorprendente lo que pueden ofrecer los proveedores con los que llevamos trabajando mucho tiempo cuando se les contacta y se formaliza la relación. Lo veo una y otra vez. Uno cree que conoce a un proveedor con el que lleva trabajando mucho tiempo…
• El poder del seguimiento: en este caso, el seguimiento permitió identificar algunos aspectos clave que había que abordar, como el desperdicio de alimentos.
• Cómo la colaboración con un proveedor puede aportar ventajas adicionales y ayudar a resolver los problemas cuando surjan.
• Introducción al benchmarking y su utilidad para comprender mejor el negocio.

En la próxima edición me centraré en otro centro educativo con unos objetivos totalmente distintos, pero de la misma categoría.

Grant Morrow
Consultor principal
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com