Las compras inteligentes deberían ser una estrategia clave para reducir los costes de los alimentos

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Grant Morrow

Consultor principal

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Dado que los costes de los alimentos siguen aumentando en todo el país, las organizaciones recurren cada vez más a estrategias de aprovisionamiento como una herramienta eficaz para controlar el presupuesto, sin comprometer la calidad de las comidas que se sirven a los alumnos.

El Grupo ERA lleva muchos años colaborando estrechamente con colegios y centros de atención a personas mayores, donde unas prácticas de contratación más inteligentes han permitido obtener ahorros significativos y mejorar la eficiencia operativa; a menudo, se trata de ahorros de seis cifras.

Aunque el desperdicio de alimentos y la planificación de menús suelen acaparar la atención, es el proceso de adquisición lo que realmente marca la diferencia. No se trata de recortar gastos, sino de comprar de forma más inteligente, negociar mejor y tomar decisiones basadas en datos.

Dos modelos; presiones comunes

Las organizaciones suelen funcionar según uno de estos dos modelos de servicio de comidas: el catering externalizado, en el que se contrata a un proveedor externo para que se encargue de las comidas; o el catering interno, en el que la organización cuenta con su propio personal de cocina.

A menudo se considera que la externalización es la opción más sencilla y menos problemática; pero quiero advertir que sigue requiriendo una supervisión continua y periódica.

Aunque se cuente con un servicio de catering, es fundamental supervisar de cerca su rendimiento. En un internado con el que llevamos trabajando siete años, revisamos periódicamente informes detallados —número de comidas, existencias disponibles, desperdicios— e incorporamos esos datos a paneles de control e informes que permiten seguir las tendencias de rendimiento y detectar cualquier problema de forma temprana.

El servicio de catering interno, por otro lado, ofrece un mayor control, pero puede resultar mucho más complejo, sobre todo cuando hay que tratar con un gran número de proveedores.

Por ejemplo, prestamos apoyo a un centro educativo que cuenta con más de 26 proveedores de catering diferentes. Aunque hemos logrado reducir el número a 20, sigue siendo una cifra elevada. En comparación, colaboramos con un centro de atención a personas mayores y hemos conseguido reducirlo a solo ocho o nueve proveedores clave.

Seis estrategias de contratación que dan resultados

Ante la reducción de los presupuestos y el aumento de los precios, ERA Group anima a las organizaciones a adoptar varias estrategias prácticas para sacar el máximo partido a su gasto en alimentación:

Consolidación de proveedores:
Trabajar con múltiples proveedores de diferentes sectores suele dar lugar a la pérdida de descuentos por volumen y al aumento de los gastos de envío. Se recomienda a las organizaciones que revisen sus proveedores actuales y consideren la posibilidad de consolidarlos para conseguir mejores precios y reducir los gastos administrativos. A menudo, las organizaciones no aprovechan al máximo su poder de compra.
Acuerdos de precios a largo plazo:
La firma de contratos de entre 6 y 12 meses con períodos de precios fijos puede aportar estabilidad en los precios y mejorar la previsión. Los acuerdos deben definir claramente aspectos como el precio, la protección de precios, la entrega, las expectativas de calidad y las políticas de sustitución.
Supervisar el rendimiento de los proveedores:
ERA Group recomienda implementar cuadros de mando sencillos, informes o revisiones trimestrales para evaluar el rendimiento de los proveedores en función de los precios, la puntualidad en las entregas y la calidad del servicio. Las relaciones a largo plazo deben reevaluarse periódicamente para garantizar que siguen aportando valor.

He obtenido muy buenos resultados utilizando el análisis comparativo. Aunque resulta difícil realizar comparaciones con la competencia a menos que se recurra a un tercero como yo, hemos encontrado puntos de referencia internos significativos que nos permiten ofrecer una evaluación más detallada del rendimiento.

Mejorar las prácticas de gestión de inventario y pedidos:
Una de las principales dificultades a las que nos hemos enfrentado es el control de los niveles de existencias de productos alimenticios (SOH). En el caso de los servicios de catering subcontratados, estos deberían proporcionar periódicamente un informe y un resumen de los niveles de SOH. En el caso de las operaciones internas, resulta un poco más complicado y, a menudo, las organizaciones carecen de los recursos necesarios. Los niveles de SOH marcan la diferencia, especialmente si se controlan los costes por día de hospitalización o los costes por comida.
Formar al personal en materia de control de costes:
La eficacia de las estrategias de compras depende en gran medida de las personas que las aplican. Las organizaciones deben invertir en la formación del personal encargado de los pedidos y la recepción, fomentando la vigilancia ante anomalías en los precios y el cumplimiento de las normas por parte de los proveedores.

Compras colectivas

Los programas de compras colectivas son una oportunidad muy infrautilizada en los sectores educativo y sin ánimo de lucro. Aunque la mayoría sabemos que existen, a menudo se pasan por alto en la planificación diaria de las adquisiciones, y pueden ser una herramienta eficaz.

La idea central es sencilla: al aunar la demanda con otras organizaciones —por ejemplo, colegios—, las entidades pueden acceder a precios y condiciones que suelen estar reservados a empresas mucho más grandes. Estos acuerdos colectivos pueden reducir considerablemente los costes unitarios, agilizar el proceso de licitación y aliviar la carga administrativa que supone la búsqueda y gestión de proveedores. Más allá del ahorro de costes, también mejoran la uniformidad en la calidad de los productos y la prestación de servicios, lo que ofrece a las instituciones más pequeñas una herramienta eficaz para igualar las condiciones.

El único inconveniente de los programas de compras colectivas es que las organizaciones ceden parte de su control al grupo; además, conseguir que todos hagan lo correcto puede ser como pastorear gatos; solo funciona si el colectivo es capaz de cumplir su promesa.

Repercusión en la vida real

Estos cambios prácticos pueden acumularse rápidamente.

«En un centro educativo, la aplicación de estos principios de contratación pública supuso un ahorro anual de decenas de miles de euros, y eso sin dejar de mejorar el servicio y la calidad al mismo tiempo, incluso con los proveedores habituales».

Una necesidad cada vez mayor de sistemas más inteligentes

A medida que persisten las presiones económicas, la contratación pública inteligente se está imponiendo no solo como una medida de ahorro, sino como un componente fundamental de la restauración sostenible.

Si desea obtener más información sobre cómo una gestión más inteligente de las compras puede marcar la diferencia en sus servicios de restauración, póngase en contacto con ERA Group o directamente con Grant Morrow en gmorrow@eragroup.com o en el 0415 203 575 .