En la primera parte de«¿Le está costando dinero a su empresa el gasto residual?», describimos los pasos básicos necesarios para convertir los datos sobre el gasto residual a un formato que le permita comprender la composición de dicho gasto y buscar formas de sacar partido a los ahorros que genera. En esta segunda parte, voy a explicar qué hay que hacer. Pero, por supuesto, nadie quiere hacer todo este trabajo para nada.
A estas alturas, ya deberíamos saber «quién y qué», lo que significa que ya podemos empezar a hacer algo al respecto.
¿Qué se puede hacer al respecto?
Yo recomendaría abordar los datos por partes o en bloques. Sí, es probable que, en general, lleve más tiempo, pero será más manejable y tendrá más posibilidades de éxito.
Empiece por identificar aquellas categorías del gasto secundario que suelen tener un mayor volumen, que incluyen artículos de mayor valor y que pueden agruparse. Otra opción es agrupar las compras por proveedores similares. Vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo a estos «grupos» más amplios. Sin embargo, aunque resulte tentador abordarlo todo de una vez, los recursos adicionales y el tiempo que se requeriría del personal probablemente harían que resultara difícil de gestionar.
- Una vez que hayamos definido las «categorías» con los elementos, existen varias opciones para gestionarlas:
- Las categorías —por ejemplo, material de oficina, telecomunicaciones, impresión, etc.— pueden tener un valor lo suficientemente elevado por sí mismas como para sacarlas al mercado mediante un proceso de licitación competitiva e incorporarlas a la gestión de contratos (escribiré sobre las licitaciones competitivas en otro artículo para quienes estén interesados). Este tipo de enfoque tiene el potencial de generar importantes ahorros y, muy probablemente, de consolidar la cartera de proveedores.
- En otros casos, es posible que ya cuentes con un proveedor a través del cual puedas adquirir estos artículos de gasto residual. En ese caso, puedes descartar a los «demás» proveedores y volver a integrar ese gasto en la gestión de contratos.
Ambos enfoques pueden reducir el número de proveedores y mejorar la eficiencia de las funciones administrativas, independientemente del ahorro que se consiga.
Al ver que no existía ningún procedimiento para la compra de material de oficina, hace poco tuve un cliente que implantó un proceso con resultados excepcionales. En este caso, los empleados compraban ellos mismos el material de oficina y de papelería y luego solicitaban su reembolso a través de las liquidaciones de gastos. Como se puede imaginar, los gastos y los precios eran muy dispares, y las compras estaban, literalmente, fuera de control.
En colaboración con la empresa, recopilamos las facturas en formato PDF, las digitalizamos y, una vez que comprendimos el gasto, establecimos un proceso que, sin necesidad de salir al mercado (contábamos con datos históricos sobre el gasto residual que respaldaban nuestra decisión), designó a un proveedor específico, nombró a un responsable central de compras y, a continuación, comunicó a todos los empleados que no se abonarían las solicitudes de reembolso de gastos de material de oficina a menos que la compra se aprobara previamente. Esto contribuyó en gran medida a controlar el gasto y supuso un ahorro de casi el 30 % en el primer año.
Es cierto que, al principio, había algunos empleados descontentos, pero la situación se calmó rápidamente; ahora todo el mundo ha aceptado el proceso y la organización sigue ahorrando. Además, esto supuso que el departamento de contabilidad solo tuviera que gestionar una factura al mes, en lugar de múltiples solicitudes de reembolso de gastos.
Hoy, en este caso, seguimos supervisando las compras cada trimestre y tomamos medidas correctivas cuando es necesario.
Los riesgos de no hacer nada
Las organizaciones corren un riesgo potencial si no gestionan sus gastos menores. Estos gastos suelen ser informales; si no se supervisan y se dejan sin control, permiten que las personas tomen decisiones a su antojo, lo que puede acarrear consecuencias tales como:
- Poca o ninguna preocupación por conseguir el mejor precio (riesgo de precio)
- Las compras que no hayan sido debidamente evaluadas podrían suponer un riesgo operativo para la empresa, lo que a su vez podría suponer un riesgo para los empleados, la empresa y sus clientes.
Si no ha revisado recientemente su gasto residual, es muy probable que esté pagando de más y poniendo en riesgo a su organización. Si no sabe por dónde empezar para controlar su gasto residual, ERA puede ayudarle a recuperar el rumbo y a ahorrar una cantidad considerable de dinero, al tiempo que le ayuda a establecer los procesos necesarios para gestionar dicho gasto.
También existen herramientas de software, comoSpendVue™ de ERA, que proporcionan a los altos directivos información detallada sobre el gasto de su organización, incluido el gasto residual. Los analistas certificados examinan en profundidad los datos financieros de su empresa y aplican los parámetros de referencia sectoriales propios de ERA a su gasto. ¿El resultado? Se obtienen conocimientos claros, inmediatos y aplicables en un formato accesible y atractivo. Los asesores certificados de ERA trabajan con usted para identificar la vía de mejora del flujo de caja que mejor se adapte a las necesidades de su organización. Puede ver un breve vídeo deSpendVueTM en el siguiente enlace : https://vimeo.com/680583659
Si desea obtener más información sobre cómo gestionar sus gastos menores, póngase en contacto con Grant Morrow.
Grant Morrow es consultor principal en ERA Group y asesor certificado por SpendVue.
Cuenta con más de 30 años de experiencia práctica trabajando con pymes para identificar en qué áreas se está gastando de más y desarrollar estrategias para una mejor gestión de los costes.
