Los meses de enero y febrero siempre han sido muy ajetreados, y este año no ha sido una excepción. Hemos estado colaborando estrechamente con dosclientes de larga trayectoria del sector de los internados, ayudándoles a gestionar los costes operativos y a descubrirnuevas oportunidades de ahorro. En sus propias palabras, cada dólar que ahorran contribuye a mantener bajas sus cuotas. Aunque este trabajo no sigue necesariamente elproceso tradicional de ERA Group, el objetivo principal sigue siendo el mismo:impulsar la eficiencia y mejorar los resultados financieros. Históricamente, este trabajo ha giradoen torno a la alimentación y el catering en sus secciones de internado, pero en los últimos dos años, ambos han tratado de ampliar su enfoque para incluir otras áreas, comocomedores, uniformes y material de oficina. Como resultado, gran parte de enero se dedicó a cerrar el ejercicio de 2024 y sentar las bases para 2025.
Principales áreas en las que hemos trabajado en enero
Seguimiento del coste de las comidas: Un colegio se mostró satisfecho al constatar un aumento inferior al 2 % en el coste por comida en 2024; un resultado satisfactorio dadas las condiciones actuales del mercado. Se trataba de revisar su gasto en 2024, buscar oportunidades adicionales para optimizarlo y comparar sus costes de comidas con los de otras instituciones. Análisis del rendimiento del comedor: Demostramos una diferencia del 40 % en el gasto por alumno entre los distintos colegios, lo que puso de relieve oportunidades para mejorar el control de costes y/o aumentar las posibilidades. Ajustes en ventas y precios: Revisamos los precios de la cantina y las tendencias de ventas para garantizar la alineación con sus planes presupuestarios para 2025, al tiempo que identificamos oportunidades de ahorro (y sí, las había). Proceso de licitación de la categoría de alimentos: Se logró un ahorro del 9 % en una categoría que anteriormente no estaba contratada, sumándose al ahorro del 21 % conseguido recientemente en otra categoría de alimentos. Análisis del uso de papel de copia: Uno de los gastos individuales más significativos de la escuela. Al comparar los datos con el número de alumnos, descubrimos que el consumo de papel por alumno se ha mantenido estable en aproximadamente 1,25 resmas por alumno al año; lo que significa que el aumento del gasto que observamos en 2024 se debió al crecimiento de la matrícula, y no a subidas de precios como se suponía (los precios habían bajado). Dado el cambio hacia el aprendizaje digital y el uso de ordenadores, esperábamos que el uso de papel disminuyera, pero los datos parecen indicar lo contrario. Tendencias en uniformes: Aunque una de las escuelas estaba en general satisfecha con el rendimiento de su tienda de uniformes, quería un análisis más profundo de los patrones de compra. Uno de los hallazgos demostró que los alumnos compran ahora una media de 1,5 camisas al año, frente a la de hace solo cuatro años, y que el número total de artículos comprados por alumno ha aumentado un 50 % desde antes de la COVID. También demostramos que el principal proveedor aumentó los precios en aproximadamente un 5 % el año pasado. Realizamos este ejercicio trimestralmente para que las escuelas sepan cómo van con respecto al presupuesto. Se explican las desviaciones y se toman medidas correctivas si es necesario. Pequeñas y sencillas observaciones como estas están ayudando a estas escuelas a perfeccionar su gestión de inventario, optimizar sus costes y mejorar su presupuestación.
La creciente demanda de análisis comparativo
El análisis comparativo se está convirtiendo en unaherramienta cada vez más importante para el análisis interno y la comparación con otras entidades similares, tanto en el ámbito educativo como en el empresarial. A lo largo de los últimos siete años de colaboración con estos centros educativos, el análisis comparativo ha pasado de ser una cuestión de «no disponemos de datos» aconvertirse en una herramienta fundamental para la toma de decisiones. Un ejemplo de cómo un centro educativo utiliza este análisis es el caso del consumo de papel. Una vez que constatamos que el consumo de papel no se ajustaba a las expectativas, el centro pudo identificar rápidamente dónde radicaba el problema y adoptar medidas correctivas.
Estas escuelas preguntan:
«¿Cómo nos va? ¿En qué aspectos podemos mejorar? ¿Y en qué aspectos ya lo estamos haciendo bien?»
El uso de las cifras de alumnos nos ha permitido analizar las tendencias de gasto en categorías clave paraobtener una visión más detallada. Algunos de nuestros datos se remontan ahora a 2017, antes de la COVID, y ofrecen una valiosa perspectiva a largo plazo. El interéspor la comparación con otras instituciones y el análisis de datos más profundo está creciendo a medida que las escuelas reconocenlo que está en juego desde el punto de vista financiero. Y, como ambas escuelas me recuerdan constantemente, hay mucho en juego. Si está interesado en la comparación con otras instituciones o en la gestión de costes en su escuela u organización, me encantaría charlar con usted y ver qué posibilidades hay. Estaré encantado de hacer una presentación ante los consejos de administración o la alta dirección si eso les ayuda a comprender la oportunidad. Esto es demasiado importante como para ignorarlo o pasar por alto.
Grant Morrow Consultor principal +61 415 203 575 gmorrow@eragroup.com
