Ventajas de una revisión del material de oficina.
Los suministros de oficina constituyen uno de los mayores gastos diarios recurrentes de una empresa. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, es uno de los aspectos menos comprendidos y, a menudo, el que menos atención recibe; tiende a pasar desapercibido. Si no tienes un contrato de suministros de oficina con uno de los proveedores, es probable que estés dejando de ahorrar dinero y pagando demasiado.
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¿Por qué conviene contratar un servicio de suministro de material de oficina?
Todas las principales empresas australianas de material de oficina ofrecen descuentos a cambio de un contrato; normalmente, por un periodo contractual de dos o tres años.
Al externalizar sus necesidades, es posible que se obtengan ahorros considerables que se pueden destinar a otras áreas del negocio. En un caso concreto, vi cómo el precio de un artículo muy demandado se triplicó de la noche a la mañana cuando, por error, se dejó de tener contrato.
¿Qué implica la contratación de material de oficina?
Por lo general, una empresa se presenta a una licitación pública; o bien, puede dirigirse directamente al operador actual. Normalmente, la duración del contrato es de dos o tres años, según sus preferencias.
En un contrato se definirá una «cesta de artículos», conocida como lista del contrato. Esta lista la elabora la propia empresa, aunque el proveedor puede colaborar en su elaboración, y suele incluir los productos más vendidos.
Una vez firmado el contrato, el proveedor suele pasar por una fase de implementación que debe incluir la formación de todo el personal.
¿Qué hay que tener en cuenta al contratar el suministro de material de oficina?
Aunque resulte tentador pensar que, una vez firmado el contrato y finalizada la implementación, el asunto queda zanjado, no hay que precipitarse… Las cosas pueden salir mal, y de hecho salen mal:
• Revisa las condiciones del contrato; presta atención a las cláusulas de derecho de tanteo, las cláusulas de «úsalo o piérdelo», los objetivos de gasto, etc.
• Todavía no he visto ninguna implementación que se haya llevado a cabo correctamente. A pesar de todas las garantías, se producen problemas como cestas de la compra cargadas incorrectamente, precios erróneos, usuarios a los que no se les ha concedido acceso, etc.
• Aunque los artículos sujetos a contrato aparecen identificados en el portal del proveedor, los usuarios podrán seguir adquiriendo artículos no sujetos a contrato en la mayoría de los casos. A menos que se controle, esto dará lugar a un gasto excesivo en artículos no incluidos en el contrato.
Cómo ayuda ERA en el proceso de contratación y más allá.
• ERA cuenta con la experiencia y el conocimiento del mercado necesarios para analizar, gestionar y supervisar sus compras de material de oficina; es decir, se encarga de gestionar el proceso «de principio a fin».
• ERA se encargará de gestionar el proceso contractual para optimizar las condiciones del contrato en beneficio de nuestro cliente.
• ERA gestionará el proceso de implementación junto con el proveedor para garantizar el cumplimiento de las normas.
• La ERA revisará las compras, informará al respecto, identificará las anomalías y buscará las soluciones adecuadas.
• ERA supervisará las compras y asesorará sobre los cambios en la cesta de productos del contrato de acuerdo con los requisitos de nuestro cliente.
ERA Group opera a diario en este mercado con numerosos clientes de diversos sectores, y ponemos a su disposición esa experiencia y ese conocimiento del mercado. Nuestro objetivo es reducir los costes y minimizar el volumen de facturación, al tiempo que ofrecemos la mejor solución para su organización.
