El seguimiento, la optimización y la gestión eficientes de los gastos empresariales son fundamentales, y más aún para aquellas empresas que, por una u otra razón, no pueden dedicar tiempo y recursos a una gestión precisa y meticulosa de los gastos. Me refiero, en particular, a las empresas que entran en estas categorías o que se encuentran en una fase de su desarrollo en la que se dan uno o varios de estos casos:
- Empresas emergentes
- Empresas que han crecido rápidamente en poco tiempo
- Empresas con gran capacidad operativa
- Empresas familiares
- Empresas sin departamento de compras
- Empresas que participan activamente en un proyecto fundamental y crucial
- Empresas con problemas importantes en la gestión del cambio
- Empresas comprometidas con la resolución de problemas importantes relacionados con los pedidos y la rotación de personal
Por desgracia, este último punto nos resulta muy familiar y resulta de gran relevancia hoy en día. Sin duda, la mejor opción y la mejor estrategia para estas empresas sería contratar a una consultora con amplia experiencia en la optimización de gastos fijos, generales e indirectos; pero esto no siempre es posible. ¿No les queda a estas empresas más remedio que enfrentarse al abismo? Por supuesto que no. Veamos algunas sugerencias útiles.
1. REALIZAR UN SEGUIMIENTO Y REGISTRAR LOS GASTOS EN CADA NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN
Algunos de mis seguidores más fieles en LinkedIn conocen mi fascinación por Peter Drucker, considerado por muchos como el fundador de la gestión empresarial moderna. Citando una de sus famosas máximas: «Si no se puede medir, no se puede gestionar»; el primer punto que me gustaría sugerir se deriva precisamente de esta idea. Sin embargo, me gustaría ir más allá de la simple recomendación de llevar un control meticuloso de los gastos de la empresa. Mi sugerencia clave es que esta actividad no debe quedarse en el ámbito del departamento de finanzas y/o administración, ni del jefe de área o del jefe de distrito. Los directores de grupo deben dedicar tiempo y energía suficientes a invertir en su personal, enseñando a cada empleado cómo llevar un control de los gastos de la empresa de los que es responsable. Estos pueden ser gastos relacionados con el departamento de calidad, el departamento de viajes y transporte, los servicios generales o el departamento de TI. El director del departamento debe explicar al equipo por qué esto es importante, cómo clasificar los gastos y cómo identificar cuáles pueden reducirse o eliminarse. Se sorprenderá de lo involucrados que se sentirán sus empleados en este proceso, generando ideas para optimizar aún más los costes. Y el director del departamento tendrá por fin un área de costes bajo control y una razón más para recompensar a los empleados más meritorios. Esta sencilla acción, por lo tanto, aporta numerosos beneficios interrelacionados a la organización:
- Control y optimización de los gastos;
- Reducción de residuos;
- Potenciar tus recursos;
- Una base sólida sobre la que llevar a cabo una acción gratificante.
2. APROVECHA LA TECNOLOGÍA; ES NUESTRA ALIADA
Las empresas con una organización más moderna utilizan sistemas ERP y/u otros sistemas que, gracias a módulos específicos o totalmente dedicados, permiten realizar un seguimiento de todo el proceso de compras. Sin embargo, algunas empresas, ya sea por elección propia o por otras razones, no utilizan estos sistemas especializados y sofisticados. En el extremo opuesto se encuentra la clásica hoja de cálculo de Excel, o incluso algún software compatible. Entre estos dos extremos, existe toda una gama de herramientas que son gratuitas o de tipo freemium (es decir, gratuitas para las funciones principales y de pago en función de las opciones más avanzadas que se pretenda utilizar, incluso en una fecha posterior). Mi sugerencia es probar una o varias de estas aplicaciones y, en relación con lo dicho en el punto anterior, asegurarse de que todos los niveles de la organización las utilicen. En este caso, será importante ponerse de acuerdo sobre la herramienta que se va a utilizar, de modo que los diferentes departamentos utilicen la misma herramienta. Esto facilitará el trabajo en equipo y la posterior comparación de datos entre los diferentes departamentos por parte del departamento administrativo. Es fácil encontrar ejemplos de estos paquetes buscando en Google con palabras clave como «software gratuito de gestión de gastos», «plantillas gratuitas de gestión de costes», etc.
3. CATÁLOGO DE ARRIBA HACIA ABAJO
La tercera sugerencia es clasificar los gastos no solo por tipo —por ejemplo, «Gastos de viaje», «Envío de material», etc.—, sino, sobre todo, crear un primer nivel de agrupación, dividiéndolos en:
- Gastos fijos o variables
- Gastos relacionados con un producto (gastos de producción) o gastos generales y administrativos
Por lo tanto, será importante aplicar la estrategia más adecuada para minimizar los gastos fijos en favor de los gastos variables (o transformar los gastos fijos en variables) y, del mismo modo, reducir en la medida de lo posible los gastos generales y administrativos que no estén específicamente relacionados con la producción de un bien o servicio. No existe una regla precisa que se aplique en todas las situaciones para lograr este cambio; por lo tanto, esta sugerencia debe entenderse como una directriz general. No es posible determinar de antemano si para una empresa concreta es absolutamente mejor tener más costes variables o fijos (y en qué medida); pero el concepto general de preferir los gastos variables a los fijos suele ser la base para gestionar una empresa con un margen bruto de explotación más constante; es decir, con menos fluctuaciones dictadas por las variaciones en la producción.
4. ANÁLISE CADA PRODUCTO O SERVICIO TENIENDO EN CUENTA LA DECISIÓN DE FABRICAR O ADQUIRIR
Esta elección, que adquirirá un carácter estratégico, dará lugar a una decisión para cada producto o servicio que ofrezca la empresa (o que utilice como parte de su cadena de valor) sobre si es mejor producirlo internamente o adquirirlo —total o parcialmente— en el exterior. Las consideraciones que subyacen a la evaluación serán diferentes, no solo para cada empresa implicada, sino incluso para cada producto y servicio de una misma empresa. En este contexto, no pretendo sugerir cuál es la mejor opción (¡no es posible hacerlo aquí!), sino más bien señalar que parte de la evaluación se realizará en términos cuantitativos. En otras palabras, será necesario comprender y calcular qué inversiones se requerirán para producir internamente y qué costes se incurrirán al adquirir externamente lo que sea necesario externalizar. La razón por la que esta decisión estratégica está estrechamente vinculada a la optimización de costes puede resumirse de la siguiente manera:
- La optimización de los costes de la empresa permitirá liberar recursos económicos adicionales, que podrán destinarse a las inversiones necesarias para «fabricar».
- La optimización de los costes fijos, generales e indirectos de la empresa permitirá elegir al mejor proveedor posible para los suministros de la empresa; de este modo, resultará más rentable externalizar un producto o servicio, lo que permitirá a la empresa centrarse en sus actividades principales.
Por lo tanto, la decisión entre «fabricar» o «comprar» no solo dependerá de la marca y de la calidad real o percibida, ni será únicamente una cuestión de costes de producción puros, sino que también debe considerarse en términos cuantitativos, en función de la capacidad de la empresa para optimizar sus costes y elegir a los proveedores que ofrezcan la mejor relación calidad-precio del mercado.
Andrea Gatti es un profesional con más de 20 años de experiencia en empresas modernas y orientadas a la tecnología, para las que ha trabajado en Italia, Europa y Estados Unidos.
