Αποτελεσματική διαχείριση πόρων στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης: Αντιμετώπιση των δαπανών χαμηλού ποσού

Οι δαπάνες «tail spend» αντιπροσωπεύουν το 20% των μη βασικών αγορών που δεν υπόκεινται σε ενεργή διαχείριση ή περνούν απαρατήρητες λόγω του μεγάλου αριθμού προμηθευτών και των περιορισμένων εσωτερικών πόρων.

Ο αριθμός των χρηστών της ιδιωτικής υγειονομικής περίθαλψης συνεχίζει να αυξάνεται τα τελευταία χρόνια· από το 2019 έχει σημειώσει άνοδο σχεδόν 4%, φτάνοντας τα 12 εκατομμύρια άτομα, συμπεριλαμβανομένων των ασφαλισμένων και των μελών αλληλασφαλιστικών εταιρειών· σύμφωνα με την έκθεση «Ιδιωτική Υγεία: Προσθέτοντας Αξία 2023», που εκδίδεται ετησίως από το Ινστιτούο για την Ανάπτυξη και την Ενσωμάτωση της Υγειονομικής Περίθαλψης (Ίδρυμα IDIS).

Ένα από τα κρίσιμα αλλά συχνά υποτιμημένα ζητήματα στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης είναι η διαχείριση των «μικρών δαπανών»· ο όρος αυτός αναφέρεται στο 20% των μη ουσιωδών αγορών που δεν υπόκεινται σε ενεργή διαχείριση ή περνούν απαρατήρητες, συνήθως λόγω του μεγάλου αριθμού προμηθευτών και της έλλειψης εσωτερικών πόρων για διοικητικό ή οικονομικό έλεγχο. Καθώς αυτές οι δαπάνες δεν κατατάσσονται σε κατηγορίες, είναι δύσκολο να εντοπιστεί πού ακριβώς προκύπτουν οι απώλειες. Στην ERA Group, αναλύουμε τον τρόπο με τον οποίο οι «μικρές δαπάνες» επηρεάζουν τον τομέα αυτό.

Πώς να αντιμετωπίσετε τις «μικρές δαπάνες»;

Ο καλύτερος τρόπος για να περιγράψει κανείς τις «tail spend» είναι μέσω της Αρχής του Παρέτο, σύμφωνα με την οποία το 80% των δαπανών ενός οργανισμού διαχειρίζεται στρατηγικά με το 20% των προμηθευτών του. Αυτό το 80% περιλαμβάνει συνήθως το κόστος υλικών, εργαλείων και άλλων δαπανών, όπως η ασφάλιση. Αντίθετα, το υπόλοιπο 20% θεωρείται «tail spend» και πραγματοποιείται με το 80% των προμηθευτών.

Στην ERA Group, σας βοηθάμε να εντοπίσετε αυτό το φαινόμενο και να το αξιοποιήσετε για πιο έξυπνες και αποτελεσματικές επενδύσεις:

• Αποσπασματική διαχείριση προμηθευτών: ο τεράστιος αριθμός προμηθευτών μπορεί να οδηγήσει σε έλλειψη συνέπειας στις τιμές και στους όρους παροχής υπηρεσιών, γεγονός που αυξάνει άσκοπα το κόστος. Σε αυτό το πλαίσιο, είναι σημαντικό τα κέντρα υγείας να εξορθολογίσουν το δίκτυο προμηθευτών τους, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στη διαπραγμάτευση καλύτερων όρων, ώστε να επιτύχουν εξοικονόμηση χωρίς να θυσιάσουν την ποιότητα των προϊόντων ή των υπηρεσιών.
  
• Υψηλή δέσμευση πόρων: μεγάλος όγκος συναλλαγών· αφιερώνεται χρόνος και προσοχή σε μια δραστηριότητα που δεν προσθέτει διαφοροποιημένη αξία στην εταιρεία. Οι αναποτελεσματικές διαδικασίες προμηθειών για μικρές δαπάνες συνιστούν σπατάλη οικονομικών και διοικητικών πόρων. Η εφαρμογή αυτοματοποιημένων συστημάτων προμηθειών μειώνει τα λειτουργικά έξοδα, αυξάνει την ανταγωνιστικότητα και απελευθερώνει πόρους για σημαντικές επενδύσεις, όπως η φροντίδα των ασθενών.
  
• Έλλειψη διαφάνειας στις δαπάνες: Ο έλεγχος των δαπανών «ουράς» αποτελεί μια κουραστική και συχνά αναποτελεσματική διαδικασία λόγω έλλειψης πληροφοριών. Για να αντιμετωπιστεί αυτό το πρόβλημα, συνιστάται η χρήση τεχνολογιών που βελτιώνουν τη διαφάνεια και την ιχνηλασιμότητα των δαπανών και, ως εκ τούτου, επιτρέπουν τη λήψη πιο τεκμηριωμένων και στρατηγικών αποφάσεων σχετικά με τις διαδικασίες προμηθειών.
  Χωρίς ενεργή διαχείριση, τα κέντρα υγείας ενδέχεται να παραβλέψουν ευκαιρίες εξοικονόμησης που, σε ορισμένες κατηγορίες δαπανών, κυμαίνονται από 10% έως 40%. Μια επιλογή που πρέπει να εξεταστεί για την αντιμετώπιση των επιπτώσεων των δευτερευουσών δαπανών είναι η συνεργασία με έναν εξειδικευμένο συνεργάτη που μπορεί να παρέχει στον οργανισμό μια λεπτομερή, εξατομικευμένη ανάλυση των προτύπων δαπανών και να εντοπίσει ανεκμετάλλευτους τομείς για εξοικονόμηση, οι οποίοι μπορούν στη συνέχεια να επανεπενδυθούν στη βελτίωση των εγκαταστάσεων ή σε άλλες κρίσιμες πτυχές. «Η αποτυχία στη διαχείριση των δευτερευουσών δαπανών μπορεί να είναι υπερβολικά δαπανηρή από επιχειρηματική άποψη», λέει ο Fernando Vázquez, σύμβουλος και συν-υπεύθυνος ανάπτυξης τομέα στην ERA Group Spain. «Είναι δυνατό να επιτευχθούν εξοικονομήσεις σε μη στρατηγικές αγορές, καθώς και να εξορθολογιστεί και να εξασφαλιστεί ο εφοδιασμός με τους καλύτερους όρους. Με την αύξηση της αποδοτικότητας, γίνεστε πιο ανταγωνιστικοί.»